あなたの会社の「会議時間」、長すぎかも？ 業務の“見えないムダ”を減らす方法とは
朝から晩までいくつもミーティングが続き、気が付いたら1日の業務時間のほとんどが会議で終わってしまっていた――そんな経験を持つ人は少なくないだろう。とはいえ会議の内容はそれぞれ重要なもの。業務現場の生産性アップを目指す経営層から「不要な会議時間を減らせ」と言われても、そう簡単にはいかないケースが多いはずだ。
そんな日本企業にはびこる諦めムードを変えようと、新たな取り組みを始めたのがKDDIだ。同社はビジネスパーソンの業務時間の中で大きな割合を占める会議に注目し、効率化するためのソリューションとして「Cisco Spark with KDDI」「Cisco Spark Board」の提供をスタートした。
業務効率化と生産性アップを目指す企業にとって、どのようなアプローチが有効なのか――。KDDIの梶川真宏氏（ソリューション事業企画本部ネットワークサービス企画部長）とシスコシステムズの石黒圭佑氏（コラボレーションアーキテクチャ事業コラボレーション営業部長）に聞いた。
Cisco Sparkとは？
「ワークスペース」と呼ぶオンライン空間にチームメンバーが集まり、チャットやファイル共有、ビデオ会議などを行える企業向けクラウドサービス。PCやスマートフォンなどマルチデバイスで利用でき、インターネット環境があればいつでもどこでもチームで共同作業できるのが特長だ。
業務効率改善のカギは「会議」
――ある調査によると、79％の企業が「残業時間を減らす努力をしている」とのことですが、いまだに多くの企業で業務効率の改善が課題になっています。解決方法はありますか。
KDDIの梶川真宏氏（ソリューション事業企画本部ネットワークサービス企画部長）梶川氏 カギを握るのは「会議」と「移動にかかる時間」だと考えています。
――と言いますと？
梶川氏 ビジネスパーソンの勤務時間の4割弱が会議に費やされているという報告があります。実際、わたし自身も、1日の中で会議の占める割合が特に大きいと感じています。
また、営業スタッフであれば、他社と打ち合わせするための移動にかなりの時間を費やしてしまい、規定の就業時間内ではデスクワークをしている時間が取れない、ということもあるようです。
――では、会議をできるだけ減らせば改善するのでしょうか。
梶川氏 いえ、単純に会議をなくしても生産性が上がるわけではありません。会議は重要事項の決定や合意形成のために必要な場ですから。必要な会議を減らさずに時間を作る――そのためには、「会議の前後の時間」を効率化する必要があるのです。
――会議に関する「会議の前後の時間」。具体的にはどんなものでしょうか。
石黒氏 まず、会議にメンバーを招集するのに時間がかかります。資料を作って印刷してとじる、などの準備も手間です。また、会議室に集合してから「資料を忘れた」「プロジェクターがつながらない」など時間通りに始まらない……といったムダな時間もあるでしょう。
多くの企業に話を聞くと、そもそもムダな時間を減らして価値のある時間を生み出せるという発想がないこと、会議に役立つツールがあるのに周知されていないことも課題だと感じます。
――昨今、家庭の事情などで在宅勤務する人や、オフィスに縛られずに働く人（モバイルワーカー）も増えてきています。このことも、社内会議のあり方に変化をもたらしつつあると言われています。
石黒氏 そうですね。リモート環境の人にとっても参加しやすい会議が求められるようになってきています。社外にいる人たちが、社内の人たちと“平等”に発言したり、資料を共有したりできるようでないと、有意義な会議は成立しません。
なぜ「ムダ時間」を削減できるのか？
――会議に関する余分な時間を減らしつつ、社内外を問わずコミュニケーションできるようにする。企業はそのために、どのようなことに取り組むべきでしょうか。
梶川氏 社内外を問わずスムーズにコミュニケーションできるかどうかは、使うツールやネットワーク環境にも左右されます。そのため、目的に応じたツールを使うことも重要になります。
当社がこのほど提供を始めたCisco Spark with KDDIは、オンライン空間にプロジェクトごとの「ワークスペース」（グループ）を常設し、そこでチャットやファイル共有、画面共有、ビデオ会議などを行えるサービスです。
メンバーは常にこのワークスペースの中にいるので、会議のためにメールで招集する必要はなく、チャットで簡単にビデオ会議の調整ができます。また、このスペース内でファイルを共有していれば、会議のための準備時間がほとんどなくなります。会議中に出た意見や追加資料もこの中で共有すれば、議事作成などの手間もなくなります。
――Cisco Spark with KDDIを導入すると、どのように会議が効率化されますか？
梶川氏 まず先ほどのご説明の通り、ワークスペースでの情報共有で、会議の事前準備や会議後の情報共有など、さまざまなタイムロスをなくせます。もう1つ大きいのは、会議のために事業所間を移動する必要がなくなることですね。
異なる事業所にいるときはもちろん、外出先でも、PCやモバイル端末にCisco Sparkアプリがインストールされていればすぐに会議に参加できます。都内の外出でも往復で1時間程度かかってしまうことが多いので、移動時間を削減できることは非常に効果的です。このように会議に関係するプロセス全体が効率化され、結果として会議に費やす時間を大きく減らすことができるでしょう。
――なるほど。しかし、これまでのテレビ会議やWeb会議は、接続設定に時間がかかる、品質が安定せず音声が途切れてしまい会議室同士の会議では利用しづらいといった課題もありました。
梶川氏 その課題を解決するために、ビデオ会議デバイス「Cisco Spark Board」も提供しています。これがあれば、Cisco Sparkのビデオ会議を個人間だけでなく、離れた会議室同士でも、まるで参加者がその場に集まっているかのような臨場感で行えます。メンバーの所在地にかかわらず、よりスピード感のある情報共有ができるのです。
石黒氏 臨場感のあるビデオ会議を手軽に始められるだけでなく、Cisco Spark Boardは、それ自体がインターネットに接続された端末の1つになっています。社内だけでなく社外のモバイルデバイスともつながっている。これが何を意味するかというと、自分のそばにCisco Spark Boardがなくても、あたかもその前に立っているかのようにデジタルホワイトボードにも書き込むことができるのです。
そのため、社内にいなくてもCisco Sparkのスペースに入ってさえいれば、中にいる人と同じように会議に参加できます。
――会議室の中と外で格差がなくなるわけですね。
石黒氏 そうですね。そのほかにも、Cisco Spark Boardは、Cisco Sparkと同じようにスペース上で共有していた資料を呼び出したり、ホワイトボード機能で書き込んだ内容を再表示したりできます。これらの操作は全てCisco Spark Board上で行えるので、PCを会議室に持ち込む必要すらなくなります。
KDDIが「Cisco Spark」を通じて提供する価値
――しかし、Cisco Sparkはシスコシステムズも提供しています。KDDIがサービスを提供する意義はどこにあるのでしょうか。
梶川氏 社外にいる人が、オフィス内の人とスムーズにやり取りすることは今後ますます重要になるでしょう。そのために必要なのは「デバイス」と「ネットワーク」です。
KDDIはこれまでもモバイル化を推進し、スマートフォンなどのデバイス、ネットワーク、サービスを一貫して提供してきました。Cisco Spark with KDDIの提供においても、「モバイル端末を使って会議を効率化したい」といったお客さまのニーズには柔軟に応えられるはずです。
さらに、KDDIがこれまで手掛けてきたさまざまな企業向けコミュニケーションサービスにCisco Sparkが加わることで、「会議の効率化」という新たな価値をご提案できます。これは、KDDIの既存のお客さまにとっても大きなメリットになるでしょう。
――世の中にはさまざまなビデオ会議ソリューションがあります。Cisco Sparkをビデオ会議ツールとして見たときに、他サービスへの技術的優位点はあるのでしょうか。
石黒氏 ビデオ会議にありがちな画像と音声の遅延や乱れは、社外からの会議参加を難しくしてしまいます。Cisco Sparkは、シスコの持つ優れたビデオ圧縮技術やパケットロスの補完技術により、高品質なビデオ会議を行えます。それは他社サービスとの大きな違いであり、Cisco Sparkの優位性だと考えています。さらに、KDDIさんに通信環境をお任せすれば、より安定したビデオ会議を行えるでしょう。
――Cisco Spark with KDDIならではの新サービス、新機能などの予定はありますか？
梶川氏 KDDIの音声基盤とCisco Sparkを連携させることで、Cisco Sparkでの電話機能（固定電話番号発着信、PBX機能）を提供する準備を進めています。これは、音声基盤を持つKDDI独自の新機能です。
かつて固定電話を使いたい場合は、PBXを社内に置くのが一般的でした。クラウドPBXサービスを使う場合もそのための機器を置く必要があり、回線敷設や機器設置、運用の手間がかかっていました。今後提供予定のCisco Spark with KDDIの電話機能は、全ての要素をクラウド上で賄う「フルクラウド」のサービスなので、機器設置・管理の手間やコストを削減できるでしょう。ナンバーポータビリティ（MNP）にも対応予定なので、既存の固定電話番号をCisco Spark with KDDIで利用できるようになります。
Cisco Spark with KDDIは情報システム部門にとっても“改革”となる
――ITツールの導入を検討する情報システム部門にとっても、Cisco Sparkにメリットはあるのでしょうか。
梶川氏 実はCisco Sparkは、業務現場だけでなく、情報システム部門にとってもメリットがあります。情報システム部門は社員の生産性向上のためにさまざまなITツールを吟味して導入しますが、導入しても社員に使ってもらわないと意味ありませんし、セキュリティに問題があってはいけない。便利だからといって運用が煩雑では、情報システム部門に負荷がかかります。
Cisco Sparkは非常に簡単に会議ができるユーザーインタフェースを持っていますから、誰もが使いたくなります。また、通信ごとにエンドツーエンドで暗号化されており、Cisco Spark Boardに書かれる一筆一筆は全て暗号化されており、セキュリティ面も作り込まれています。
情報システム部門の負荷削減には、われわれKDDIのサービス提供体制がお役立ちできるのではないかと考えています。KDDIであれば必要なデバイス、ネットワーク、サービスを一気通貫で提供できますから、導入・運用にかかる手間を大きく減らすことができます。
梶川氏 会議をいかに効率化させるかは、多くの企業が抱える課題。われわれはここにフォーカスしてCisco Sparkをご提案しています。
しかし、これはCisco Sparkにできることのほんの一部にしか過ぎません。例えば、高いスキルを持っているのに在宅でしか働けない人、短時間しか仕事ができない人もいるでしょう。Cisco Sparkを導入すれば、場所に関係なくチームとして作業できますから、そのような人材であっても採用できる、つまり採用の幅が広がります。将来的にはテレワークの普及にも効果を発揮するでしょう。
石黒氏 Cisco Sparkはクラウドサービスですし、Cisco Spark Boardも常にインターネットにつながっています。つまり、サービスやハードウェアにネット経由で新機能が追加され、どんどん便利になっていきます。例えば年内に、話者の顔を自動でアップにする自動ズーム機能が追加される予定です。
このように「いったん導入して終わり」ではなく、その後もお客さまのニーズに応じた新機能を追加していくことで、会議だけでなくさまざまなコミュニケーションを改善し、業務の効率化に貢献できると考えています。
梶川氏 KDDIではCisco SparkやCisco Spark Boardの体験デモルームも用意しています。ぜひ、これまでのツールとは違う品質を体感してください。
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提供：KDDI株式会社
アイティメディア営業企画／制作：ITmedia NEWS編集部／掲載内容有効期限：2017年10月31日
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