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クラウドの導入効果をかんたん試算。あなたの会社もGo Google!

毎月コーヒー1杯分の料金でメールもカレンダーもオフィススイートも動画配信も使えるビジネスオンラインアプリケーション、それがGoogle Apps。自分の会社で導入するといったいどんな効果があるのだろうか? 早速Google Appsの効果を体感してみよう!
2010年10月27日 10時00分 更新
photo 社内メールの管理もGoogle Appsに任せよう

 「メールサーバが重いね」「添付ファイルが大きすぎるよ」「またメールボックスがいっぱいになっちゃった。削除しなきゃ……」──社内のITユーザーから聞こえてくるおなじみの悲鳴。かといって、メールボックスを増量するにはサーバの増設が必要。使いやすいコミュニケーション環境が社員の生産性向上にプラスになるのは分かっているけれど、コストはなかなかかけられない……。

 こうした悩みを解決するのが「Google Apps」だ。基本的な作業はすべてWebブラウザから行うことができるオンラインアプリケーションで、ブラウザさえあればオフィスや外出先から、さまざまなデバイスでアクセスできるのが大きな特長。優れた検索機能や、堅牢で安全なサービスなど、ネット検索サービスで世界最大手のGoogleならではの機能性や安心感も魅力だ。

 そしてGoogle Appsは、1ユーザー当たり6000円で利用できるというコストメリットだけではなく、その多彩なサービスを組み合わせることで、社員の生産性向上や業務効率の改善につなげることもできる。

「今後利用したいツール」No.1はGoogle Apps

 Google Appsへの注目度は高い。ITmedia エンタープライズと調査会社のアイ・ティ・アール(ITR)が今年実施した調査によると、今後社内のコラボレーション/コミュニケーションツールとして利用したいと答えたのはGoogle Apps Premier Editionがトップだったのだ。

photo 今後利用したいコラボレーション/コミュニケーションツール(有効回答数204件) 出典:ITmedia リサーチインタラクティブ/ITR(2010年3月)

 グラフを見ると、Google Appsの導入意向は「意志決定者/IT部門」、「ユーザー」でほとんど差がないのが分かる。経営層やIT担当者、社内ユーザーからの期待が一様に高まっているのがGoogle Appsなのだ。

ビジネス効率をアップ Google Appsの多彩なサービス

 Google Appsには大容量メール「Gmail」のほか、企業内コラボレーション/コミュニケーションを促す多彩なアプリケーションが含まれている。これらは年間6000円の固定料金で利用でき、自社運用する場合に比べて必要なサーバ代や運用コスト、ソフトウェアライセンス料などが不要になるのが大きなメリットだ。

全世界で300万社がGoogle Appsを導入

 実際、すでにGoogle Appsを導入している企業は世界で300万社以上。日本でもネット企業の「ぐるなび」に加え、大手から中堅・中小までさまざまな業種の企業がGoogle Appsを導入することでコスト削減と効率向上を実現させている。

 Google Appsの導入効果は具体的な数字に表すことができる。例えば社員数が1000人規模の企業の場合で考えてみよう。

 この会社の場合、Google Appsに切り替えることで年間約209万円を節約できる上、メールボックス容量は約2万6000Gバイトも増やすことができる。Gmailが迷惑メールを自動的に仕分けてくれるので、メール仕分けに費やされていた年間約3万時間というムダな時間を有効活用できるようになる。

 オンラインアプリケーションである強みも発揮。サーバのメンテナンス時間や、ソフトウェアのセキュリティプログラム導入に費やす時間なども不要になる。データが破損した場合、復旧には約1600万円もの費用が必要だが、こうしたコストも節約できるというわけだ。

 あなたのオフィスではどうだろうか?

自分の会社でGoogle Appsを導入してみたら──効果が簡単に分かるカリキュレーター

photo 節約できる金額などを具体的に示してくれるCloud Calculator。1枚にまとめたリポート(図)、ドキュメントタイプのリポートを作成できる

 「ではGoogle Appsを自社に導入した場合、どの程度の効果があるのだろうか?」──こんな疑問に簡単に答えてくれるクラウド導入シミュレーター「Cloud Calculator: GoneGoogle.com」が公開されている。必要な質問はとてもシンプル。たった「2つの質問」と「2分間」だけで、Google Appsの導入効果を試算し、PDFなどで結果を出力してくれる。

 実際にCloud Calculatorにアクセスして体験してみよう。Webから社名と従業員数を入力するだけでスタート。すると、Google Appsに切り替えた場合に削減できるコストの具体的な金額や、増加できるメールボックス容量に加え、モバイルアクセスによる効率アップや社員間コミュニケーションの深まりなど、生産性の向上についても具体的な数字で表されるから驚く。

 結果のリポートは、WebやPDF、ドキュメント/表計算ファイルなどとして共有もできる。オフィスでGoogle Apps導入を検討する際に便利に使えるようになっている。

 Cloud Calculatorによるリポートは、1枚にまとめたポスタータイプと、複数ページのドキュメントタイプが用意されている。例はポスタータイプドキュメントタイプのPDFがぞれぞれダウンロードできるので、参考にしてほしい。

 次にGoogle Appsを体験するのはあなた。「Cloud Calculator: GoneGoogle.com」に下のリンクからアクセスして、あなたの会社もGoogle AppsへGo!

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※現在は英語版でのご提供となります。日本語版はまもなくスタートいたします。



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提供:グーグル株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ニュース編集部/掲載内容有効期限:2010年12月31日


インフォメーション


Gmail
1ユーザー当たりの保存容量は、業界平均の50倍となる25Gバイト。オフィスからも、移動中の携帯電話からも、自宅からでもWebから安全にアクセスできる。Googleの検索機能を使えばメールを見つけるのも容易。

Googleカレンダー
Webベースのカレンダーアプリケーション。複数のカレンダーを重ね合わせてメンバーの空き時間を確認、招待状を送信して出欠を確認。企業全体や特定の同僚など、カレンダーの共有権限を詳細に設定できる。

Googleドキュメント
Webブラウザから利用できるオフィスアプリケーションスイート。.doc、.xls、.ppt、.pdfなど主要なファイル形式をサポートし、Windows、Macintosh、Linux上のブラウザで動作。

Googleビデオ
動画をGoogleが安全に保管してストリーミング配信。トップからのメッセージやトレーニングなど、社内向け動画チャンネルを簡単に開設できる。もちろんWebから安全にアクセスでき、社内からでも自宅からでも動画を視聴可能に。

株式会社ジェイティービー
2010年6月までにGoogle Apps Premier Editionの導入を約1万2000アカウントにまで拡大。「郵便同様、メールも外部に委ねるべき」という発想からGoogle Appsの導入を検討、試算の結果、5年間でオンプレミスの場合に約20億円かかるところ、Google Apps Premier Editionでは6〜7億円で済むことが判明。ユーザーのメールボックス容量が最大730倍増量され、削除作業の不要化などで業務効率も向上。

トップツアー株式会社
グループウェアの更新期を迎えた同社の検討ポイントは、営業活動の生産性向上。 Google Apps Premier Editionに、親和性の高いAndroid端末を全営業担当者約1000人への導入を組み合わせることで、増益効果は約1億円と試算。

株式会社アメニティ
沖縄県内で飲食店を展開する中堅企業がGoogle Apps Premier Editionの導入。お客の問い合わせメールをモバイル端末で24時間受信できる体制を整えたほか、複数メンバーが閲覧できるGoogleドキュメントを活用して入荷表やシフト表を共有。Googleドキュメントのフォームを使った顧客満足度調査や、Googleサイトを使った自社のPRも予定している。