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» 2016年07月19日 09時00分 UPDATE

「外回りはツラいよ」なんて、俺たち情シスがいわせない!(ようにしたいな……)

外出先で“脱メール”したい! どうやら営業部の中ではそんな話が持ち上がってる模様だ。どんなことに困っているのか、それをITで解決できないか――。新人情シス・アベが現場に聞いてみると……。

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今回のストーリーは?

 他部署とのコラボレーションが多い新年度の準備に忙殺された新人情シスのアベ。やっと作業も落ち着き、久々に同期と飲みに行くことになった。話を聞くと、営業に配属されたヤマダとハギワラは外回りで忙しい様子。外出先のコミュニケーションで、いろいろと苦労しているようだ。

登場人物

新人情シス アベ

入社2年目の情報システム部門スタッフ。これまでの1年は仕事を覚えるのに必死で周りのことまで気にする余裕がなかったが、この1年は情シスとして一皮むけたいと思っている。メディアでよく見る“攻めの情シス”にあこがれているが、まずは“頼られる情シス”を目指そうとしている。情シス交流会で知り合ったベテラン情シス、イシノにあこがれている。


ベテラン情シス イシノ

2年前にSIerから転身した情シス。製品やIT技術に詳しく、それを誰にでも分かる言葉で説明できるのが特技。クラウド移行のプロジェクトマネジャーからヘルプデスクまで何でもこなし、社内のさまざまな部門から引っ張りだこになっている頼られ情シス。情シス交流会で知り合ったアベをかわいがっており、何かと相談に乗っている。

営業部 ヤマダ

アベと同期の営業スタッフ。戦略的な営業トークで次々と案件を決めていく頭脳派営業マン。欠点は遅刻しがちなところ。いつも仕事の効率化を考えており、飲みに行くと、「ITで何とかしてよ」とアベに絡んでくる。


営業部 ハギワラ

アベと同期の営業スタッフ。最近はハードな営業が続いてお疲れ気味。週末のエステが心のよりどころ。


ナゾのITお助けウーマン ヤマグチ

ときおりふっと現れては“ITツール活用のコツ”を伝授していくナゾの女性。神出鬼没。


営業は毎日メールを検索してる?

うちの会社、このところ新製品ラッシュで営業は忙しいんじゃない?

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もう、忙しいなんてもんじゃなくて……。最近、スケジュールを見たら、知らないうちにアポが入っていたりしてビックリする。

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へぇ、外出先で気付いたら焦るんじゃない?

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そうそう、事前に分かっていればいいけど、出先から直行することもあって……。時間がないときにかぎって、他に誰が一緒に行くのか、確度はどれくらいなのか、といったことを書いたメールが見つからなくて、イライラするんだよね。

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そうそう。スマホでメールって案外、面倒だよね。実はこのあいだ、打ち合わせに遅れそうになったんだけど、一緒に行く3人に「遅れます」って知らせるメールを書くのに手間取って。アプリを起動して、メールアドレスを検索して、件名入れて――とぐずぐずやっていたら、結局、メールを送る前に着いちゃってさ(笑)

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あー、それ、あるある。あと、訪問先の受付で、担当者の名前は覚えているんだけど、部署の名前が思い出せなかったり……

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訪問先のオフィスがビルの何階なのか忘れて慌てたり……

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そんなときに限って、必要なメールがなかなか出てこない!

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外出先で、もっとラクにできたらいいなぁと思うことって、けっこうあるんだよね。

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打ち合わせが終わった後に、次のアポを取っちゃいたいって思うことない? むこうの都合をその場で聞けるから、その場で決めちゃうのが一番ラクなんだよね。

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自分の予定だけならすぐ分かるけど、他の人も同行して欲しい場合は面倒だね。

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その人と自分の予定、先方の予定をすりあわせなきゃいけないから、結局、持ち帰ることになるんだよね……。そのあとのメールのやりとりも面倒だし。

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アベ君、これ、どうにかならないの?

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最近、いろいろといいツールが出てきているみたいだけど、導入するとしてもちょっと先になるかなぁ。うちの会社のセキュリティ基準に合っているかどうか検討したり、必要な機能があるかどうか検証したり、稟議出したり……。早くても半年くらいはかかるんじゃん。

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そんなに!

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(確かにお客さんとのやりとりも、社内の関係者とのやりとりも、なんでもかんでもメールだと、後から探すのも大変だな。プライベートなら、友達とはLINEってツールが分かれているから楽だけど……。とはいえ、新しいツールを入れるとなると、時間もコストもそれなりにかかるはず。すぐってわけにはいかないだろうな。他の会社はどうしているんだろう。ここはやっぱり、情シス交流会でイシノさんに聞いてみるか)

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イシノさん! ITツールを使って解決できないですか?

イシノさんの会社は、営業が外出先で連絡をとる時に困っていたりしないですか?

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確かに、去年ぐらいから、そういう声が増えてきたね。普段の連絡でメールを使わなくなってきているから、会社のコミュニケーション手段もどうにかしてほしい! って言うんだよ。

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そうなんですよ、うちも何とかしたいと思うんですけど、要件定義やらツール選定やら稟議やらを考えると、すぐ導入ってわけにはいかないですよね。イシノさんの会社はどうしているんですか?

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うちはね、ちょっと前から便利なツールを使っているんだよ。しかも稟議なしでいけるやつを。

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え、それってもしかして……

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このツール、メール依存の業務体質をどう変える? 【イシノの解説】

 これは、スケジューラとチャットツールを合体させたようなツールなんだ。

予定ごとにコメントを書き込める

 このツールは、1つの予定の中で、事前に共有しておきたい情報のやりとりができるんだ。どういうことかっていうと……例えば、ハギワラさんが外出中のヤマダ君と急な打ち合わせに行くかなきゃならなくなったとしよう。その場合、ヤマダ君に場所や時間、案件の概要をすぐ伝えたいよね。このツールは、スケジュールにひもづけて、これらの情報をコメントとして書き込めるから、予定を確認する時に一目で行き先から打ち合わせ内容まで確認できるんだ。

Photo 1つの予定の中でチャットができるようなイメージ(モバイルアプリ画面)

 外出先で打ち合わせ内容を見たヤマダ君が、「こんな資料も用意してほしい」と思ったら、コメント欄に書き込んでおけばいいんだ。それを見たハギワラさんが、資料をツール上に貼り付けておけば、ヤマダ君は外出先から資料をダウンロードしてチェックできるってわけ。

 待ち合わせ場所に遅刻しそうになったときも、予定のコメント欄に書き込んでおけば、予定に入っているメンバー全員に見てもらえるから、いちいちメールで連絡する必要もないしね。うちの営業部は、「誰かが時間通りに来なかったら予定をチェックする」ということを共通認識にしているみたいだね。

Photo 遅刻しそうになったら予定に書き込めば同行者にすぐ伝えられる(モバイルアプリ画面)

モバイルアプリで外からのチェックもラクラク

 このツールは、外出先から予定やコメントをチェックしやすくするために、モバイルアプリを配信しているんだ。

 アプリを起動すると、その日の予定が表示されて、外出先でもサクッと予定を確認できる。予定に新しいコメントが入った場合は、予定表示の横の吹き出しに色が付くからチェック漏れも防げるはずだよ。

複数スタッフの空き予定が一目で分かる

 うちでもまさに、この要望が挙がっていたんだ。PCがあればスケジュール機能から検索すればいいんだけど、外出先だとちょっと面倒だよね。アプリの機能でどうにかならないかと思って調べてみたら、割と簡単に調べられることが分かったんだ。

 例えばアベ君とハギワラさん、ヤマダ君の3人を選んで、期間、時間帯を指定して空き時間を検索すると、すぐ3人の空き時間がずらっと表示されるんだ。これを先方の予定とすりあわせれば、その場で予定を決められるよね。もちろん、その場で予定を登録できるから、「帰るまでに別の予定を入れられちゃってリスケ」なんてこともないはずだよ。

Photo 複数人の空き予定をアプリで検索(モバイルアプリ画面)

セキュリティ面も安心

 外出先で使うとなると、スマホを落としたりなくしたりすることもあるから、セキュリティ面が心配だよね。このツールは、クライアント証明書を使って、ツールに接続できるユーザーを限定できるんだ。

 もし、端末をなくしたとしても、管理画面からすぐにそのユーザーのアカウントを無効にできるから、紛失時の報告を徹底するようにすれば安全に使えるはずだよ。

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(画面を見ながら)へぇ、これなら外出先でもチェックしやすいですね。

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うちの場合、これだけの機能を稟議なしで使えるんだよ。

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え、それってもしかして、この間聞いた……

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そうそう、うちで使ってるグループウェア、Garoonの機能なんだ。実はスケジュールにコメントを書き込めることって、案外、知られていなくて、去年から何回か営業向けにレクチャーをしていたんだよ。そしたらみんな、自分たちなりのルールを決めて使い始めてね。

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なるほど……、うちのグループウェアは乗り換えの話が出ているし、ますます気になるなぁ。

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ITお助けウーマン、ヤマグチからひとこと

予定の1つ1つにコメントを書き込める機能は、外出先ではもちろん、それ以外のシーンでも便利に使えますよ。例えば会議の予定を入れたとき、事前に議題やデータ、参加メンバーにどんなことを聞きたいか――といったことを書き込んでおけば、すぐ本題に入れます。出欠確認アンケートも付けられるから、勉強会や飲み会の参加人数を把握するのも楽チン! スケジュールの中で、ここまでできると社内の人同士でやりとりするメールの数もぐっと減りますよ。

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Photo 予定へのコメント書き込み画面をPCで見たところ


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アイティメディア営業企画/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2016年8月18日

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