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» 2007年09月19日 12時00分 UPDATE

新発想の業務フローチャート作成術(3):業務フローチャートの粒度をそろえるにはどうするか (2/3)

[松浦剛志(プロセス・ラボ),@IT]

「業務とはそもそも何か」に立ち戻る

 業務の構成単位である作業の粒度を考えるに当たって、「そもそも業務とは何か」を考えたい。情報化された現代において業務とは、製造現場であっても「情報」の加工である。情報は伝達され、徐々に加工されて、業務プロセス上のアウトプットに成型されていく。情報の加工を1つの作業として把握すれば粒度を均一にできるのではないか?

 情報は、紙や記憶媒体、音声などによって初めて伝達可能になる。つまり、組織において情報が伝達されるときは必ず、その情報が載った媒体がある。

 人間の認識は、「見る、聞く、かぐ、味わう、触る」の五感によって成り立つが、情報化が進んだ現代では、業務プロセスが、「見ることで認識できる媒体上での情報の加工の流れ」としてとらえることができるようになっている。つまり、作業とは「どのような媒体に対して、どのような加工をするのか」、より簡潔にいうと「何を・どうする」で定義することができるのだ。

 これを視覚的にも分かりやすい形で業務フローチャートにすると以下のようになる。

r2image012.jpg 図1 「何を・どうする」という視点からの業務フローチャート

 いかがだろうか?

 前回に利用した具体的な例で考えていこう。例は商社における受発注の一部分である。受発注の業務内容を各担当者にヒアリングした結果が以下である。

  1. 岡田:
    私がお客さまからの注文書を受け取っています。注文書は随時FAXで送信されてきます。ファックスを受け取ると私は、注文書に日付印を押して、その後、すぐに金井さんのIN-BOXに保管します。
  2. 金井:
    注文書に関して私のやる仕事は、まず形式的な不備をチェックして、問題がなければ注文内容を社内システムに入力します。次に、その顧客の与信残高一覧を社内システムから印字して、注文書にセットし、各営業担当者に渡します。
  3. 松岡:
    私たち営業担当者は注文書を受け取ると、個社別のクレジットファイルを棚から取り出してきます。新規の注文により発生する売掛金が、すでに稟議済みの与信枠の範囲に収まることと、注文内容や仕様が稟議済みであるかも確認します。問題がなければ、注文書に捺印(なついん)をして、金井さんに戻します。

 この例を従来型の業務フローチャートで表す場合、記載ルールを以下のように定義する。

要素
分類
ルール
誰が 絶対的記載事項 スイムレーンにより定義
どうする 絶対的記載事項 「誰が」のスイムレーン内に作業を枠としてプロットし、枠内にその内容を体言止めで簡潔に記載
何を 補助的記載事項 それぞれの作業で利用する紙ドキュメント・情報システムなどのうち、重要なものを作業のそばに記号としてプロットし、記号内に名前を簡潔に記載
流れを示す要素=どうする

 この定義により作成される業務フローチャートは、次のようになる。

r2image022.jpg 図2 従来の様式による業務フローチャート

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