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» 2015年08月24日 10時00分 UPDATE

プリンターで業務効率が変わる:“攻めのIT”を目指す情シスが見落としていた「業務を改善する高速カラー印刷機」導入の選択肢

「コスト削減」はいつの時代も会社の課題。最近はIT技術をコスト削減やビジネス躍進の武器にとらえる“攻めのIT”の取り組みも進んでいます。しかし、行きすぎたコスト削減によるオフィス環境の不満はありませんか? 従業員の不満はそのままビジネスの停滞につながります。そうならないための「ヒント」がここにあります。

[PR/ITmedia]
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 「コスト削減」はいつの時代もオフィスの課題。中でも「印刷コスト」はやり玉に挙がりやすい項目です。プリントを「しない、させない、節約する」施策のほかに、最近は「スマートデバイスの活用」「テレワークの推進」「ペーパーレス化」など、IT技術をビジネス躍進や業務効率化の武器ととらえ、情シスも自ら“攻めのIT”を意識する取り組みが進んでいます。

 しかし、真の“攻め”とは何でしょう。例えば、「印刷」をしなければ仕事にならない業務はオフィスにたくさんあります。プリント環境に不足があり、従業員が“働きにくい”“効率が悪い”と感じているならば、結果としてビジネスは停滞してしまいます。ある情シス担当者は、業務・ユーザー部門の従業員の悲痛かつ具体的な訴えによって、この課題を再認識しました。この課題解決には、どんな手段があるのでしょう──。

「“攻め”の情シスマン・イシノ」とは?

情シス担当者イシノ

複数企業のIT部門を経て、現在は国内最大級の某ITニュースサイトを支える37歳の現役情シス担当者。「印刷が遅い!」「カラーで出力したい!」というユーザー部門の従業員の訴えによって、コスト削減やペーパーレス化では解決しないオフィス印刷の課題を痛感した。解決する手段は……あるのか?



「プリンターで業務改善」は可能か?

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 会社のITシステム担当、情シスマン・イシノ。当社は他社よりも多少、風通しがいいと思っている。その分、いろいろなところから、様々な「業務改善要望」が上がってくる。彼には「従業員あってこその会社、働きやすい環境は重要」というモットーがある。その対応を考える業務も多い。

 最近「ウチの部署の印刷事情を改善してほしい」という要望が増えている。「うーん、当社はそもそもペーパーレス化を宣言し、改善も進めているんだけどなあ。資料を印刷せずに会議できるのだから楽でしょう。解決済み……と」。

 ところが、そうではなかった。「プリント環境が業績に結びつくのだ! 解決などしていない」という強い反論が来た。現場は、ここまで切実だった。

いまだからこそ「印刷の重要性」を知る

 イシノにとっての「プリンター」のイメージは、金を食うものであり、コスト削減のために「絞れる機器」というものだった。しかし、どうやらそれはユーザー部門の考え方とは乖離していたようだ。実際に現場の声を聞いてみると……。

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<イベント企画チーム>

  • イベントのセミナーで資料をたくさん配布したいのに、カラー印刷が遅い。なんとかして
  • 「定型的な印刷物は印刷所に頼め」といわれますが、業務上修正が多く、そのたびに印刷所に依頼するのは時間的に不可能です
  • 印刷所に頼むためには原稿の締め切りが前倒しになるため、さらに残業が増えます……

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<営業チーム>

  • オフィスのプリンターの印刷スピードが遅く、奪い合いが発生している
  • 特にイベント企画チームが大量の配布資料を印刷しはじめると、もう何もプリントできない……
  • ペーパーレスプレゼンは社内ならよいが、お客さまに渡す資料は「紙」である
  • 分かりやすい資料にしたいので、カラーで出したい

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<業務推進チーム>

  • 数百ページに及ぶ製品マニュアルやカタログの製本は、日数もコストもかかるが印刷所に頼むしかない
  • アップデートが頻繁で正誤表を付けて対応しており、お客様に恥ずかしい(自社で印刷・製本ができれば……)
  • 個別案内や定期リポートを封書で送付する業務に手間がかかっているが、個人情報が含まれるので外注に出せない

 当社には「印刷」に関する課題が山積みになっていることが分かった。「印刷」のコストカット策は、自社の営業力や従業員の作業効率、お客さまの満足度低下につながる場合があるとイシノは改めて気付いた。

 実はプリンターは重要な“投資”項目かもしれない――。ここに、業務改善のヒントを見つけたようだ。次は詳しい情報収集、そして改善提案のための説得材料を準備するフェーズだ。

単なるプリンターから「ビジネス躍進の力になるカラープリンター」を考察

 当社で必要なプリンターは「印刷スピード」「低コストでのカラー印刷」となる。そして「後処理の多彩さ」を備えながら、かつ上層部にも「導入効果」を分かりやすく伝えられる製品が必要だ。

 オフィスワークではスピードもコストも両方無視できない。そこにカラーや後処理加工ができるプリンターとなるとオフィス用のプリンターでは力不足ではないかと思えたが、「理想科学工業の“オルフィスEX”が面白いですよ」──。先日、営業チームのメンバー「Aくん」がそんな課題を解決できそうなプリンターの情報を得たと言っていたのを思い出した。

photo ※写真はオルフィスEX9050オプション装着時

 理想科学工業といえば、印刷機メーカーとして知られた企業だ。オルフィスEXのスピード、コストはどうだろうか。イシノはまず、これをWebサイトのデータでチェックした。

チェック項目 検証結果
カラー印刷のスピードはどうか? 世界最速(*1)毎分150枚のスピードでカラー印刷が可能。A4片面フルカラーで1000枚印刷するのにかかる時間は約7分。当社にある既存プリンター(毎分20枚)では50分ほどかかること考えると……効果は高そうだ
印刷のコストはどうか? A4片面フルカラーでもインク代は1.56円/枚、モノクロだと0.53円/枚(*2)既存プリンターと比べ、特にカラー印刷が安い。カラー印刷を多用する部署へ適すると判断できる

 さらに「オルフィスEXのスゴいところは、後処理の多彩さなんですよ!」とAくんは言っていた。

photo オルフィスEX9050に、オプションの「スキャナー」「くるみ製本フィニッシャー」「オフセットステープル排紙トレイ」を装着した構成

 オルフィスEXは様々なオプションが活用でき、「中とじ」「くるみ製本」「三つ折り・封入封かん」などの後処理が可能だ。

 例えば、オフィスで製本処理ができてしまうくるみ製本フィニッシャーを使えば、30ページの冊子の場合1冊約112.7円(*3)程度で印刷からくるみ製本まで全自動で行える。

 厚さ30ミリ、最大600ページまで製本でき、この場合のコストは1冊約1251円(*3)。印刷速度が速い(オルフィスEX9050で最大150枚/分)ので、このように600ページもある分厚い冊子でも1時間に12冊も作成できてしまう。

photophoto オプションの「くるみ製本フィニッシャー」により、厚さ30ミリ、最大600ページの本格的なマニュアルまで自動作成できる

 なるほど。オルフィスEXはプリンターというより「小さな印刷所」といったほうが的確かもしれないとイシノは感じた。

 例えばイベント企画チームには「セミナーで資料をたくさん配布する業務」があり、「業務上修正が多く、そのたびに印刷所に依頼するのは時間的に不可能。オフィスで大量カラー印刷できれば効率が上がる」という要望がある。

 カラー印刷スピードが速ければ、配布資料のプリントが速く仕上がるぶん、直前の修正対応に余裕ができ、よりよい原稿作成にリソースを割ける。プリンターの占有で他部署に影響を及ぼすこともなくなるし、社内で完結できれば、コストと時間がかかる外注印刷に出す必要性がなくなる。さらにオフィスで製本処理までできるならば、配布資料を見栄えのよい冊子にまで仕上げて配布するといった「プラスαの価値を提供する新しい施策」も実施できるようになる。来場者・お客様の満足度を高め、結果としてイベントの価値も高まるだろう。

 つまり、プリンターを活用した新たな業務提案もできるようになるため、ビジネスの価値を高める施策の一環になる。これまでの限られたリソースの中では、やりたくても実現できなかったことを変革できる可能性があるわけだ。

 ちなみに、理想科学工業の展示会「RISO Print Festa」では、オルフィスEXシリーズ自慢のカラー印刷スピードや「くるみ製本」「三つ折り・封入封かん」のデモをはじめ、出力サンプルも実際にチェックできるという。もちろん、担当者にプリント業務の悩みを相談することも可能だ。特にオルフィスEX9050のカラー出力スピードを見ると「え? もう終わったの?」と驚けるほどとのこと。世界最速(*1)の実力、この機会に実機で体感しておくことにしよう。

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多くの印刷業務がオルフィスEXで可能に

 そうなると、これは様々な部門の印刷業務に確実にプラスになる――イシノはそう考えた。より深く調べていくと、オルフィスEXは多くの業種で導入事例があることが分かる。

 例えば学校での導入事例だ。ある大学ではこのオルフィスEXとくるみ製本フィニッシャーを使っている。シラバスや学内資料の印刷、さらに入試の業務などに活用しており、デジタル化と業務効率の改善がオルフィスEXで可能になったという。「プリンター」で業務を改善できる実例は強い――イシノはそう感じた。

photo オルフィスEX9050に、オプションの「スキャナー」「メーリングフィニッシャー」と「オフセットステープル排紙トレイ」を装着した構成

 さらに、個人情報保護帳票印刷の考え方も変わりそうだ。当然ながらオルフィスEXは、あて先などを個別に印刷する「差し込み印刷」が可能である。さらに、オプションのメーリングフィニッシャーを加えると、住所、連絡先など機密情報が含まれるデータを差し込み印刷し、外から見えないように折って封書まで仕上げる「封入封かん」作業まで自動で行えるようになる。つまり、作業負荷は大きいが外注しづらい封書作成業務も、オフィス内で安全・確実に仕上げることが可能になる。

photophoto 「メーリングフィニッシャー」を接続したオルフィスEXで、宛名印刷した封筒も封入物も一度に作成できる。送付先によって内容の異なるダイレクトメールや帳票類を手間なく封書にできてしまうのが便利だ

 実際、個人情報そのものである健康診断結果を1日あたり300人に送付している医療機関にも採用され、分かりやすいカラーの健診結果とともに、人件費(残業代)や郵送費の節約(定形外から定形の封筒サイズに変更できたため)に大きな成果を出しているようだ。

 そして帳票印刷でもオルフィスEXの力が役に立つ。基幹系システムやMicrosoft Excelなどから定型フォームと個別の情報を同時にプリントすることが可能だ。カット紙で出力できるので専用の帳票用紙をストックする必要もなくなり、在庫管理の負担も軽減できるだろう。

ポイント!

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カラー印刷が速い=最大150枚/分

印刷コストが安い=1.56円/枚(モノクロ 0.53円/枚)

オプションと組み合わせて多彩な後処理加工も全自動化できる




稟議に必要な情報はそろった!

 イシノは確信した。これはいける――。もう一度、データを集めてまとめてみる。イシノのメモには、こんなことが書かれている。

「オフィスの様々な業務を改善するカラー印刷機の導入」を提案する

課題

  • 課題1 プリント作業を効率化したい
    • 今のプリンターでは1分間に20枚ほどしか印刷できない
      • 印刷のための待ち行列が発生、無駄な時間は従業員の作業効率や人件費に響く
      • 個人情報が記された出力紙の置き忘れなどセキュリティリスクになる業務がある
  • 課題2 プリント経費を削減したい
    • カラー印刷はコストがかかる(従業員に印刷制限を課している)
      • モノクロの資料ではお客様に伝わりづらく、コンペに負ける
  • 課題3 後処理加工の手間や時間のロスをなくしたい
    • 数百ページにも及ぶ冊子の「製本」は、外注するしかなく、時間もコストもかかる
    • 書類送付において、三つ折りし、封入封かんする後処理業務で時間や人件費がかかっている
      • 一人ひとり異なる重要情報のある内容のため、外部業者に出せない
      • プライバシー保護のため、封書以外の方法は今のところない

解決策

  • オフィスの業務を改善するため、高速カラー印刷機を導入する

選定候補

  • 理想科学工業「オルフィスEX9050」
    1. A4片面フルカラー 毎分150枚のスピードで、印刷時間を短縮できる
    2. カラー印刷を低コストで実現、A4片面フルカラーが1枚1.56円
    3. 中とじ/くるみ製本/三つ折り・封入封かんなどの後処理加工を自動化できる(オプションのフィニッシャー装着時)
    4. 多数の導入事例、成功事例がある

結論

  • プリント業務を必要とする多様な部署に向け、提案書印刷/イベント配布資料やマニュアル冊子の作成/ダイレクトメール封入などの業務効率を高めるために「オルフィスEX9050」を導入する

オルフィスEXが業務を変えた!

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 そして現在、イシノの職場にはオルフィスEX9050が導入され、まずイベントチームと営業チームのプリント待ちが解消された。カラー印刷の制限がなくなったので、伝わりやすいカラーの提案書も作成できるようになり、提案数も増えた。これはゆくゆくの受注数の増加にも必ずつながってくるはずだ。

 社内会議や打ち合わせなどにも効果があったというメンバーもいる。ペーパーレス化が前提になっている社内会議で「要はここ」を示すキメの資料を1枚、あえてカラー印刷して出すようにしたところ、議題や決定事項が鮮明になり、上司の意思決定や議事進行が迅速になったという。こういった従業員の積極的な工夫や活動を喚起できたことも成果だ。事実、イベントチームや営業部だけでなく、この評判を聞いた他の部門からも問い合わせが入り始めている。

 当初はオフィスで発生する経費をなるべく減らす“コストカット”を進めなければと考えていたイシノであったが、高性能のプリンターの導入により従業員の作業効率を高めることは、生産性を高めるための施策になること。それは結果として「ビジネス戦略的な投資」の入り口になること。そして、意外なことに「プリンターも業務改革のきっかけになる」ということ。そこに気が付くことができた。

 もし、まだ「印刷コストをいかに絞って、廃して、コスト削減を図るか」と考えている経営者や情シス部門担当者がいるならば、ぜひ現場の声を再度聞いてほしい。そのうえで、“攻めのIT”につながる最新の環境へのアップデートを検討していただきたい。


 *1:オルフィスEX9050/EX9000の場合。A4普通紙片面横送り、標準設定連続プリント、EXフェイスダウン排紙トレイ使用時。2015年2月現在販売の枚葉(カット紙)オフィス用カラープリンターにおいて世界最速(理想科学工業調べ)。
 *2:A4普通紙片面、RISO EXインク F使用時。カラーは測定画像にISO/IEC24712に定めるパターンを使用し、ISO/IEC24711に基づく測定方法によって算出。モノクロは測定画像にISO/IEC19752に定めるパターンを使用し、ISO/IEC24711に基づく測定方法によって算出。用紙代別
 *3:印刷条件:用紙代0.5円 / IJ用紙マット170A4表紙用@47.5円 / EXインク(カラー)@1.56円 / ORくるみ製本防塵フィルター@0.33円 / ORくるみ製本消臭フィルター@1.85円 とした場合の参考数値


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提供:理想科学工業株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2015年9月23日

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