スケジュールを決める理由はいくつかあるが、大事な理由のひとつは関係するスタッフ全員で情報を共有すること。すでに社内でグループウェアを利用している方も多いと思うが、ここでは簡単に利用できるWeb上のサービスを例に、社外スタッフとも情報を共有できる具体的な活用法をご紹介しよう。
プロジェクトごとに情報共有したい場合は「Yahoo!カレンダー」が便利
前回の「遅刻をしないスケジュール管理術」でも紹介した「Yahoo!カレンダー」だが、自分のカレンダーを公開する設定もある。この機能を利用すれば、簡単にスケジュールを共有できるようになる。ただし、公開先をスタッフに限定するにはスタッフにもYahoo! JAPAN IDが必要だ。
なお、Yahoo!カレンダーではカレンダー全体の公開/非公開だけでなく、予定ごとの公開/非公開も設定できる。ただし、非公開の予定もユーザーの権限によっては閲覧できてしまう。そのため、個人で利用しているカレンダーを外部のスタッフと共有しようとすると、デートや飲み会といったプライベートな予定も“共有”しかねないので、プロジェクトごとに新しいIDを取得してカレンダーを作成すべきだろう。逆にいえば、プロジェクトごとの管理であれば、無料のYahoo!カレンダーでも可能ということになる。
予定についても「非公開」「『予定あり』と表示」「一般公開」の3段階で設定できる。ただし、「非公開」と「『予定あり』と表示」であっても、閲覧と修正を許可している「特別な友だち」は内容の閲覧と修正が可能なので注意しよう。
プロジェクト横断的なスケジュール管理は「Google Calendar」
さて、プロジェクトを多数抱えてくると、1つにまとめてみたくなる。こうした機能は「Google Calendar」が実装している。
Google Calendarの考え方は、各ユーザーがカレンダーを持って、関係するユーザーと予定を共有するというもの。違う部署やプロジェクトのスケジュールを重ね合わせて、共通のスケジュールを確認するような利用方法が可能だ。
また、単純に自分のカレンダーを公開することもできる。さらに、カレンダーを確認してほしい人にメールを送信すれば、Googleアカウントを持っていなくともカレンダーの閲覧が可能だ。
Google Calendarはインタフェースが英語のため、利用に二の足を踏みがち。ただし、国内では完全招待制のGmailとは異なり、無料のGoogleアカウントに登録すれば利用できるし、もちろん日本語の入力も可能なので、チャレンジしてみるのもいいだろう。
関連記事
- Google Calendarは使い続けるかもしれない
ToDoリストはいつも頭の中にある――。米コミュニティーブログ「MetaFilter」の創設者マット・ホーヒー氏はPDAもオーガナイザも持っていない。(Lifehacker) - 遅刻しないスケジュール管理術
時間を守ること――。スケジュールを決めておくことの重要な役割のひとつだ。 - 無料スケジューラ「Google Calendar」β版リリース
「Google Calendar」は無料のオンラインスケジューラで、友人とスケジュールを共有したり、友人をイベントに招待することができる。
関連リンク
Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.