人気商品にグループウェアのアカウントを発行？　現場の声で面白い使い方、続々

グループウェアの刷新が決まったことをきっかけに、Garoonを長年使っている先輩企業を訪ねて活用術を学び始めたアベ。今回は、アパレル事業を営むマッシュホールディングスのヤマダさんに話を聞いた。どうやら施設予約やスケジュールで面白い取り組みをしているようだ。

» 2017年01月23日 10時00分公開

[PR／ITmedia]

今回のストーリーは

　さまざまなリサーチが奏功し、ついにグループウェアの乗り換えが決まったアベの会社。選ばれたのは、サイボウズGaroonだ。せっかく導入するのだから、もっといろいろな使い方を知りたい――そう思ったアベは、Garoon歴が長い先輩企業に話を聞きに行くことにした。今回、訪ねたのはアパレル事業を中心に飲食やコスメなどの事業を手広くを営むマッシュホールディングスのヤマダさん。施設予約やスケジュールで現場目線の面白い取り組みをしているようだ。

登場人物

新人情シス　アベ

入社2年目の情報システム部門スタッフ。これまでの1年は仕事を覚えるのに必死で周りのことまで気にする余裕がなかったが、この1年は情シスとして一皮むけたいと思っている。メディアでよく見る“攻めの情シス”にあこがれているが、まずは“頼られる情シス”を目指そうとしている。

マッシュホールディングス情シス　ヤマダ（仮名）

2年前に情報システム部門を立ち上げた一人情シス。若いスタッフにITを浸透させるさせるべく奮闘している。

ナゾのITお助けウーマン　ヤマグチ

ときおりふっと現れては“ITツール活用のコツ”を伝授していくナゾの女性。神出鬼没。

え、施設予約のこんな使い方って？

ヤマダさんは、2年前に1人で情報システム部門を立ち上げたんですね。

そうなんですよ。うちはもともと、CGアニメーションのベンチャー企業としてスタートし、その後、アパレルをはじめとするさまざまな事業が立ち上がったんですね。それらを2013年にホールディングス化したのを契機に、情報システム部門を立ち上げました。

Garoonを導入したきっかけは？

情報システム部門を立ち上げたときにイントラネットを構築しようと思ったのですが、一人情シス状態で手が回らず、代わりの手段としてGaroonを導入したんです。

グループウェアはさまざまな機能の運用管理を集約できるから、一人情シスにはうってつけですよね。ヤマダさんの負担を軽減してくれたのはどんな機能ですか？

施設予約機能ですね。うちの会社では会議室だけじゃなく、社用車やミーティング用の椅子といった備品もGaroonの施設予約で管理しているんですよ。

椅子まで！　それは思い付かなかった！

うちの会社は、社内のイベントフロアで展示会をやることがあるんですが、大規模なイベントのときには他のフロアからも椅子をかき集めてくるんです。そうすると、会議室を使うスタッフから「椅子がない」というクレームが飛んできて……。

ありがちな話ですね……。

さて、どうするか――と考えていてひらめいたのが、「椅子20脚を1セットにして『施設』で予約できるようにする」という方法なんですよ。どの部門の誰が予約しているかがGaroon上で分かるので、バッティングしたら「こっちでも使うから半分くらい分けて」といったように、担当者同士が交渉できるんです。

なるほど、機能とコミュニケーションで解決するわけですね。それはいいアイデア！

椅子も総務に頼んで、20脚ずつ備品庫で管理できるようにしてもらいました。20脚使う場合はラックをそのまま持って行って、1個しか使わないなら1個抜いていくという運用です。これで、もめることが少なくなりましたね。

これは参考になります。うちでも試してみよう。

スマホ世代の若手に使ってもらうために

Garoonに期待することはありますか。

スマホ世代の若手が、自主的にグループウェアを使うようになるといいなと思っているんです。うちの会社は、「ファッションは詳しいけれどITはちょっと……」という人が多いんです。それこそ「グループウェア？　何ですかそれ？」という感じなんです。

IT苦手なシニア社員とは異なるアプローチが必要なわけですね。Garoon上の情報をスマートフォンで確認できるアプリ「KUNAI」がもっと使いやすくなるといいのかもしれない。

そこはぜひ、サイボウズさんに期待したい！　イケてるアプリはみんな使いたがりますからね。うちは新入社員にグループウェアのことを、「社内SNSの側面もあるからね」と説明しているんです。だから、スマホのSNSアプリみたいに着せ替えできたり、機能のアイコンデザインを変えたりできると使う気になってくれるかもしれない。自分の担当するブランドのテイストに着せ替えられたら言うことないですね。

あとは、使う人がグループウェアの便利さを「リアルに実感できるかどうか」だと思うんです。

私もそう思っていて、今は業務現場で起こった課題をどうやってグループウェアで解決するかを考えていますね。「使ってみたら意外と便利だった」という感覚を地道に浸透させていく作戦です。

現場の課題って、“聞きに行って出てくる”ものじゃないところが難しいですよね。

いろいろ試して分かったのが、「日々の雑談が有効」ということ。そこからリアルな課題が出てくることが多いんですね。だからしょっちゅう、現場の人とランチに行ってますよ。最新ファッションの話をしながら、さりげなくその合間に「どういう風に仕事してるの？」と聞いたりして（笑）。とにかくスタッフ1人1人との会話を大事にしています。

雑談が現場の課題解決につながったことはありますか？

アパレル事業で管理が面倒な業務の1つに、「洋服の貸し出し」というのがあるんです。1着の洋服をいろいろなメディアに貸し出すのですが、人気のアイテムだと分単位のスケジュールになることもあるらしく。ある日、プレス担当者とランチを食べていたら、「人気の洋服が争奪戦で、いつ空いているのかが分からない……」と、こぼしていたんです。

まるで「売れっ子アイドル」みたいですね（笑）

そうなんですよ！　まさにそんな発想で、「“貸し出し用の洋服”にGaroonのアカウントを発行するから、それでスケジュール管理してみたらどう？」って持ちかけてみたんです。

洋服を“社員”として登録する、と。

そうなんですよ、“服に1アカウント”はもったいないんですが（笑）。実際に試してみると、「この洋服はいつ、どの編集部に行っていて、○日の○時に帰ってくる」ということを担当者同士で共有できるようになったんです。これで現場の理解が深まりましたね。

ちょっと発想を変えるだけで、使い方のバリエーションが増えていくんですね。僕も見習わないと！

ITお助けウーマン、ヤマグチからひとこと

会議室以外にも備品の貸し出しなど、企業には「何を・いつ・誰が」を見える化して管理しないといけないモノはたくさんありますよね。柔軟な発想でそれぞれの企業さんで工夫した運用がとっても参考になりました。

「目指せ！社内のお助けマン/ウーマン頼られ情シスへの道」の連載も今回が最後になりました。グループウェアのように全社員が使うITシステムは“ちょっと不便だけど今何とかなっているからいいか”と思っている問題を解決してくれることもあって、それだけで働き方を変えるきっかけになることもあります。アベさんには、今後もいろんな部署の方を関わりを持って、どんどん頼られ情シスになっていてほしいですね！