年末年始は知的生産性を高める「お仕事カイゼン」絶好の機会：トップ1％だけが実践している集中力メソッド（2/3 ページ）

2013〜2014年の年末年始はカレンダーが良く、多くの会社で9連休となっています。たっぷり読者や日ごろの頭の整理などを行う時間があるでしょう。ぜひ、仕事の道具のメンテナンスを1日取るようにしましょう。1月からのスタートダッシュがうまくきれるに違いありません。

[永田豊志，Business Media 誠]

迷わせないネーミングルール

　不要なファイルの削除がすんだら、今度は整頓です。必要なファイルは必要なフォルダにしまいます。このときに重要なのがネーミングルールです。

　特にルートにあるフォルダの名前を適当に付けておくと、効率が落ちます。大量のフォルダがある場合は、指定のものをすぐにあけられる様にしておくべきです。一番良いのは英文表記にすること。PCから最初の数文字を打てばすぐに選択できますし、アルファベット順にすべて並んでいれば、スクロールして見つけるのも簡単です。かなや漢字の混じった日本語だと、どの順に並ぶのか予測がつきませんからオススメできません。

地味ですが、フォルダのネーミングルールは重要です。英文表記であればアルファベット順に並ぶので選択が楽です。特定のフォルダを指定するときも、頭文字をタイプするだけで済みます

　このとき、英文表記の仕方にもルールが必要です。僕の場合は、単語の頭文字だけ大文字にしています。アンダーバーなどの記号を使う人もいるようですが、自分の分かりやすいものを選べばよいでしょう。何度もいいますが、ルートにおくフォルダ名が作業効率上、肝です。

　フォルダの中のファイルはどうでしょう。あまり多くないようであれば、それほどこだわらなくても良いかもしれません。しかし、同じ資料でもいろんな時期に作ったバージョンがある場合などは古いものと新しいものを混在させると取り違えたり、上書きしたりする危険性があります。僕の場合は、最新以外はすべて「old」フォルダに集約しています。そうすれば、フォルダを開けた階層に必要なファイルが見つかります。

フォルダの中は最新ですぐ使うものと、それ以外に分けるのが効率的です。例えば、確定申告のフォルダであれば、最新年度のファイルだけルートにおいて、それ以外は1つのフォルダに入れておけば、過去の余計なファイルを目にする必要がありません