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2016年05月30日 10時00分 UPDATE

飲まずにできる「飲みニケーション」!? 上司や同僚との距離をぐっと縮める“秘策”とは

部下や上司、同僚との距離を縮めるには“飲みニケーション”がベスト!――と思っていませんか? しかし今では、お酒を交えなくてもカジュアルなコミュニケーションができる手段が登場しています。創業50年の老舗企業・東邦レオが試してみた“秘策”とは!?

[PR/ITmedia]
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 突然ですが、職場の人とのコミュニケーションに満足していますか? メンバーとともにスムーズに仕事を進めるためには、業務連絡はもちろんのこと、日ごろからの何気ない会話を通じて信頼関係を築くことも欠かせません。

 しかし、異なる拠点にいるメンバーと物理的な距離が離れていたり、時間がなかなか合わなかったりすると、そうしたコミュニケーションもおろそかになりがち。ついつい業務連絡が滞ってしまったり、人間関係が窮屈になってしまったり――そのような悩みを抱えるビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。

 そこでITmedia ニュース編集部では、職場でのコミュニケーションをより良くしたいと考えている企業に注目。最新のITツールを試してもらい、どのような成果が得られるかを取材させていただきました。協力してくださったのは、創業50年の老舗建設資材会社・東邦レオ。果たして同社はITツールをどのように活用し、どんな成果を得たのでしょうか……?

多拠点ならではの距離が“壁”に 東邦レオが抱えていた悩み

 今年で創業50年を迎える東邦レオは、ユニークな事業で発展してきた企業です。独自資材と施工による建物断熱事業からスタートし、屋上緑化や都市緑化、地域のコミュニティづくりなどにも領域を拡大。子会社のイノベーションでは、木造住宅の新たな付加価値づくりを目指し、屋上グランピングテラス事業なども手掛けています

photo 階段を上るだけで気軽に行ける屋上グランピングテラス

 拠点は大阪本社のほか、東京、名古屋、福岡など数多くにわたっています。しかし、拠点を増やす上で課題となっていたのが、物理的な距離が社内コミュニケーションの“壁”になっていた点でした。

 そこで同社は2000年代にいち早くテレビ会議システムを導入。拠点間でのミーティングや、事業責任者による全社へのメッセージ伝達に活用してきました。また近年では、事業部ごとにメールやFacebook、LINEなどのツールを独自に利用して情報共有してきたといいます。

photo 東邦レオの熊原淳さん

 しかし「現状ではまだまだ不十分」と話すのは、東邦レオで広報室長を務める熊原淳さんです。

 「当社が今後ますます成長するには、さらなる新規事業の創出が欠かせません。そこで必要となるのが、既存事業の隙間にある“ビジネスの種”を発掘することです。ただし、現状ではコミュニケーションが事業部ごとに閉じているため、現場レベルで互いの事業が見えにくく、事業の隙間を埋めるのが難しいと感じていたのです」(熊原さん)

 そこで今回、ビジネス向けコミュニケーションツール「Works Mobile」を試してみることに。同社にとっては初めてとなる「お仕事チャットツール」を、熊原さんたちはどのように使いこなしたのでしょうか? その様子を見ていきましょう。

外出先でトラブル発生! 公開した資料に誤りが……

 今回、東邦レオがWorks Mobileを試用したシーンは、大阪と東京、子会社のイノベーションに分散している広報社員や営業社員のグループコミュニケーションです。例えば地方都市でイベントを開催する際や、新たに広報発表をする際などに、情報共有を効率化できると考えたそうです。

 社内でWorks Mobileの初期設定を担当したのは、管理者を務めた広報室の安井彩さん。安井さんは「トライアルに参加したメンバーは20〜40歳代で、特に若い人はすんなりと初期導入を進めることができました」と話します。

photo 東邦レオの安井彩さん

 導入効果として安井さんたちが真っ先に感じたのは「スピード感」です。例えば、同社がある広報資料を発表した際、公開後に内容の修正が必要になるシーンがあったそう。通常ならば、他部署を含む関係者間で確認し合う際、全員がメールを確認するまでに時間がかかることも多いですが、今回は全スタッフのメッセージをWorks Mobileのグループトークで共有・確認することで、数時間程度でのスピーディーな対応を実現できたといいます。

photo 東邦レオでのWorks Mobile上のやり取りをもとに作成(以下同様)
(© LINE Corporation)
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 「広報発表時は業務が非常に立て込んでおり、社外に出ている社員もいます。そうした中で起きてしまったトラブルに対処する上で、スマートフォンへのプッシュ通知や『既読』機能を通じ、スピーディーかつ確実に連絡し合えた点は非常に助かりました」(安井さん)

 東邦レオではこれを機に同ツールの便利さを知る人が増え、利用が活性化。PCを利用しにくい出張時などの情報共有手段として積極的に使うようになっていったといいます。

LINEやFacebookメッセンジャーとどう違う?

 ただし前述の通り、東邦レオはこれまでもFacebookやLINEでコミュニケーションを行ってきました。それらとWorks Mobileの違いはどんな点にあるのでしょうか。熊原さんと安井さんの2人が口をそろえるのが「私的な連絡が一切混ざらないこと」です。

 「Facebookメッセンジャーなどの個人向けツールだと、スマートフォンにプッシュ通知が来ても『仕事のメッセージ』と『プライベートなメッセージ』が混じってしまっています。一方、Works Mobileには仕事のメッセージしか来ないので、大事な業務連絡を見落とすことがありませんし、気持ちを切り替えて使うことができました」(安井さん)

photo

まるで“飲みニケーション”!? ベテラン社員もスタンプにびっくり

 ビジネス向けに特化しているWorks Mobileが同社にもたらしたのは、チャットツールならではのスピード感にとどまりません。中でも熊原さんが高く評価するのが「スタンプ」機能です。

 「仕事でミスしてしまった際などは誰でも落ち込みますが、そんな時には『大丈夫』『がんばれ』といったスタンプを送り合えます。メールでは文面が堅苦しくなるなど、励ますことは意外に難しいもの。しかし、スタンプなら気軽に気持ちを伝えられ、チーム内の結束を固めることにも役立つと感じました」(熊原さん)

photo (© LINE Corporation)

 そんな熊原さんのWorks Mobile利用画面を見せてもらうと、同じ部署の後輩とのスタンプを用いたやり取りが目に入ってきます。「普段はLINEでスタンプなどはあまり使わない」という熊原さんだが、仕事上でのスタンプは「かなり便利で驚いた」そうです。

photo 「スタンプが便利で驚いた」と話す熊原さん

 スタンプの便利さは、気持ちを伝えられる点にとどまりません。チーム内での返事などをスタンプで簡単に済ませることで、メールでの「お疲れさまです」といったメッセージ作成の手間を削減でき、各メンバーが本来業務に一層打ち込めるようになったといいます。

 東邦レオの社内情報共有をスムーズにしたWorks Mobile。同社はこうした実益面だけでなく、ユーザーの心理面からもメリットを感じているといいます。

 「企業内コミュニケーションを活性化させる手法には昔から“飲みニケーション”がありますが、Works Mobileを使ってみてからは、部下がスタンプで上司に返事をしたりと、社員間の意思疎通がまるで飲み会のように気軽にできるようになりました。社員の人柄が分かれば、部門の壁も乗り越えやすくなるはずです」(熊原さん)

 今回の試用を通じ、東邦レオは確かな手応えを感じているようです。中でも熊原さんが注目するのは、営業社員によるさらなる活用だといいます。

 「社用車で移動している時にも簡単にメッセージを確認できるなど、外出機会の多い営業社員にとってWorks Mobileは効果的な情報共有ツールになるはずです。使い勝手が認知されれば、営業社員による現場でのコミュニケーションも盛り上がるでしょう」(熊原さん)

photophoto 営業社員による活用例(© LINE Corporation)
photo 自社ビルの屋上会議室にて

ビジネスには「ビジネス向けコミュニケーションツール」を

 東邦レオが今回試用したWorks Mobileは、LINEの兄弟会社であるワークスモバイルジャパンが提供しているビジネス向けコミュニケーションツールです。

photo Works Mobile(© LINE Corporation)

 Works Mobileの最大の特徴は、LINEの兄弟会社である同社だからこそ実現した「LINEを踏襲した操作感」。トーク機能などのUI(ユーザーインタフェース)をほぼそのまま踏襲するほか、LINEでおなじみの「既読」機能やスタンプも利用できます。さらに法人向けに、任意のメンバーを招待して互いの予定を共有できる「カレンダー」機能など、独自機能も用意されています。

 加えて、企業向けの管理機能も充実。管理者によるアカウントの消去や、専用アプリをインストールしたスマートフォン内データの遠隔消去なども可能で、社員が退職した場合や、万一スマートフォンを紛失してしまった場合の情報漏えい対策を実現できます。各種利用ログも全て取得しており、トラブル時の原因究明と対応の迅速化に役立てられるようになっています。

 掲示板機能やクラウドストレージ機能を通じ、メッセージを残したり、各種ファイルを保管したりできるのもポイントです。一般的なチャットツールは情報が古いものから“流れて”しまいがちですが、大切なデータを残すことにも対応。東邦レオもすでに、これらの機能を企画書の保管などに活用し始めているそうです。


 ビジネス活用に特化した機能や管理性を押さえつつ、メンバー同士のカジュアルなやり取りも可能にするWorks Mobile。東邦レオも試用を通じてそのメリットを十分に感じたそうです。あなたの会社でも、Works Mobileの無料トライアルを通じ、“飲みニケーション”のようなスムーズな情報共有を体験してみませんか?

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アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ニュース編集部/掲載内容有効期限:2016年6月29日