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» 2018年03月01日 10時00分 公開

あなたの会社の働き方を「データ化」 NECも進める働き方改革とは

「働き方改革」を進めたいと思いながらも、なかなか前に進めずにいる企業は多い。NECが提供するクラウド型の「働き方見える化サービス」は、自社で行った実証実験で得られた知見を基に進化を続けているという。

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テレワークから始める「働き方」の可視化と改善

 近年、社会的な関心が高まっている「働き方改革」は、少子高齢化や労働者人口の減少が急速に進み、育児や介護など、働き手世代の負担がこれまで以上に増していく中で、日本企業が取り組んでいくべき喫緊の課題の1つだ。

 多様なライフステージにある従業員が無理なく働ける――。そんな柔軟な労働環境を作ることは、企業にとって、優れた働き手を確保し、成長を維持していくための重要な要件ともいえるが、それを進めるのは簡単なことではない。

 こうした「働き方改革」を推進するカギになると考えられているのが、これまで以上に積極的な、企業におけるITの活用だ。多くのITベンダーは、それぞれの切り口で企業の「働き方改革」をサポートするソリューションの開発や提案を行っている。

 NECでは、2017年7月にクラウド型の働き方改革支援サービス「働き方見える化サービス」の提供を始めた。「テレワーク」における勤務状況の可視化を足掛かりとして、テレワーク利用時の労働時間の管理集計、業務の予実管理、そして業務プロセスの改善までを視野に入れた、「働き方」に関するデータの記録と活用を目指したサービスだ。

photo 働き方見える化サービスの概要

 働き方見える化サービスは、主に個人のテレワーク状況の可視化を目的とした「Standard」から提供をスタート。2017年10月には基本機能を強化するとともに、グループや企業単位での管理機能、データの集計機能などを追加し、より大規模な組織での利用にも対応した「Advanced」版の提供も開始した

 こうしたバージョンアップは、ユーザー企業からのフィードバックに加え、NECが自ら「働き方見える化サービス」を利用した「働き方改革」の実証実験に取り組む中で得られた知見を基に進められているという。

まずは「可視化」でテレワークの不安要素をなくしていく

photo NEC パートナーズプラットフォーム事業部 マネージャー 浦田章一氏

 「既にテレワークや時短勤務といった制度が存在している企業は、決して少なくないはず。しかしその一方で、制度があるにもかかわらず、その活用がうまく進んでいないという企業も少なくありません。われわれNECも例外ではありませんでした」(NEC パートナーズプラットフォーム事業部 マネージャー 浦田章一氏)

 NECも2008年に在宅勤務制度を導入し、シンクライアントの導入やリモートアクセス環境を構築するなど、さまざまな施策や実証実験を進めてきた。その背景には、働き方の多様化、育児や介護の負担拡大がある。近年はワークライフバランスや長時間労働の是正にも積極的に取り組んでいる。

 同社は、政府と東京都そして900以上の企業・団体が参加し、2017年7月に行われた「テレワーク・デイ」にも参加。NECグループ全体で3000人がITツールを活用し、サテライトオフィスや在宅でのテレワークを実践し、業務効率や生産性が10%程度向上したほか、残業時間を6.4%削減できたという。

photo NECは2017年7月に行われた「テレワーク・デイ」に参加。社員3000人がテレワークを実践し、生産性が向上したほか、残業時間を削減できたという

 このほかにも、社内で行われたテレワークの実証実験により、通勤時間の削減やグループウェアの活用率向上など、さまざまなメリットを確認できた。台風や大雪など、交通機関が乱れると分かっているのに出勤する――。日本企業ではよくある光景だが、テレワークの環境が整っていれば、こうした状況も避けられる。

 しかし、こうした勤務形態が、一般の企業で浸透しない原因の1つは「テレワーク時の勤務状況が見えない」点にある。マネージャーや人事部門にとっては、誰が、いつ、どこで、どれだけ働いているのかが把握しづらいことが問題だ。同時に、テレワークを行う側にとっても、他のメンバーや上司とのコミュニケーションがとりにくくなることで生産性が下がったり、テレワーク勤務に対する評価が不明瞭なことを不安に感じたりする。

 働き方見える化サービスでは、こうしたテレワークの活用を妨げる要因を、勤務状況を可視化することで解消しようとしている。テレワークを行う際の「申請」「承認」のプロセスをクラウド上で行うのと同時に、PCへのログインや操作状況、作業内容などを、勤怠管理と連携可能なデータとして記録できるのだ。

 テレワークによる効果を定量的に測定するためには、テレワークによる勤務状況や実際に行った業務内容の可視化が重要といえる。Advanced版では、上司が部下の残業時間を把握するグループ集計機能や、人事部門が会社全体の勤務状況を集計できるダッシュボード機能が利用できる。

 「テレワークの制度そのものは、従業員と企業の双方にメリットがあるものですし、利用して始めてそれが実感できるケースも少なくありません。しかし、利用するための仕組みや社内の風土が整っていないために、活用が進まないという現実もあります。『働き方見える化サービス』は、そうした仕組みづくりや、仕組みの改善をサポートしていくために利用できると考えています」(NEC パートナーズプラットフォーム事業部 主任 藤谷和英氏)

収集した働き方の「データ」を根拠に、制度と業務を改善する

 働き方改革における「仕組みづくりや仕組みの改善」を、働き方見える化サービスを使ってどう進められるのか、もう少し具体的に考えてみよう。

 最初の段階では「テレワーク」活用のための「申請・承認」フローのシステム化と、勤務状況のデータによる管理が中心になることは、先に述べた通りだ。これらができると、テレワーク時にも会社のルールにのっとった形で勤務が行われていることを、従業員側と企業側の双方が客観的に把握できるようになる。

 例えば、テレワーク導入時の課題として「インターネットにつながる環境があれば、さまざまな場所で仕事ができるので、結果として働きすぎてしまう」ということも指摘されている。まずは「労働時間」を合理的に管理できるようにすることで、そうした問題への対処も可能になるというわけだ。

photo 部や課など、グループ単位で残業時間が把握できる「ダッシュボード」

 次に押さえたいのは、テレワークで「どんな業務」に「どれだけの時間」をかけているかを可視化することだ。働き方見える化サービスでは、Microsoft Outlookと連携し、グループスケジューラーの情報と組み合わせた「業務の予実管理」が行える。

 NEC独自のPCセンシング技術による業務可視化の機能も拡充している。スケジューラーの情報や、PC上で操作したアプリケーション、ドキュメント(ファイル名)に関する情報などから、「誰が」「どの業務に」「どのくらいの時間をかけているか」といったことが集計できるのだ。

 マネージャーであれば、それらの情報を、業務に関する適切なアドバイスや指示を出すために活用できるだろう。また、部門単位や企業単位で集計すれば、テレワークの活用状況やそれに伴う業務効率や生産性の変化などを把握できる。

photo NEC独自のPCセンシング技術による業務可視化の機能では、アプリケーションやファイル名に関する情報などから、誰が、どの業務に、どれだけの時間をかけているかを集計できる

 シンプルなテレワークの勤務時間管理から、得られるデータをもとにした業務効率や労働環境の改善を視野に入れた運用を行うことで、働き方見える化サービスは、企業の働き方改革を加速させていくツールとなるはずだ。

photo NEC パートナーズプラットフォーム事業部 主任 藤谷和英氏

 2018年3月には、任意タスク(ユーザーが登録した業務内容)の集計機能強化、ユーザーやグループの管理機能、パスワードのセキュリティポリシー管理機能の追加といったバージョンアップが行われ、より大規模な部門や、企業全体で使う際の利便性が向上する予定だという。

 「テレワークや時短のような、新しい働き方を多くの従業員が実践するようになると、会社側が設定しているルールが、現実的なニーズと合っていなかったり、合理的でなかったりすることが見えてくるケースもあると思います。それを、より良いものに変えて行くためには、各自の印象や感想といった定性的な情報に加えて、定量的、客観的なデータが必要です。そうした改善の取り組みを進めて行くために『働き方見える化サービス』と、そこに蓄積されたデータは、効果的に利用できるでしょう」(藤谷氏)

AIの応用で「業務改善支援プラットフォーム」としての進化も

 働き方見える化サービスは、今後も企業の働き方改革をより積極的にサポートする機能強化が続くという。その方向性の1つとして挙げられるのは、NECが推進するAI技術群である「NEC the WISE」の活用だ。

 働き方見える化サービスを導入している企業では、従業員個人の働き方に関するさまざまなデータが蓄積されていく。扱っているファイルや所属しているプロジェクトといったデータを分析すれば、例えば「社内の誰が、どんな業務に関するノウハウやスキルを持っているのか」といった“タレントマネジメント”のようなこともできるのではないかと考え、検証を進めているという。

 もしこれが可能になれば、新規事業の立ち上げにあたって、最もふさわしいメンバーを「働き方ビッグデータ」から選出するようなことも考えられる。今後、検証を進めながら、こうしたビッグデータの活用に関する仕組みなども、サービスの一部として取り入れていく考えだ。

photo 扱っているファイルや所属しているプロジェクトといったデータを分析し、従業員が持つナレッジをまとめる実験を行っているという

 さらに、トライアルも含め、働き方見える化サービスの活用を進めようとしている企業からのフィードバックも、今後のサービスに反映されていくという。

 「このサービスは、利用するお客さまが具体的な活用のイメージを持っているため、『こういうことができないか』という強い要望をいただくことも多いです。ツールを活用して、働き方をどう改善していくかについては、企業の業種や規模、業務内容によってさまざまだと思いますが、それらを集約したベストプラクティスを、機能に盛り込んだり、事例として共有したりということはあるでしょう」(浦田氏)

 働き方を変えたいと思いながら、その糸口となる「時間管理」や「業務の可視化」にどう手を付ければ良いのかが分からず、先に進めていない企業にとって、IoTやAIも取り入れた継続的な働き方改革を視野に、進化を続けるNECの働き方見える化サービスは心強いサポーターとなりそうだ。

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提供:日本電気株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2018年3月31日