非定型データを扱うには――コラボレーションソフトウェアとXMLデータベース：確実なコンプライアンス対策を実現する ドキュメント管理ソリューション（2/3 ページ）

社内で利用するドキュメントを共有する方法としてよく利用されるのが、ファイルサーバを用いてそこに共有するドキュメントを保管する方法だ。しかし、ファイルサーバによるドキュメント共有には、共有するドキュメントのバージョン管理が難しいなどの問題がある。これを管理する方法として、コラボレーションソフトによるドキュメント管理というソリューションがある。

[ITmedia]

コラボレーションソフトウェアによるドキュメント管理

　そうしたドキュメントの共有を管理するソリューションとして有力なのが、コラボレーションソフトウェアである。メンバー間の協業を目的としたコラボレーションソフトウェアには、メールや掲示板などグループウェアにもあるコミュニケーション機能、業務に必要な情報を集約するポータル機能に加え、情報を共有するための高度なコンテンツ管理機能が含まれている。コラボレーションソフトウェアでは、部署や企業の壁を越えたプロジェクトを容易に構築できるが、プロジェクトで共有するドキュメントはこのコンテンツ管理機能によって管理されることになる。

　この場合、ドキュメントはコラボレーションソフトウェアのデータベースに格納されるため、共有ファイルを格納するだけのファイルサーバとは異なり、詳細なバージョン管理とアクセス制御などが行える。また、メールへの添付によってコピーが複数作られることを防止し、情報漏えいなどセキュリティ対策も行える。Oracle Collaboration Suite 10gに含まれるOracle Driveのように、エクスプローラとの統合環境により、Windowsでファイル操作を行う感覚でドキュメント管理を行えるソリューションもある。

　また、コラボレーションソフトウェアのワークフロー機能と組み合わせることで、共有ドキュメントをライフサイクルで管理することも可能だ。例えば、作成中のドキュメントはコラボレーションソフトウェアの共有フォルダ内で自由に変更可能にし、完成したドキュメントは改ざん防止のためにWORMデバイスなどに移動して共有。そして、ドキュメントの有効期限が過ぎたら、決められた保管期限が来るまでアーカイブするというような管理手法だ。これは、ドキュメントの共有だけでなく、コンプライアンス対策としても有効である。