MS Office標準のセキュリティ機能を使いこなす：クライアントセキュリティ大作戦！（2/3 ページ）

MS Officeアプリケーションでは企業機密情報を扱う場面も少なくない。そこで使いこなしたいのが、MS Officeアプリケーションが標準で備えるセキュリティ機能。クライアント側だけでできる簡単な情報漏えい防止策として活用してほしい。

[富樫純一，ITmedia]

個人情報の流出を防止する

　MS Officeアプリケーションのドキュメントには、作成者の名前や作成日時、保存日など、さまざまな情報もファイルに保存されている。1つのドキュメントを社内の複数ユーザーで共同作成する場合、この機能はドキュメントの管理性を大きく向上させると言えるだろう。

　しかし、MS Officeアプリケーションで作成したドキュメントをWebページで自由にダウンロードできるように公開したり、不特定多数の人に配布したりする場合は気を付けなければならない。ドキュメント作成者を故意に明らかにする場合を除き、個人情報を保護するという意味から、ファイルに記録されている作成者名などのデータを削除したほうがよいだろう。

　この機能を利用するには、個人情報を削除するドキュメントを開いたあとに、「ツール」メニューの「オプション」をクリックして「オプション」ダイアログボックスを開き、「セキュリティ」タブにある「保存時にファイルのプロパティから個人情報を削除する」にチェックを付ける。ダイアログボックスを閉じたあとに「上書き保存」を実行すると、個人情報が削除される。個人情報が削除されたかどうかは、ドキュメントアイコンを右クリックして「プロパティ」を確認すればよい。

画面2　「ファイルを保存するとき個人情報を削除する」にチェックを付ける