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期限切れの契約や労使協定のチェックを――3月の事務ごよみ【総務・法務】:事務ごよみ(2/2 ページ)
社員の身分証明書や会社事務所の賃貸借契約など、年度末が期限切れのものがあれば、必要に応じて更新や期限延長など所定の手続きをします。法定保存年限の定めのある帳票や、自社で保存年限を決めている文書類についても確認しましょう。
防火体制のチェック
3月1日〜7日は春の全国火災予防運動が実施されます(気候等により、日程をずらす地域もあります)。
今回の全国統一防火標語は「もういいかい 火を消すまでは まあだだよ」。この運動を機に、防火・防災訓練を実施したり、非常口・階段、避難経路、消火器や消火栓の配置状況などを確認しておきましょう。
なお、消防法の改正により、4月1日から消防用設備等の基準が変わります。高齢者や障害者向け施設、共同住宅など一定の建物のうち、スプリンクラー設備を設置しなければならない対象が拡大されました。
該当する建物を維持・管理している場合は、防火・防災管理体制について再確認しておきましょう。
備品や事務機器の補充・廃棄
4月に新入社員を迎える企業では、事務機器や備品、制服・作業服などの手配状況をチェックします。
また、年度替わりに事務機器等の更新を行っている企業では、交換する機器、廃棄や入替えの手順などについて関係部署と協議し、スムーズに更新できるようにします。
各種社内規程の見直し
年度ごとに業務に関する各種規程を見直す企業では、改定の必要性、金額、対象・範囲、制度の内容などを精査して、3月初旬には原案を作成しましょう。その案をもとに経営者や経営幹部の意見をとりまとめ、必要に応じて社員へのヒアリング等をしたうえで、最終的な形にまとめます。
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年末はどこも慌ただしくなるため、何事もゆとりをもって計画しておく必要があります。また、長期休暇期間でもありますので、防犯に努めるとともに、年内に納めるべき仕事を完了できるようにしておきましょう。
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