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» 2018年10月03日 10時00分 公開

コラボレーションツールの功罪(後編):コラボレーションツールによる生産性の低下を防ぐ方法

コラボレーションツールによって集中力はそがれ、情報を見つけるのに時間がかかるようになる。コラボレーションツールの導入によって低下した生産性を上げるには、どうすればいいのか。

[Peter Ray Allison,Computer Weekly]

 前編(Computer Weekly日本語版 9月19日号掲載)では、「コラボレーションツールによる生産性向上」への懐疑論を紹介した。

 後編ではコラボレーションツールの弊害である集中力の低下とその改善策、さらなる生産性向上のヒントを紹介する。

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集中力の低下と混乱

 人間は反射的に反応するようにできている。本来備えている習性により、外部からの刺激に反応せざるを得ない。電話が鳴れば反射的に受話器を取る。

 メッセージを受信すると(そしてその通知を受け取ると)、従業員はプロジェクトへの集中力がそがれる。メッセージを読み、必要であれば返信しなければならない気持ちに駆られる。人によっては、誰かが今入力していることを示すアニメーション通知にどうしても目が行ってしまうため、会話が終わってから元の仕事への集中力を取り戻さなければならない。これら全てが貴重な時間を奪っている。

 加えて、コラボレーションツールが提供する情報が多過ぎることで、仕事への集中力がさらに散漫になる。企業全体で起こっている全てのことに関する情報を、ふるいにかけられないまま浴びせ続けられると重要な情報、後回しにできる情報、無視しても構わない情報を判別するのは難しい。

 コンサルタントのシェリー・ベバン氏は次のように話す。「使用するチャネルが多過ぎると、情報過多に陥る危険性がある。あらゆるチャネルに均一に応答するのは到底不可能なので、境界線を設けることが重要だ」

 そのほとんどが長いスレッドに全ての情報を記憶するため、コラボレーションツールが共有する情報は見つけにくいことが多い。数週間前、数カ月前に共有した情報を見つけ出すのに時間がかかる。

 ゴールデン氏は次のように述べる。「コミュニケーションツールの数が多過ぎて、連携を保つのは難しくなる一方だ。情報を共有リポジトリ経由で流すようにしなければ、やりとりが失われる可能性がある」

生産性向上

 企業がまず取り組まなくてはならないのは、どのチャットチャネルとコラボレーションツールを誰が必要とするかを判断することだ。例えば電子メールのCCに従業員全員を入れないという規則とほぼ同じで、全ての情報に全員が常にアクセスする必要はないことを理解することが重要だ。情報過多は従業員の注意を大きくそらし、混乱に陥れる。

 各コミュニケーションチャネルへのアクセス許可を与える人数を最小限に抑え、必要に応じて従業員が情報を見つけられるようにする透明性を確保する。

 「まず、多くのチャネルによって混乱させられていることに気付いた。複数の通知と会話が、あるチャネルで開始されて別のチャネルで終了することもあった。そのためSlackで特定のプライベートチャネルを作成して、会話に参加する必要がある従業員のみを招待するようにした」(アハメド博士)

 従業員のアクセスをチャットチャネルに制限すると、注意力の散漫が緩和される。幾つかの通知をオフにして、例えばコメントに自身の名前が具体的に添えられている場合のみ通知を受け取るようにするとさらに効果的だ。メッセージの一つ一つに注意をそらされていることに気付いた従業員が、アプリケーションを丸ごと終了してしまうこともあり得る。

 コラボレーションツールに関する研修セミナーは、デジタルでつながる現代においては幾分時代遅れに思える。だが、こうしたツールの使用時に求めるべきプロとしての振る舞いを定める格好の機会となる。この種のセミナーでは、企業ネットワーク上のメッセージを私的なものと見なすべきではないことも再確認できる。

 マネジャーは例を示して従業員に模範を示すことができる。このためにはチャットツールの使用時に求められる会話の口調を定める必要がある。これによりプロとしての会話が促され、話の脱線を防止できる。

 お勧めは、非同期コラボレーション/コミュニケーションツールの導入だ。メッセージが配信されるやいなや従業員に通知する同期ツールとは異なり、非同期ツールは従業員の準備が整っているときにのみメッセージを配信する。そのため数時間メッセージが遅れる場合もある。だが非同期ツールは、情報の速やかな流布を目的とした同期ツールとは用途が異なるため、これを置き換えるものではない。情報の素早い伝達が目的なら、電話や対面会議の方が適している。

 Tipiの共同創設者兼製品エンジニアであるマルティナス・ジョキアス氏は次のように話す。「非同期コミュニケーションアプリは、更新情報の共有、フィードバックの要請、反応の確認の他、重要な仕事に従事していない従業員の注目を単に集めることを可能にする。このシンプルな本質こそが生産性を大きく高める」

生産性は最大限に、注意力の散漫は最小限に

 コラボレーションとコミュニケーションのツールは、好むと好まざるとにかかわらず職場に定着している。こうしたツールは企業の生産性と相互接続性を高めることで、いかに地理的に分散していようと、企業全体でプロジェクトのコラボレーションを行えるようにする。だが、それは適切に使用すればの話だ。

 コラボレーションツールが与える恐れのある損害、そして常にデジタルでつながっていることがもたらす広範囲にわたる影響が認識されつつある。フランス政府は、政府機関と民間企業のマネジャーは営業時間外に従業員に電子メールを送信してはならないとする法律を可決した。この中には全てのメッセージングアプリのメッセージも含まれる。「この法律に法的強制力は全くないが、重要なメッセージを投げ掛けている」とクーパー氏は話す。

 企業は、ネットワークに新しいコラボレーション技術を単に導入するのではなく、その新しい技術が仕事の流れにもたらす影響を考え、あらゆる従業員に適切な使い方をきちんと説明することが必要だ。過度に注意をそらすことなく従業員を最適につなげる方法を、時間をかけて考え出さなくてはならない。

 ブリンド氏は次のように語った。「コラボレーションツールなしに仕事はできない。注意をそらされることもある。だが覚えておかなくてはならないのは、自身でコントロールすることだ」

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