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iPhone/iPadユーザーなのに、「ScanSnap」を使わないなんてもったいない! (1/2)

ScanSnapといえば、パーソナルドキュメントスキャナの定番ブランド。しかし、自分には関係ない製品だと思っていないだろうか? だとしたらそれは大きな間違いだ。身の回りのものを手軽にどんどん電子化してiPhoneやiPadなどのタブレットデバイスで見られるようにすると、時間の効率利用につながるうえ、紙資料が机の周りに散らかるのも避けられる。

 米国時間の10月12日に配布が始まったiPhone/iPad向け最新OS「iOS 5」は、既存のiPhoneやiPadの機能を大幅に拡張するバージョンアップだ。新たに提供が始まったクラウドサービス「iCloud」を活用すると、さまざまなデータをiPhone、iPad、MacやPCでシームレスに利用できるようになるなど、これまで以上に活用の幅が広がる数々の機能が提供されている。

 このiPhone/iPadの特徴の1つが、時間と場所を選ばず情報を参照できる「ビューワー」として非常に優れていること。電源ボタンやホームボタンを押せばすぐに立ち上がる利便性、タッチパネルによる直感的な操作と、いつでもどこでもネットワークにつながっているという特性により、思い立った時に瞬時に必要な情報にアクセスできる。実際その利便性の高さから、これらのデバイスを愛用している読者も多いだろう。

 ビューワーとしてのiPhone/iPadは、プリインストールされているメールやWebブラウザのSafari、YouTubeやマップなどが見やすいのはもちろん、iOS向けのさまざまなアプリやWebサービスを利用することで、多くの情報を簡単に“見る”ことができる。ただ、ネット上に普通にあるデータやコンテンツを見ているだけでは、iPhone/iPadの力を十分に引き出しているとは言えない。iPhoneやiPadを最大限活用するなら「パーソナルデータ」の電子化が必須だ。

 パーソナルデータの電子化に取り組むなら、iOS5と時を同じくしてバージョンアップを果たしたPFUのパーソナルドキュメントスキャナ「ScanSnap S1500」「ScanSnap S1500M」がなんといっても役に立つ。今回のモデルチェンジで、S1500とS1500Mは、新たにiPhone/iPadと簡単に連携できる専用アプリ「ScanSnap Connect Application」(App Storeから無償でダウンロード可能)に対応。さらにクラウドストレージサービス「SugarSync」との連携も容易になり、クイックメニューで直接「SugarSyncに保存」が選べるようになった。進化したScanSnap S1500/S1500Mは、iPhone/iPadで“見る”べきデータを飛躍的に増やしてくれる。

PhotoPhoto 左がMac対応のAdobe Acrobat 9 Proが添付されるScanSnap S1500M、右がWindows版Adobe Acrobat X Standardが付属するScanSnap S1500

普通の人こそドキュメントスキャナを活用すべき

 ScanSnapといえば、言わずと知れた“文書の電子化”の必須ツールであり、全世界で100万台以上を販売している定番スキャナ。使用しないときは給紙カバーやスタッカーをコンパクトに折りたたんで収納できるスタイルは、同社の製品を知る人にはおなじみだろう。ScanSnap S1500とS1500Mは、2009年2月に販売が始まったモデルだが、ソフトウェアの強化などを繰り返して現在に至る。今回の機能向上も、既存モデル(S1500、S1500M、S1300、S1100が対象)のユーザーには無償でソフトウェアが提供される。

 ハードウェアの機能面はすでに完成の域に達していると言っても過言ではない。改めておさらいしておくと、読み取り速度はエクセレントモードを除くノーマル・ファイン・スーパーファインの各モードで毎分20枚(両面40面)。解像度の向上による速度の低下があまりないため、解像度を意識する必要がなく、自動解像度モードにしておくだけで、ほどよい設定で文書が取り込める。超音波方式マルチフィードセンサーを搭載するため、原稿が2枚以上重なって給紙されるマルチフィード(重送)を高精度で検出。取り込んだデータを後から確認したら重なって読み取っているページがあった――といった問題も回避でき、たいていの作業はスキャナ任せにしておける。

PhotoPhoto 未使用時はコンパクトに収納可能だが、オートシートフィーダーになる給紙カバーとスタッカーを展開すればスムーズなスキャニングが可能

 ソフトウェアも、もともと取り込んだデータを単純にPDFファイルやJPEGファイルとして保存するだけでなく、さまざまな形で活用できるよう、便利なものがセットになっていた。前モデルでも、クラウドサービスの「Evernote」にドキュメントや手書きメモを保存したり、「Googleドキュメント」にPDFファイルとして保存したりする機能が提供されていたほか、Windows環境でなら、イメージ情報からOCRで文字情報に変換し、WordやExcel、PowerPointの文書として出力する機能なども利用できた。これらの機能は引き続き利用できる。

 そこに今回新たに加わったのが、iPhone/iPad連携機能とSugarSync連携、そしてSalesforce Chatter連携だ。家庭からオフィスまで、幅広い環境にScanSnapの用途を広げるアップデートなのだ。難しい設定などは不要で、すぐに使いこなせるので、ドキュメントスキャナは“電子化マニア”でなくても、ぜひ導入して活用すべきだ。

パーソナルデータの電子化がもたらすメリット

 まずは、新しくなったScanSnap S1500を用いて、パーソナルデータをどんどん電子化するとどのようなメリットがあるかを考えてみよう。

 パーソナルデータの電子化、と一言で言われても、ピンとこない人も多いことだろう。そこで思い浮かべてほしいのが、家にある「紙」だ。例えば回覧板のような、連絡事項の書かれた紙。あるいはクレジットカードなどの利用明細。請求書や領収書、友達からもらった焼き増しした写真などもあるかもしれない。子供がいるなら、学校からの配布物や連絡、採点済みのテスト、図工の作品、発表資料、運動会や演奏会などの案内などもあるだろう。こうしたものを一気にデータにしてしまうのだ。すると、家の中に散らかりがちな紙の資料がどんどん捨てられる。

 捨てられる上に、検索性も上がる。すべてのデータをiPadなどに集約しておけば、家中の紙を探し回る必要がなくなるからだ。なくしものを探す時間というのは、非常に無駄な時間なので、それを減らせるのは大きなメリットではないだろうか。ScanSnap S1500では、OCRで文字列を認識してテキストデータとして電子化することもできるので、キーワードを覚えておけばあとから検索するのも容易になる。

Photo 学校などの配布物も電子化しておけば子供がなくしてしまう心配がない。画面は後述するScanSnap Connect Applicationで転送したPDFファイルをGoodReaderで開いた様子

 特に学校からの配布物などには、電子化は絶大な効果を発揮する。紙のままあとで読もうと思ってどこかに置いておくと、2度と読まないままどんどんたまっていきがちだが、受け取ったその場でScanSnapで電子化すれば、ちょっとした空き時間などにスキャンした日時でざっと検索してすぐに見つけ出せる。夏休み前などには、宿題や休み明けの持ち物などが書かれた紙を渡されることが多いが、こういった紙の配布物は1カ月以上ある夏休みの間、正確に内容を覚えておくことは不可能だし、なくならない場所に置いておくにしても邪魔になることが多い。その点、もらってすぐに電子化しておけば、夏休みが終わる1週間前くらいにデータを見返すだけで、宿題のやり忘れや登校初日の忘れ物を避けられる。

 卑近な例だが、マンションの理事会の議事録なども、重要なことが書かれていることが多くなかなか捨てられない紙資料の1つ。だが、ScanSnapを使ってすべて電子化し、ファイル名に議事録作成日時を付けてiPadに入れておく。こうしておくと、必要になったときにすぐに探し出して閲覧できる。

 写真なども、解像度を上げて取り込まなくても十分きれいに保存できるため、他人からもらった紙焼き写真を一緒に入れてしまうことができる。すでにiPhoneやiPadで写真の管理をしている人もいると思うが、紙焼き写真をもらうと、それだけ別の場所にしまってはいないだろうか。しかし、自分の写真のライブラリーに紙焼き写真も電子化して追加できれば、後々の管理も楽になる。

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提供:株式会社PFU
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia +D 編集部/掲載内容有効期限:2011年11月30日

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