「絶対にコラボツール導入を認めない経営者」VS.「絶対に導入させるシステム担当者」：ガチ対決（2/3 ページ）

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はい。電話は手早くコミュニケーションするには便利ですが、後から「あの時誰が何を言っていたか」を確認する手段がありませんよね？　つまり現場スタッフからすれば、電話はやり取りの証跡が残らず、“責任の所在”が分かりにくくなる――というデメリットがあるのです。

例えばお客さまとの間でトラブルがあった時、上司から承認されていた証跡がなければ「自分の責任」にされてしまう可能性もあります。従業員にとってはそうした1つ1つのリスクが、仕事へのモチベーションを失うきっかけになりかねません。

ふむ……。確かに電話は従業員にとって不便な面もあるのは認めるが、だったらメールを使えばいいんじゃないのかね？

おっしゃる通り、メールは便利なツールです。しかし、数多くの営業先とやり取りする営業マンなどの場合、1日にやり取りするメールの数は膨大になります。それらのメールを「社内」「社外」「すぐにチェックしたほうがいいもの」「後回しでもいいもの」などと振り分けている時間自体が無駄ではありませんか？

その点グループウェアであれば、「自分へのお知らせ」や「掲示板」といった機能ごとに最新情報が通知されます。自分に関係のある告知はすぐチェックできますし、そうでない情報は後回しにするといったことが容易にできるのです。

ふん、そんなにうまくいくものじゃないだろう。そもそも1つのフロアで全員が働いているのだから、本当に伝えたいことは直接声で言えばいいんじゃないのかね？　おーい島崎、お茶持ってきなさい！

いえいえ。小規模の会社でも、グループウェアを使って社内コミュニケーションを改善している例はたくさんあります。例えばゴム製品メーカーの三浦ゴム製作所さんは、従業員数20人ほどにもかかわらずグループウェア「サイボウズ Office」を採用。社内のコミュニケーションを劇的に改善されています。

「グループウェアはうちでは必要ない」と思っていた――三浦ゴム製作所の事例記事より

同社業務グループの金田一徹主任

三浦ゴム製作所の三浦広之社長

「コミュニケーションの取り方が全く変わりました！」（三浦社長）

「電話はどうしても相手の仕事を中断させてしまいますが、グループウェアであれば相手の自由を奪うことがありません。」（金田一主任）

「弊社ではトピックごとにメッセージを立てて、宛先に関係者を入れるようにしています。そうすることで、何についてのやりとりかを明確にし、後から『あの件はどうなったのだろう』と確認する際にも役立っています。」（金田一主任）

「以前も同じようなやりとりをE-mailで行っていましたが、サイボウズ Office内のメッセージであれば誤って社外に送ってしまう心配もないので、安心してやりとりができます。」（金田一主任）

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グループウェアは売り上げアップにつながらない？

まあいい、そういう会社もあるだろう。しかし隣は隣、ウチはウチだ。そもそもグループウェアなんか入れても売り上げアップにはつながらないだろう？　従業員がいくら楽になるといっても、そんなツールに金を出すわけにはいかんよ。

グループウェアは「売り上げアップに関係ない」とおっしゃいますが、それこそが2つ目の誤解です。

なんだって？

確かに「グループウェア導入によって売り上げ○○％アップ」といった具体的な数字を出している企業はあまりないかもしれません。しかしグループウェアは、従業員の皆さんに「本来の業務」に集中してもらうための強力な仕組みを備えているのです。

例えば、社内のある人が出張をしたい時、その申請方法が分からなければ情報システム担当者などに質問しますよね？　そうしたヘルプデスク業務自体は1〜2時間で終わるかもしれませんが、月間や年間で見れば「聞く側」「聞かれる側」の双方にとって大きなタイムロスになってしまいます。

一方、例えばサイボウズ Officeでは、従業員が自ら簡単に業務アプリケーションを作れる「カスタムアプリ」という機能を備えています。この機能を使って「よくある質問と回答集」などをまとめておけば、単純なヘルプデスク業務などに割かれていた“無駄な時間”を大幅に削減できるでしょう。

しかし……そんな無駄な時間が発生しているなんて声、社内のどこからも上がってこないが……。

それは当然です。たとえそれが本来の業務に関係のない仕事であっても、現場の従業員からすれば「仕事をしている感」は得られるからです。

ただ、現場にとってはいいとしても、経営者から見ればそんな無駄を放置しておくこと自体が問題だと思うのですが……？

うぬぬ……（それはそうかもしれん）。

社員が本業に集中して生産性を上げることは、経営者にとっても納得しやすい判断材料になるはずだ（「グループウェアの教科書」より）

導入しても誰も使ってくれないのでは？

まあ、百歩譲ってグループウェアを導入するメリットはあるのは分かった。だが実はうちの会社でも数年前、システム開発会社に依頼して独自のグループウェアを構築したことがある。でも今では結局誰も使っていないじゃないか。今回ももし導入したとしても誰も使わなくなるんじゃないのかね？

確かに、どんなにいいツールを導入したとしても、それだけで従業員が使いこなすのは難しいかもしれません。

ほら見ろ！　言った通りじゃないか。さては図星だな？

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