「Microsoft Office Live Small Business」で何ができるのか。後編では、グループウェア、ファイル共有、ワークスペースといった、よりユーザー同士のコラボレーション強化に特化した機能を解説する。
「Microsoft Office Live Small Business(以下、Office Live Small Business)」では前回「Office Live Small Businessのメール/CRM/Webサイト作成機能を使う」で紹介した電子メール、顧客管理機能、Webサイト作成機能のほかに、3つのコラボレーション機能を利用できる。
これら機能は権限を与えることでほかのメンバーも利用できる。5人分のユーザーアカウント、容量50Mバイト(最大)まで無料で利用でき、別途追加分を購入(有料)することもできる。それではこれらのアプリケーションで何ができるのかを見ていこう。
「Microsoft GroupBoard Workspace 3.0(以降、GroupBoard)」は、スケジュール管理機能のほかに、行き先掲示板、電話メモ、回覧板、タイムカードといった日本のビジネス環境に合わせた機能を盛り込んだグループウェアである。
GroupBoadの「スケジュールと設備予約」タブは、スケジュールを管理する機能だ。スケジュールは日・週・月に表示を切り替えることができ、週表示は個人別に表示される「週(人)」と登録ユーザーすべてのスケジュールを一覧で表示する「週(グループ)」の選択が可能だ。また、GroupBoadに登録したスケジュールは、Microsoft Office Outlook(以下、Outlook)と連携させることができ、オフラインでのスケジュール管理にも役立つ。
「リソース」タブは社内の共有資産を管理する機能だ。社用車やデジタルカメラ、プロジェクター、会議室といったリソースをユーザーが設定し、スケジュールと連携しながら設備予約や備品予約を行うことができる。リソースをグループ分けして管理することも可能で、例えば会議を設定する際など、会議室とプロジェクターをあらかじめグループ化しておくと1つひとつ別々に予約する手間を省ける。
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