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» 2015年05月18日 10時00分 UPDATE

「やばい、出張と会議が重なっちゃった!」――そんなダブルブッキングを“クラウド会議”で回避してみた

出張の予定があるのに大事な会議に出なくちゃいけない……ビジネスパーソンならそんなシーンに直面することもあるはず。ここではクラウドサービス「Cisco CMR Cloud」を使い、そうした状況をうまく解決するプロセスを見てみよう。

[PR/ITmedia]
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 大事なミーティングがある時に、出張の予定が入ってしまうと困ってしまうもの。どちらかの予定をずらせればいいですが、なかなかそうもいかないのがビジネスパーソンの常。そこで今回はクラウド遠隔会議サービス「Cisco CMR Cloud」を活用し、そんな“ダブルブッキング”を回避するプロセスをご紹介します。

出張中に大事な会議が……

 私はITmedia ニュースで編集記者として働く2年目社員。取材で初めて九州に出張し、わくわくしながら出張先のホテルに早めのチェックインを済ませたところです。飛行機での長旅に一息ついたその時、上司から突然スマートフォンに着信があり……!?

 「もしもし、今どこにいる?」

 「お疲れさまです。たった今、出張先の博多のホテルにチェックインを済ませました」

 「はっ、博多!? お前、明日の会議で特集予定を発表する予定だっただろ!

 「…………あっ……

 

photo どうする? どうする? どうする?

 うかつでした。出張のことばかりに気持ちが奪われ、大事な(しかも自分がプレゼンするはずの)会議の予定をすっかり忘れてしまっていたのでした。

 「大変申し訳ありません。資料をすぐにメールで送りますので……」

 「その時間はチーム全員出払っているし、資料だけ送られても困る!

 

 もはや万事休すか――諦めかけたその時、ある1つの方法を思い出しました。

 「そういえば、当社は最近ビデオ会議システムを導入したじゃないですか。明日は会議室内にあるビデオ会議端末に私のPCから接続して、博多からプレゼンしますよ!

 「はぁ……そんなことできるわけがあるか。ビデオ会議システムは専用端末同士でしか接続できないって、導入時に情報システム部門も説明していただろ?」

 「いえ、方法はあります。ビデオ会議システムと同時に導入したクラウドサービス『Cisco CMR Cloud』を使えば、PCやスマートフォンからも会議室内のビデオ会議端末と接続して遠隔会議ができると言っていたはずですよ」

 「Cisco CMR Cloud……?」

“専用端末の壁”をなくす「Cisco CMR Cloud」とは?

 「Cisco Collaboration Meeting Rooms Cloud」(以下、Cisco CMR Cloud)は、遠隔会議ツールとして広く使われている「電話会議」「ビデオ会議」「Web会議」の相互接続を可能にするクラウドサービスです。

 これらのツールは映像配信の方式などがそれぞれ異なるため、従来なら相互接続するために数百万円規模のシステム環境を整備する必要がありました。しかしCisco CMR Cloudでは、必要なシステムの機能をクラウドから提供。シスコのWeb会議サービス「Cisco WebEx」のオプションとして利用でき、1ライセンス当たり月額1万円程度(参考価格)でシステム種別の壁を越えた遠隔会議を実現できるそうです。

photo Cisco CMR Cloudの概要

 それでは、さっそく使ってみることにしましょう。私の手元にあるノートPC(Macbook Air)と会議室内のビデオ会議端末(Cisco TelePresence MXシリーズ)を接続し、博多のホテル内から都内の会議室にプレゼンする環境を整えてみます。

photo Cisco TelePresence MXシリーズ

セッティングは簡単 全員がライセンスを持っていなくてもOK

 Cisco CMR Cloudを利用するには、会議メンバーのうち誰かがライセンスを持っていればOK。1つのライセンスにつき最大1025端末(ビデオ会議端末から最大25拠点、WebExから最大1000拠点)で利用できるため、「ライセンスを持っている人が会議オーナーになり、他の参加者をゲストとして招待する」――という使い方ができるようになっています。

 アクセスするのも簡単です。PCから会議に参加する際は、オーナーから届いた招待メールのURLをクリックするだけ。ビデオ会議端末の場合も指定のURIもしくは個別会議番号に対して発信操作を行うだけで、簡単に相互接続をスタートできます。

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 今回は、会議室にいる上司に「2015年度方針説明会」というバーチャル会議を主催してもらい、私をゲストとして招待してもらうことに。手元のノートPCから会議室内の大型ビデオ会議端末と接続し、会議室内のメンバーとの間で顔や資料を映し出しながら発表できるようにしました。

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遅延はほとんどなし プレゼン資料を共有しながらの会議もラクラク

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 準備が整ったところで、いよいよ会議の時間がスタートしました。博多のホテルで広げたMacbook Airに会議室内の様子が映し出され、お互いの状況を見ながら音声でやり取りしてみます。

 会議が始まってまず驚かされたのは、映像/音声共有のスムーズさです。Cisco CMR CloudはWeb会議をベースとしていますが、映像の乱れや遅延を意識することなくスムーズに遠隔会議を行うことができました。


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 こちらの表情を会議室内のビデオ会議端末に映し出せるのはもちろん、プレゼン資料を画面上に映し出しながらプレゼンすることも可能。今回は、ITmedia ニュースで昨年スタートしたクリエイター向けコーナーの資料を会議室内に映し出しながら、無事に30分間のリモート会議を終えることができました。

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スマホやタブレットでも参加可能 新たな働き方のインフラに

 「一時はどうなることかと思ったが、なんとか発表を無事こなしてくれてよかったよ」――1泊2日の九州出張から帰ってくると、上司からそんな言葉が。プレゼン内容もちゃんとメンバーに伝わったようで一安心です。

 実際にCisco CMR Cloudを使ってみると、会議室内のビデオ会議端末にPCなどからアクセスできるのには想像以上に大きなメリットがあると感じられました。出張先のホテルや自宅などさまざまなところから会議室に接続し、複数の参加者とディスカッションする――そんな働き方ができるのはCisco CMR Cloudならではの利点と言えるでしょう。

photo PCのほか、スマホやタブレットからでも利用できる

 もちろん、今回のようにうっかり会議と出張をダブルブッキングしてしまったような場合だけでなく、一般的なビジネスシーンでもCisco CMR Cloudは活躍します。例えば、ぱっと思いつくだけでも以下のような活用シーンが考えられそうです。

  • 営業訪問先に向かう前のすきま時間に、外出先からスマートフォンで社内メンバーとミーティングする
  • 社外メンバーを招待して、複数社にまたがる遠隔会議を行う
  • 時差のある海外拠点とグローバル会議を行う際、会社ではなく自宅PCからアクセスする
  • 子どもの送り迎えなどで出社できない際、社外からタブレットで会議に参加する

 Cisco CMR CloudはPCのほかスマートフォン/タブレットからも利用でき、ビデオ会議端末も接続先をURIで指定できるH.323準拠のものならどれでも使用できます。「場所や時間を超え、さまざまなメンバーと遠隔会議を行いたい」――Cisco CMR Cloudは、そんな現代のビジネスパーソンのニーズに応える強力なツールと言えるでしょう。

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提供:シスコシステムズ合同会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ニュース編集部/掲載内容有効期限:2015年6月7日

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