「絶対にコラボツール導入を認めない経営者」VS.「絶対に導入させるシステム担当者」：ガチ対決（3/3 ページ）

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いえ社長、話には続きがあります。「素晴らしいツールを用意したから使いなさい」と言っても、従業員は「どう使えばいいのか」ととまどってしまうでしょう。従業員が自ら積極的に使うような流れを作るためには、グループウェア内に「毎日使う必然性のある業務」を入れておくのが重要なのです。

毎日使う必然性のある業務……？

はい。例えば「スケジュール管理」などがそれに当たります。また、どの会社にも電話はかかってくるはずなので、「伝言メモを残す機能」をグループウェア内に入れておくのもいいでしょう。さらに言えば、絶対にやらないといけない交通費申請や出張申請などの「ワークフローシステム」をグループウェア内に入れてしまうという手もあります。

グループウェアを使い始めたころに失敗するパターンの1つが「人事通達などの“見なくてもなんとかなる”情報を確認する場」にしてしまうことです。そうではなく、グループウェアに対して「ここに来る必要がある」と思ってもらうことが、グループウェアを活用してスムーズに情報共有するための第一歩と言えるでしょう。

「サイボウズ Office 10」のトップページ例

とはいえ最近のグループウェアは機能が多すぎて、私でさえ把握できないほどだ。そんな複雑なものをいきなりウチの従業員が使いこなせるとは思えないんだが……。

それもご安心を。最新版のサイボウズ Office 10では、全社に加えて個人単位で「ある機能を使える／使えない」といった制限を設けることができるのです。

つまり、まずは誰もがとっつきやすいスケジュール管理や掲示板、ファイル管理などの機能を全社に解放しておき、次にメッセージ機能などのより踏み込んだツールを一部の部門に解放する――といった使い方ができます。こうすることで、「機能が多すぎてよく分からない」といった事態を回避することもできるでしょう。

部署ごとに必要な機能を追加していくことで、「自分たちで使いこなしている感」を醸成できる（「グループウェアの教科書」より）

でもお高いんでしょう？

わかった、わかった。では1000歩譲ってウチの会社でも導入してみる価値はあるとしよう。それでも、前回システム開発会社に依頼した時はとんでもない額のコストがかかったが……。今回これだけの機能があるツールなら、相当高いんじゃないのかね？

恐らく前回ものすごくコストがかかったのは、サーバ設置費やシステム開発費用などの「初期費用」でしょう。しかしサイボウズ Officeならその心配は無用です。パッケージ版のほかクラウド型のサービスプランを用意しており、初期費用を一切かけずに使い始めることもできるのです。

初期費用が無料というと聞こえがいいが……。パンフレットを見るとユーザー1人当たり月額500円と書いてあるだろう。私の目はごまかせないぞ。うちは40人だから「40×500×12」で、年間当たり24万円かかることになるじゃないか。

それを高いととるか安いととるかは考え方次第ですが、1つ言えるのは、クラウドの料金は「サービス提供代金」以外の価値も含まれているということです。

過去に経験されているのでご存じかと思いますが、自社でグループウェアを運用しようとすると、初期費用のほか、システムの運用管理コストなども発生します。特に御社のようにシステム開発を外注している場合、その人件費などもばかになりませんよね？

ところがクラウド版のサイボウズ Officeなら、1人当たり500円の料金内にシステム運用コストやサポート代金なども全て含まれています。突然のシステムダウンに頭を悩ませる必要もなければ、何かあった際に日本語でのサポートをいつでも受けられるのです。

そうは言っても、自社内にデータを置かないクラウドサービスはなんとなく不安だしな……。

これも考え方次第ですが、自分たちだけが使うシステムを自社で運用するよりも、大手企業を含む多くの企業に向けてサービスを提供しているクラウドの方が安心して使えるとは言えませんか？　サイボウズのクラウドは情報漏えい事故などが起きたことも一切ありませんし、毎月100％近い稼働実績をWeb上でも公開しています。

クラウド版サイボウズユーザーに聞いた「クラウド移行のメリット・デメリット」

うう〜む……。うう〜〜む……。よし、分かった！　そこまで言うなら試しに使ってみようじゃないか。とはいえいきなり本格導入するのもハードルが高いから、まずは無料で試させてくれんかね？

そう言っていただけると説明したかいがありました。ただご心配なさらなくても、サイボウズ Officeでは30日間の無料お試しプランを用意しています。もちろん全ての機能を無料でお試しいただけるほか、設定した点を有料版に引き継ぐこともできるので、どんどん使いこんでいただけるようになっています。

よし、そうと分かれば明日から試してみるか。おーい島崎、すぐに申し込みだ！

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