スケジュールができ上がりましたが、それぞれの作業を誰が行うのかを決めなくては、作業は開始できません。
人の割り当ては、
A. 作業の担当者を決める
B. 負荷状況を確認する
C. 負荷を均一にする
の順で行います。
A. 作業の担当者を決める
それぞれの作業の担当者を決め、「リソース名」列に入力します。
B. 負荷状況を確認する
作業の担当者を決めましたが、誰かに作業が偏ってはいないでしょうか?
そこで、作業の負荷状況を確認しましょう。メニューの「表示(V)」から、「リソースグラフ」を選択します。
図のように、赤い部分が作業負荷の超過している個所になります。その期間に母が行う作業を確認してみましょう。「野菜の下ごしらえ」と「肉の下ごしらえ」を同時に行うスケジュールになっています。
C. 負荷をならす
作業負荷が超過している個所が確認できたら、最後に作業負荷を均します。作業負荷をならすには、大きく2つの手段があります。
1)超過している作業をほかの人に任せる
2)超過している作業を後ろにずらす
ここでは、1)を採用し、「肉の下ごしらえ」を息子に任せます。メニューの「表示(V)」から、「ガントチャート」を選択し、表示を元に戻します。そして、「肉の下ごしらえ」のリソース名を「息子」に書き換えます。
それでは、再度「リソースグラフ」を表示し、赤い表示が消えたことを確認しましょう。
作業担当が決まり、プロジェクトが開始されました。
しかし、プロジェクトは計画通りにはいかないものです。
そこで、プロジェクトマネジメント者はプロジェクトの進み具合状況を確認し、遅れている場合は軌道修正を行う必要があります。この作業のことを進ちょく管理と呼びます。
進ちょく管理は、
A. 各作業の進ちょく率を把握する
B. 遅れている作業を見付ける
C. 遅れている場合は対策を打つ
の手順で行います。
A. 各作業の進ちょく率を把握する
各作業の担当者に進ちょく状況を確認し、進ちょく率をMS Projectに入力しましょう。
まず、「先行タスク」の列名を右クリックし、「列の挿入」を選択します。
そして、フィールド名に達成率を選択し、OKをクリックします。
表示された「達成率」の列に、確認した進ちょく率を入力します。
以上で進ちょく率の入力は終了です。
B. 遅れている作業を見付ける
進ちょく率の入力が完了したら、遅れている作業を見付けましょう。まず、タスクバーが表示されているエリアの空白を右クリックし、「イナズマ線」を選択します。
「現在のイナズマ線を表示する」をチェックし、「現在の日付」ボタンを選択し、OKをクリックします。
ガントチャートの現在の日付に、赤い線が表示されます。これがイナズマ線です。イナズマ線が表示されると、遅れている作業、進んでいる作業が一目で分かります。
予定より遅れている作業 ・・・赤い線が左に飛び出している
予定通りの作業 ・・・赤い線がまっすぐ
予定より進んでいる作業 ・・・赤い線が右に飛び出している
ここでは、母の行っている「野菜・肉を炒める」が遅れていることが分かります。
遅れている作業が見付かったら、対策を考えましょう。対策を考えるとき、まずは遅れた原因を突き止めます。原因によって、対策は変わります。
[原因] かまどの火が弱い→ [対策] 作業が予定より進んでいる父に、かまどに木炭をいれ、うちわで扇ぐことをお願いする
[原因] 息子が邪魔し作業ができない→ [対策] 作業が予定より進んでいる父が息子の相手をする
プロジェクトマネジメントはいろいろなことをしないといけませんが、MS Projectはスケジュール管理を支援するツールです。
スケジュール管理は以下の手順で行います。
スケジュール管理
+1.スケジュール作成
+A. 作業の洗い出し
+B. 作業規模の見積もり
+C. 作業の前後関係の整理
+2.人の割り当て
+A. 作業の担当者を決める
+B. 負荷状況を確認する
+C. 負荷をならす
+3.進ちょく管理
+A. 各作業の進ちょく率を把握する
+B. 遅れている作業を見付ける
+C. 遅れている場合は対策を打つ
次回は、1.スケジュールの作成と2.人の配置について、より深堀りしてお伝えします。
新谷 健司(あらや けんじ)
ソフトウェア会社を経てトーマツ イノベーション株式会社に入社。現在、主としてIT業界を対象にプロジェクトマネジメント、人事・教育制度構築などのコンサルティングに従事する。そのほか、ITサービスマネジメントや情報セキュリティにも専門領域を持ち、コンサルティングをはじめとして、企業内研修・セミナー活動を積極的に行う。
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