会議やプレゼンはストレスだらけ? インタラクティブプロジェクターで不満を解決!プロジェクターとホワイトボードが1つに融合(2/3 ページ)

» 2016年02月08日 10時00分 公開
[ITmedia]

インタラクティブプロジェクターでビジネスはこう変わる

 それでは、このインタラクティブプロジェクターを導入すれば、ビジネスにどのような変革がもたらされるのだろうか。ここでは3つのシーンにおいて、インタラクティブプロジェクターがない時とある時を比較してみよう。

【その1】長引く会議。前回どこまでやったっけ……?

 午前に始まったものの、お昼休みを告げるチャイムが鳴ってもいまだ終わらない会議。夕方にスタートしたのに、定時を超えてまだ終わる気配のない会議。こうした場に立ち会ったことのあるビジネスパーソンは多いことだろう。

 いったん会議を打ち切ろうにも、ホワイトボードはその都度消さなくてはならず、次回同じところから再開するのは手間がかかる。そもそも「時間が来たから」という理由で会議を打ち切るのは、例え自分に決定権があったとしても、なかなか勇気がいる行為だ。

 インタラクティブプロジェクターがあれば、スクリーン上に投影している内容、あるいは書き留めた内容のすべてを保存し、次回再び呼び出して使うことができるので、時間が来れば会議を打ち切って、次回あらためて続きから再開できる。

 プレゼンの資料についても、画面上で行った書き込みを再編集可能な形式でそのまま保存できるので、議論の流れを忘れずに済む。会議の再開後に議論が先祖返りしてしまった……という心配も無用だ。データの保存先はPC以外にUSBメモリやサーバも選択できるなど、自由度は高い。またこの段階でいったん議事録としてメールで配信することもできる。

プロジェクターで投影したプレゼン資料にコメントを書き込めるのがインタラクティブプロジェクターの利点の1つ。内容をそのまま保存できるので、次の会議に追われてあわてて内容をスマホで撮る、といったこともなくなる

データをUSBメモリやネットワーク経由でサーバに保存しておけば、後日続きをするといったことも容易に行える。わざわざ会議にPCを持ち込む必要もない

 社内会議は、「もう少し延長すればキリのよいところで終われるかも」「あとちょっと粘れば結論が出るかも」などと考えているうちに、ズルズルと伸びてしまいがち。しかしプレゼン内容およびスクリーンへの書き込みすべてが保存できるインタラクティブプロジェクターがあれば、「お時間になりましたので、またあらためて続きを」と切り出しやすくなる。次回の会議までに適度に間を置くことで、膠着していた議論が前に進むことも期待できるだろう。会議が長引きがちなオフィスでは、このインタラクティブプロジェクターの導入が、思わぬ突破口になることもありそうだ。

  • ポイントその1:会議をいったん打ち切っても、続きからスムーズに再開できる
  • ポイントその2:保存した議事録をメールで配信、即座に会議の内容を共有できる
  • ポイントその3:会議を長引かせないための特効薬になるかも?

【その2】外回りや出張が多くて会議に出られない……

 外回りや出張の多いユーザーにとって悩みがちなのが、社内の会議にはなかなか出られないこと。たまに出席できないだけならまだしも、それが毎回ともなると、自分の意見を述べる場がなくなってしまうのはもちろん、会議での貴重な情報も得られなくなってしまいがちだ。

 その点、インタラクティブプロジェクターなら、各拠点を結んでネットワーク越しに活用することも可能だ。外回りや出張が続いて会議に出られない場合も、他拠点からテレビ会議に参加しつつ、インタラクティブプロジェクターの機能を使ってホワイトボード画面を共有し、相互に書き込みを行うといったワザも可能だ。さらにホワイトボード画面の内容をPCやタブレットに表示することまでできてしまう。

会議の時間に社外にいてもネットワーク越しにプレゼン内容を閲覧できる

 また逆の立場で、会議に参加できなかったメンバーに会議の内容を知らせたい場合は、会議の決定事項を議事録に書き起こして送るだけではなく、スクリーンに投影している画面やホワイトボードに書き込んだ内容をそのままキャプチャし、メールに添付して送付することもできる。画面上でダイレクトにメールの送信画面を開いてファイルを添付し、送信を行えるなど、その場ですべての処理が完結できるのも利点だ。これなら、席に帰ってから送ろうと思っていてうっかり忘れてしまう心配もないだろう。

書き込んだ画面はスクリーンキャプチャーし、メールで送信してすぐに共有できる。保存形式は汎用性の高いPDFとPNGのほか、書き込んだ情報を再編集できる独自形式(EWF)がある。同じ内容で別の日に会議を続ける場合はEWF形式だと便利だ

  • ポイントその1:拠点間でホワイトボードを共有して書き込みが行える
  • ポイントその2:ホワイトボードをPCやタブレットにも表示できる
  • ポイントその3:議事録やホワイトボードのキャプチャはすぐにメールで送信できる

【その3】かっこいいプレゼンがしたい!

 プレゼンテーションで登壇する場合、発言内容はもちろん重要だが、演出についても大いに意識する必要がある。特に相手を説得させるためのプレゼンテーションでは、話し方や身振り手振りによっても、注目度は大きく変わってくる。

 こんな時、インタラクティブプロジェクターであれば、ホワイトボードとプレゼンを自在に切り替えながら、スムーズなプレゼンが行える。プレゼンを見せて意見を募り、またプレゼンに戻って紹介を続ける。

 こうした場合でも、プロジェクターとホワイトボードの機能を併せ持つインタラクティブプロジェクターなら、スムーズに画面が切り替えられる。またページの切り替えは、タブレットのように左右フリックで行えるので、同席しているアシスタントに頼んでPCからの出力画面を切り替えてもらうなどの手間を掛けることなく、ひとりで余裕を持ってオペレーションが行える。

 さらにインタラクティブプロジェクターでは、いったん書いた内容を手で移動/拡大/縮小したり、次のページに送ることができるので、情報を整理したり、並べ替えたりするのも簡単だ。画面は最大50ページまで増やすことができるので、議論が長引いてもスペースが不足することはまずない。しかもマルを書いたり線を引いたりといった単純な描画であれば、電子ペンを使わなくとも指先でも行えてしまう。2本の電子ペンを同時に使うこともできるので、メンバー2人で役割分担をしながら書き進めることもできる。

項目を書き出しているうちにホワイトボードのスペースが足りなくなった……という場面でも、タブレットやスマホと同じように、書いた内容を範囲選択して移動や縮小が簡単に行える。ホワイトボードとプロジェクターを融合したインタラクティブプロジェクターならではだ

ホワイトボード機能は、2本の専用ペンを使って同時に書き込みが可能。要点を書き出しながらもうひとりが補足していく、といったスタイルの会議でもスムーズに進行でき、長引く会議の時間短縮に貢献できる

 また、インタラクティブプロジェクターがプレゼンにおいて何より真価を発揮するのが、本人の影がスクリーンに写りにくいことだ。通常のプロジェクターは正面に光源があるため、スクリーンの前に立つと本人の影がかぶって投影内容が見えなくなってしまうが、インタラクティブプロジェクターは光源がスクリーンの上部にセットされているため、スクリーンの前に立っても投影内容を遮ることがない。スクリーンを気にするあまり移動範囲が制限されることはプレゼンではよくあるが、インタラクティブプロジェクターであればそうしたこともなく、ダイナミックな身振り手振りで、聴衆の心に響くプレゼンが行えるというわけだ。

  • ポイントその1:プロジェクターとホワイトボードを切り替えられるので議論を止めない
  • ポイントその2:議論の整理もスクリーン上で自由自在
  • ポイントその3:スクリーンに影が映らないので移動範囲が制限されない

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