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2007年02月13日 00時00分 更新

第2回:シーン別活用術

「ScanSnap S510」でここまで進化――ワンランク上の情報活用術 (1/2)

なんとなく捨てられずにたまっていくビジネス文書や請求書の束。積もり積もった印刷物の地層を目の前にして途方に暮れた経験があるのなら、PFUの「ScanSnap S510」は最良の解決策だ。第1回で掲載したレビューに続き、今回はシーン別の「ScanSnap S510」活用術を紹介。「ScanSnap S510」を導入すれば、煩雑になりがちな紙資料の扱いが、オフィスでも家庭でも一変するはずだ。

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第1回:レビュー
ドキュメントスキャナの決定版――さらに進化した「ScanSnap S510」

人気のあるスキャナは、ドキュメントスキャナと呼ばれるものだ。その人気の理由をPFUの最新モデル「ScanSnap S510」から探ってみる。(2007/02/06)


ScanSnap S500

紙書類の取り扱いに困るオフィスの悩みを解決!


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私は如何にして“収納”するのを止めて“捨てる”技術を身につけたか。

「ScanSnap」を単なるドキュメントスキャナと侮ってはならない。ScanSnapはペーパーレス化や省スペース化だけでなく、生産性向上やセキュリティ強化をも実現するツールでもあるのだ。気鋭の通信・ITSジャーナリストで企業の客員研究員でもある神尾寿氏に、その本質を語ってもらった。(2005/06/14)


ドキュメントの電子化によるメリット

og_s5102_001.jpg S510の画質設定を変えて同一原稿(横幅の実寸は約60ミリ)をスキャン。画質は上からノーマル/ファイン/スーパーファイン/エクセレント。4ポイントという非常に小さな字でもスーパーファイン以上であれば問題なく判別できる

 ドキュメントの電子化によるメリットは確かに大きい。しかしその一方で「いざというときのために原本、とまではいかなくともコピー程度は残しておきたい」と考える人もいるだろう。ではコピー機の解像度はどの程度なのだろうか。

 実はオフィスでよく使用されているモノクロコピー機などは400dpi〜600dpi程度のものが多い。そしてスキャン時の解像度は、中間色のない2値データであれば出力と同解像度、多階調の場合は出力の1/2程度が一般的だ。

 実はこの解像度は、ScanSnapのノーマル/ファイン/スーパーファインの範囲に収まっている。つまり、コピーで残すくらいであれば電子化しておけばよいということだ。いつでも印刷物として紙に復元できる、という安心感があれば、潜在的なペーパーレスへの不安も払拭できるだろう。

 それでは実際の活用方法を、仕事と家庭の両面から見ていこう。

あふれるビジネス資料を効率的に管理――ScanSnap活用術 オフィス編

 いまだ多くの紙資料が散在するオフィスでは、ScanSnapの導入による恩恵は非常に大きい。職種によっては膨大な資料の山で机が埋もれている人もいるだろう。こういった光景に対して「机の上が散らかっている人は仕事ができない」といった言葉を耳にすることもあるが、それは多くの場合、違うのではないかと感じている。

 そもそも仕事のできない人に散らかるほどの資料が回されるわけはない。仕事ができるからこそ、その人を中継点とする情報のトラフィックが発生し、ものすごい量の入出力に忙殺され、その結果バッファあふれを起こしているのだ。とはいうものの、資料があふれればその分ミスが増えるのもまた事実である。

 そこで「資料の電子化」だ。資料の電子化は机の上を片付けるのに役立つだけではなく、検索機能を用いることにより情報の取り出しも楽になる。“整理”とは単に見た目の問題ではなく、必要なときにすぐに取り出せるようにすることだが、ScanSnapで紙資料をまとめて読み込み、ScanSnap Organizerに保存し、検索可能なPDFファイルに変換することでそれが可能になる。

 このことは、我々の接する情報量が日々増大している点から見ても非常に重要だ。いまや日常的に処理しなくてはならない情報は、人間が把握しうる量をはるかに超えてしまっている。GoogleやMicrosoftはデスクトップ検索の覇権を握ろうと必死になっているが、これは、フォルダによる階層構造といったユーザの手による従来の情報整理方法では、目的の情報にたどりつけない場合が多くなってきたためだろう。電子化された情報でさえ新しい検索技術を必要としているときに、紙の資料しか手元にないことの不利は明らかだ。

og_s5102_002.jpg WordやExcelファイルに変換したり、メールへの添付や共有サーバーへの転送が1クリックで行える

 ScanSnap S510には新たにMicrosoft® Word/Excelファイルへの変換機能も搭載されている。PDFは非常にポータビリティの高いフォーマットだが、あくまで出力フォーマットであり、編集などは不可能ではないものの、制限がある。これに対してWordとExcelは編集を前提とした「生きた」データであり、それを用いて新たに文書を作成するなど、さまざまな活用が可能だ。

 PDFにはPDFの、Word/Excelにはそれらのメリットがあるので、必要に応じて使い分ければよい。ScanSnap Managerのメニューで「クイックメニューを使用する」にチェックを入れておけばどちらもクリック1つで行える。

 会議の資料などはA4サイズに10.5ポイントの文字でプリントアウトされたものが多く、実は比較的処理しやすい。しかし、試しにいま目の前で机の上を浸食している紙片を手に取ってみれば、それらが不定形な印刷物だということに気付くだろう。業者のパンフレットや会社概要、会社移転の案内や年賀状、グリーティングカードにファックス……。このような、まとめるにもまとまらないものは処理を後回しにしがちで、その結果、どんどん机の上に堆積していく。

 そういった場合に役に立つのがScanSnapのサイズ自動検出機能と傾き補正機能だ。サイズ自動検出はオートシートフィーダに乗せられた原稿1組を同一サイズとする以外に、1枚ずつ別サイズにすることもできる。また、一度にまとめて読み込んだ原稿を1枚ずつ(両面で2ページずつ)別のファイルとして作成することも可能なので、パンフレットなどもまとめてスキャンしてしまえばいい。

og_s5102_003.jpgog_s5102_004.jpgog_s5102_005.jpg ScanSnap OrganizerからもWord/Excelファイルへの変換が可能(画面=左)。「原稿サイズの選択」でサイズを自動検出にし、「幅や長さの違う原稿を同時に読み取ります」にチェックを入れるときは(画面=中央)、PDFファイルオプションの「設定ページごとにPDFファイルを作ります」も設定しておくと便利だ(画面=右)

 このほかにもオフィスから絶対になくならない紙がある。それは名刺だ。

 会社員であれば名刺の管理方法をいろいろ試したことがある人が多いのではないだろうか。特に個人情報保護法が施行された現在では、名刺を鍵のかからないところ、例えば机の上などに出しておくことはご法度。そういうものこそ電子化して管理・活用すべきだろう。

 ScanSnapなら名刺を電子化するだけでなく、その活用も幅広い。

 ScanSnapには名刺管理用のソフトウェア「名刺ファイリングOCR」が同梱されているため、すぐに名刺の管理を始めることができる。

 名刺は一度にまとめて20枚読み取ることができるので、大量の名刺の電子化にも時間はそれほどかからない。また、名刺には縦書きのもの、横書きのものと両方あるが、その方向も自動的に判別するので、向きの仕分けも不要。名刺の束をセットしてスキャンボタンをワンプッシュするだけでよい。また、日本語・英語を認識するので、海外で受け取った名刺も一括して読み込める。読み取った情報は自動で名前・社名・住所などを認識するので、あとは誤認識部分を修正して情報を確定するだけで登録完了。名刺の情報を一枚一枚入力する手間なく、関係者のデータベースを作成できる。

 登録したデータの活用も幅広い。Microsoft® 「Excel」「Outlook」「Outlook Express」や「筆まめ」と連携するボタンを用意しているので、最新の情報を同期させることができるほか、そのほかの筆ソフトやメーラーの形式でもデータをエクスポートできる。また、「名刺ファイリングOCR」が立ち上がっていない状態でもAlt+F3で検索ウィンドウが立ち上がるので、名刺の束から必要なものをいちいち探すよりずっと手間がない。

og_s5102_006.jpgog_s5102_007.jpgog_s5102_008.jpg 名刺修正画面。自動的に名前、電話番号、FAX、住所などを認識する(画面=左)。イメージ自体も保持しつつ電子化が可能(画面=中央)。名刺データはエクスポートしてほかのアプリケーションに取り込むことができる。対応形式は多い(画面=右)

 オフィスの風景でキャビネットのほとんどを分厚いバインダが占有している風景はめずらしいものではない。しかし、それらが専有する面積にもコストが支払われているし、オフィスを移転する際は、文字通りお荷物になる。電子化されたデータを保存するメディアに不安があるのならば、バックアップを2セット用意すれば済む話だ。すべてを紙で保存するのに比べれば大した量にはならない。

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[瓜生聖,PR/ITmedia]

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提供:株式会社 PFU
企画:アイティメディア営業本部/制作:ITmedia +D 編集部/掲載内容有効期限:2007年3月5日