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» 2016年08月17日 10時00分 UPDATE

その個人情報やID・パスワード、メールで送って大丈夫?

社内ネットワークやツールを使うために必要なIDとパスワード。これ、インターネット経由で送ると危ないんじゃない? 安全にやりとりするためにはどうしたらいい?

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今回のストーリーは?

 外出先でのコミュニケーションに困っている営業部門に便利なITツールを提案した新人情シスのアベ。これが思いのほか好評で、試用の動きが出てきたのだった。気をよくしたアベは、社内部活の将棋部で仲良くなったヨコタが所属する総務・人事部門の課題を聞いてみることにした。

登場人物

新人情シス アベ

入社2年目の情報システム部門スタッフ。これまでの1年は仕事を覚えるのに必死で周りのことまで気にする余裕がなかったが、この1年は情シスとして一皮むけたいと思っている。メディアでよく見る“攻めの情シス”にあこがれているが、まずは“頼られる情シス”を目指そうとしている。情シス交流会で知り合ったベテラン情シス、イシノにあこがれている。


総務・人事部 ヨコタ

入社10年目の中堅社員。温厚な人柄でさまざまな部門の人たちから慕われ頼りにされている。頼まれると断れない性格で、仕事を抱え込みがち。


ベテラン情シス イシノ

2年前にSIerから転身した情シス。製品やIT技術に詳しく、それを誰にでも分かる言葉で説明できるのが特技。クラウド移行のプロジェクトマネジャーからヘルプデスクまで何でもこなし、社内のさまざまな部門から引っ張りだこになっている頼られ情シス。情シス交流会で知り合ったアベをかわいがっており、何かと相談に乗っている。


ナゾのITお助けウーマン ヤマグチ

ときおりふっと現れては“ITツール活用のコツ”を伝授していくナゾの女性。神出鬼没。


個人情報やアカウント情報、電子メールで送って大丈夫?

ヨコタさん、何か総務や人事で困ってることありませんか?

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うわ、アベくん、なんだか張り切ってるねぇ……。

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いやぁ、このあいだ困っている同期の悩みを解決するITツールの提案をしたら、予想以上に反応がよくて、そのツールを試すことになったんですよ。ほかにも何かできることってないかなと思って。

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う〜ん、何かあったかな……。急に言われてもなぁ。

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そ、そうですよね……。もし、何か困ったことがあったら教えてください。あ、そういえばうちの会社、半導体関連の企業を買収しましたよね。いつ頃、ジョインするんですか?

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来月くらいかなぁ。今、その準備でバタバタしているんだよ。あ、そうだ、それを聞いて思い出した! 前々からちょっと気になってることがあったんだ。

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え、それ、教えてください!

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うちの会社、いろいろなWebサービスやツールを使っているよね。新しい人が来たり部署移動があったりすると、その部署で必要なツールのアカウントや社内ネットワークにアクセスするためのIDとパスワードを発行するんだけど、それを電子メールで送るのが心配なんだよね。

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確かに……。最近はインターネットの脅威も相次いでいるから、ID・パスワードはできるだけインターネットを介さずにやりとりしたいですよね。

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そうなんだよね。IDやパスワードに限らず、社員の妊娠・出産や介護の話といったプライバシーに関わる話もできることならセキュアな手段でやりとりしたいじゃない。これ、どうにかなるといいなぁ。

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(確かに電子メールでやりとりするのに気を使う情報ってあるよな……。これ、今、試用しているツールの中の機能でどうにかならないかな。そうだ、このツールを紹介してくれたイシノさんに、次の情シス交流会で聞いてみよう!)

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イシノさん! 個人情報をセキュアにやりとりする方法はないですか?

アベくんの会社、Garoonのお試しを始めたんだってね。みんなの反応はどう?

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まだ試用期間が始まったばかりなので、ベーシックな機能から試し始めているところですね。業務現場のスタッフと一緒に、どんなシーンでどんな機能が使えそうかディスカッションしたりしてますよ。そうそう、実はまた、うちの会社で新たな問題が浮上して……。

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まぁ、会社は課題の宝庫だからね。今度はどんな問題が出てきたの?

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うちの会社、社内ネットワークにアクセスするための情報やツールのアカウント情報を電子メールでやりとりしているんですよね。最近はインターネットの脅威が深刻化しているから、心配だって声が挙がっていて……。

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なるほど。ちょうどいいや、もしかしたらそれ、Garoonで解決できるかもしれないよ。

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このツール、社内情報の機密情報をどう守る?【イシノの解説】

 これはグループウェアの中でインターネットを介さず、セキュアに情報をやりとりできる機能なんだ。

機密情報を安全にやりとり

 これはいわば、“Garoonユーザーのみが使える電子メール”のようなものなんだ。大きな違いはインターネットを介さないでメッセージをやりとりできるところ。社内の機密情報やプライベートな情報を安全に送受信できるんだよ。

 海外に本社機能を移したあるグローバル企業では、社内ネットワークやツールを使うときのID、パスワードを各国の社員に配布する際に、このメッセージ機能を利用しているんだって。確かにこの方法を使えば、セキュリティ面の不安を払拭できるよね。

Photo メッセージの入力画面。機密情報を安全にやりとりできる

プライバシー情報も安全に

 妊娠・出産や介護といったプライバシー情報は、あまりインターネット経由で送りたくないよね。こうした情報をやりとりするときにも、このメッセージ機能は役に立つんだ。

 この方法だと、安全を確保できることに加えてもう1ついいことがあるんだ。例えば婚姻などのライフイベントがあると、会社にいろいろな届け出や申請の手続きが必要になるけど、総務や人事の誰が担当しているか分からないようなこともあるよね。そんなときは、メッセージの相手先に関連しそうな総務・人事の担当者をあらかじめ加えておけばいいんだ。そうすれば、何か手続きで分からないことがあったときにそのグループ宛にメッセージを送れば、それを担当してくれる人が答えてくれるってわけ。

Photo 複数の送り先を設定できるので、「営業部の誰に聞けばいいか分からない」といったときにも便利に使える

 これは例えば、情報システム部門でも応用できるんじゃない? 情報システム部で部内メッセージを作って、何か社内のシステムや機材にトラブルが生じた時に最初に気付いた人がアラートの書き込みをする。部内でも担当は分かれているだろうから、対応は各担当に行ってもらう。

 トラブルに限らず担当じゃない範囲のことでも「気付いたら書きこむ」ようにすると、部内の風通しもよくなるよ。グループのメンバー全員に質問が伝わって、その分野が得意な人が答えるようにすればいいんじゃないかな。


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前に教えてもらったスペースは、プロジェクトありきで使うと便利だったけど、これは人ありきで使うと便利なツールって感じですね。

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お、いいところに気がついたね。まさに“人ベース”で使うと便利なツールなんだよ。同期でグループを作ったり、上司と部下のやりとりにつかったりと、アイデア次第でいろんな使い方ができると思うよ。

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この機能も、Garoonのお試し期間中に試してみるかな。

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ITお助けウーマン、ヤマグチからひとこと

チャットツールのグループのように使えるのが、この「メッセージ」という機能。宛先の追加や削除が簡単にできるのもポイントの1つです。例えば1つの部署の中で連絡用に使っている場合に、異動で出入りする人を追加したり削除したりするのもカンタンです。部署内でこれまでやりとりされたメッセージをすぐ確認できるので、部内で起こった課題の共有もしやすくなりますよ。

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提供:サイボウズ株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2016年9月16日

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