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» 2017年11月28日 10時00分 公開

「うちが働き方を変えるなんて無理」と諦めてない? そんな企業が生まれ変わる“シンプルな方法”

[PR/ITmedia]
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 多くの企業でいまだ大きな課題となっている長時間勤務。部門ごとのニーズに合ったITツールを導入して生産性を上げ、効率的に働けるようにしたい――ビジネスパーソンの誰もがそのように考えそうだが、現実はそううまくはいかない。その裏側には、企業内でIT導入に携わるさまざまな立場の“すれ違い”もあるようだ。

 例えば、ある業務部門が「この業務アプリがほしい」と思っても、情報システム担当者にとっては各部門の細かい要望に応じてツールを導入・管理することは難しい。また経営層からしても、新たなITツール導入のたびに予算を青天井に増やしたり、情シス担当者を増員したりすることは現実的ではないだろう。

 そんな状況を打破するのが、「現場が使いたい業務アプリを自分たちで簡単に作る」というコンセプトの新製品「AppSuite」だ。「うちの会社に働き方改革なんて無理」と一度は諦めてしまった企業が生まれ変わる方法とは――業務部門、情シス部門、経営層それぞれの観点から解説していこう。

AppSuiteとは?

 AppSuiteは、ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO」に今年10月に搭載された新製品だ。クラウド版とオンプレミス版が用意されており、クラウド版であればdesknet's NEOの基本料金(1ユーザー月額400円)に加えて1ユーザー当たり月額320円で利用できる。

 特徴は、売上管理や顧客情報管理など、さまざまな業務アプリケーションをGUIで簡単に作成できること。プログラミングなどの専門知識は不要で、誰でもほしい業務アプリを作成・展開できる。

 標準的な業務についてはテンプレートが用意されており、それらをベースに自社に合わせたアプリを構築できる。1からアプリを作る場合でも、パーツをドラッグ&ドロップで配置するだけでOKだ。アプリ上で金銭や時間を算出したい際は、「単価」×「数量」など、パーツと数式を組み合わせるだけで計算できる専用エディターが搭載されている。

photo アプリテンプレートを活用し、自社の要件に合わせた業務アプリを簡単に作れる(出典:ネオジャパン、以下同)
photo パーツを組み合わせてカスタマイズすることも容易

「自分がほしいアプリは自分で」――業務部門にとってのメリット

 これらのメリットを真っ先に感じられるのは業務部門だろう。一般的な業務アプリケーションでは現場ニーズの1つ1つに応えられず、スタッフが不満を感じてしまうことも多いからだ。

 例えば営業現場では、担当者ごとや製品ごと、顧客ごとなど、さまざまな視点で情報を集計し、担当部門や上長へ報告する必要がある。扱うデータは同じであるのに、それぞれの視点で報告しなければならず、二重三重の手間がかかるというわけだ。さらに、こうした報告業務をシステム化したい場合、いくつもの業務アプリや項目を開発したり、後から追加したりしなければならず、情シス部門に訴えても「全ての要望を踏まえて開発するのは難しい」と断られてしまう――そんな経験のある人もいるだろう。

 AppSuiteでは、1つのアプリの中で、目的ごとに異なる画面デザインを作成できる。つまり、共通データから上述したような複数の報告を1つのアプリで行えるというわけだ。

 例えば上長に報告する際、集計設定で複数のグラフを作っておくことで、(プルダウンで切り替えるだけで)異なる視点の集計データを容易に見せられる。また、報告会議の場で、検索条件を適宜指定して「前月分」「今月分」などの切り口で多角的な集計を見せることも可能だ。これらを1つのアプリで行えるため、Excelのようにシートやファイルが増えて煩雑になることもない。

photo ネオジャパン橋本宜倫氏(プロダクト事業本部SMB営業部主任)

 「AppSuiteは、個々の要件に応じて個別のアプリを作ることができます。いくつアプリを作っても、月額料金が変わることはありません。メインとなるアプリを作って、それをコピーして個々にカスタマイズすることもできますし、紙の帳票をそのままデジタル化することも容易です。ビジネスプロセスを理解している現場のスタッフのほうが、簡単にアプリを作れるかもしれません」と、ネオジャパンの橋本宜倫氏(プロダクト事業本部SMB営業部主任)は話す。

 さらに、既存のCSVファイルを読み込むだけでデータを簡単にグラフ化できるのも特長だ。同社の小西貴宏氏(マーケティング統括部プロダクトマーケティング主任)によれば「手持ちのデータを可視化してグループウェア上で共有するだけでも、大きなメリットを感じるユーザーは多い」という。

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IT化で増え続けるヘルプデスク業務……情シスへのメリットは?

 AppSuiteは業務部門だけでなく、情シス部門にとってもメリットがある。その1つが、アプリケーション開発と運用にかかる情シス部門の負担軽減だ。

 従来、業務アプリケーションの新規開発にあたっては、高い予算と長い期間をかける必要があった。また、新しいアプリケーションをローンチするごとに、こまごまとした問い合わせに応えなければならず、情報システム部門の負荷も高くなる課題もあった。

 AppSuiteであれば、Excelマクロよりも簡単にアプリを作れるため、情シス担当者が自らアプリを作るのも簡単だし、上記のように業務部門に任せてしまうこともできる。業務現場がアプリの内容を把握し、自ら率先して使ってくれるため、ヘルプデスク業務も最小限で済む。ユーザーが使いこなすほど手離れがよくなることから、AppSuiteの活用法に関する問い合わせは情シス部門としてはむしろ歓迎すべきことだろう。

photo ネオジャパン小西貴宏氏(マーケティング統括部プロダクトマーケティング主任)

 そしてもう1つのメリットは、情シス担当者の悩みとしてよく挙げられる「せっかく用意した業務アプリケーションが現場に浸透しない」という問題を解消できる点だ。

 「新しい業務アプリの最初の課題は、現場に使ってもらうことです。たいていの場合、情シス部門が使い方を教えることから始めなければなりません。業務アプリが増えれば、現場に混乱が生じる可能性もあります。その点、AppSuiteで開発したアプリは、1日の業務の中心となるグループウェアに統合されるため、必ず誰もが目にして自然と使うようになり、浸透も早いのが特長です」と小西氏は説明する。

 AppSuiteで実現できるアプリは、営業案件管理や小口現金管理、問い合わせ対応記録や顧客情報管理など多種多様だ。情シス部門ではこれまで手が出せなかった、ちょっとした業務でもシステム化できるため、現場のニーズに高いレベルで応えることができるだろう。

 一方、企業によっては業務アプリケーションの活用はおろか、まだ業務データの電子化もできていない――というケースもあるだろう。そんな企業に向け、AppSuiteでは紙ベースの業務をシステム化するための便利機能が搭載されている。

 まずは、AppSuiteの開発ツールに書類のスキャンデータを表示。それに合わせて必要なアプリのパーツをドラッグ&ドロップで配置していけば、書類をそのままデジタル帳票化できる。こうすることで、紙ベースの業務に慣れた従業員がそのままの感覚で利用でき、情シス部門の負担も軽く済むのだ。

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 他方で、多くの業務アプリケーションを1つのサービス内に集約するのはセキュリティ的に不安と思われる情シス担当者もいるかもしれない。その点、desknet's NEOは363万ユーザー以上の企業や団体、学校、自治体などに導入されており(2017年8月時点)、クラウド版を導入している国内金融機関もある。煩雑になりがちな紙やExcelシートで業務情報を管理するよりも、むしろセキュリティにおける信頼性は高いと考えることもできるだろう。

「現場からデータが上がってこない」と悩む経営層にも利点

 AppSuiteのメリットを享受できるのは、業務現場や情シス部門だけではない。経営者にとっても大きな導入価値がある。その1つが「業務データのリアルタイムな可視化」だ。

 AppSuiteで作ったアプリで管理している業務データの集計結果は、desknet's NEOユーザーが閲覧できるポータル画面に貼り付け、グラフとして可視化できる。Excelで管理している業務データとは異なり、複数のファイルの集計や分析、表作成などに時間をかける必要もない。現場が使っているデータをリアルタイムにグラフ化できるため、「現場からデータがいつまでたっても上がってこない」と悩む経営者にとっては朗報だろう。

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 「入力された情報をリアルタイムに可視化できるため、現場からの報告が遅いと悩むことはありません。経営情報を周知するのも容易です。部門長などにアクセス権限を与えたポータルに、見るべきグラフを表示させればよいのです。いまやグループウェアは業務の中心となっていますから、細かな進捗情報なども個別のポータルで共有するだけでよく、すばやい経営判断の助けになることでしょう」(小西氏)

 会議や報告会などの場でとっさに別の切り口でデータを見たい場合も、AppSuiteなら担当者自身がその場でグラフを作ることができる。

 さらに、クラウド版とオンプレミス版という2つの導入形態も評価されている点だ。社外環境にデータを保存するのが不安な企業であればオンプレミス版を選べばいいし、資産管理を簡素化したい場合はクラウド版が役立つだろう。加えて、AppSuiteのライセンス体系もユーザーの満足度が高いようだ。

 「AppSuiteはクラウド版なら1人当たり320円と、安価でシンプルなライセンス体系です。全社で一斉導入する必要はなく、部門ごとや個人ごとで簡単に導入できることから、投資しやすい点を評価する経営者も多いですね」と橋本氏。また、desknet's NEOの文書管理機能などとAppSuiteの業務データを組み合わせて、監査に活用する例もあるという。

 バージョンアップが無償であることも、クラウド版の人気の要因だ。「クラウド版は月額課金ですし、作成できるアプリの数にも制限はないため、まずは試してみようというユーザーも多いですね」(橋本氏)

「ウチには無理」を乗り越え、ちょっとしたアイデアから始める働き方改革

 提供が始まったばかりのAppSuiteだが、すでに業界・業種を問わずさまざまな企業から引き合いが寄せられているようだ。例えば、ある不動産事業者は、大量のExcelシートを一元化できることにメリットを感じているという。

 また別の小売り事業者は、ファクシミリやメールで行っていた店舗と本部とのやり取りをAppSuiteで一本化できると見込んでいる。さらに、これまで業務システムや紙ですらなく、ホワイトボードと電話で行っていた情報管理をデジタル化できた企業の例もあるそうだ。

photo 業務現場、情シス、経営層それぞれのメリットまとめ

 働き方改革と聞くと「うちの会社はまだその段階ではない」「人手不足でそれどころじゃない」と思う人も多いかもしれないが、大がかりな方法だけが全てではない。現場が抱えているちょっとしたニーズを楽にシステム化していくだけで、その積み重ねによって大幅な業務効率化が図れることだろう。

 AppSuiteは、業務改善に向けたニーズやアイデアを抱える業務現場にとっても、新たな負担を増やしたくない情シス部門にとっても、コストを抑えつつ業務を見える化したい経営層にとっても有用なツールだ。「うちの会社には無理」と一度は諦めてしまった企業こそ、まずは30日の無料期間で試してみてはいかがだろうか。

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アイティメディア営業企画/制作:ITmedia NEWS編集部/掲載内容有効期限:2017年12月27日