ドキュメント管理機能を一新したSharePoint Server 2007（2/4 ページ）

すぐに使えるワークフローの提供やドキュメントライブラリの強化により、SharePoint Server 2007は、従来のバージョンよりもさらにドキュメント管理に適した製品となっている。だが、こうしたソリューションを使った作業がユーザーに負担と思われてしまうと、ドキュメント管理の効果があがらない恐れもある。

[Chris Alliegro，Directions on Microsoft]

WSS、Windows、SQL Serverがベース

　SharePoint Server 2007の基本的なドキュメント管理機能のほとんどは、実はWindows SharePoint Services（WSS）、Windows Workflow Foundation、SQL Serverといった、Microsoftのほかの製品や技術を利用して提供されている。

Windows SharePoint Services 3.0　ドキュメントの保存とWebベースのコラボレーションをサポートするMicrosoftの無料のWindows Serverコンポーネントの最新バージョン。SharePoint Server 2007はWSS 3.0を利用して、ドキュメントの保存、セキュリティ確保、タグ付けを行う。

Windows Workflow Foundation　Microsoftのアプリケーション開発プラットフォームの最新バージョンである.NET Framework 3.0の主要な構成要素の1つで、ワークフローエンジン、ツール、およびプログラミングインタフェースから成る。WSS 3.0とSharePoint Server 2007は、Windows Workflow Foundationベースのワークフローを利用して、 あらかじめ定義されたビジネスプロセスに従って、ドキュメントが作成、処理されるようにする。

SQL Server　WSSおよびSharePoint Serverベースのすべてのコンテンツ（ドキュメントなど）と構成情報（ドキュメントのメタデータなど）は、WindowsファイルシステムではなくSQL Serverに保存される。

ドキュメント基盤の強化

　SharePoint Server 2007における主要なドキュメント管理機能の強化は、実際にはWSS 3.0とWindows Workflow Foundationによって実現されている。ドキュメント保存機能の改良や、タグ付けのサポート向上、ワークフローのサポートは、企業がSharePoint製品を、高度な、あるいは大規模なドキュメント管理のためのソリューションとして検討する理由になりそうだ。

ドキュメントライブラリの改良

　WSS 3.0のドキュメントライブラリは、Windowsファイル共有のように、ドキュメントやそのほかのコンテンツの保存と整理をサポートする。SharePoint Server 2007で管理されるドキュメントは、ドキュメントライブラリに保存される。

　WSS 3.0のドキュメントライブラリは、幾つかのアップデートが施されている。その1つがメジャー／マイナーバージョン管理のサポートだ。この機能により、ドキュメントの作成者は、ドキュメントに重要な変更がいつ加えられたかを示すことができる。例えば、ユーザーは、ドキュメントの文法やスペルをチェックした場合は、チェックを経て更新されたドキュメントをマイナーバージョンとし、ドキュメントに新しい節や章を追加するなどの変更を行った場合は、そのドキュメントをメジャーバージョンとする、といったことができる。

　また、WSS 3.0では、管理者はドキュメントのセキュリティを、従来バージョンよりもきめ細かく管理できる。具体的には、セキュリティ設定をアイテムレベルで（ライブラリ内のフォルダや個々のドキュメントなどについて）行うことが可能だ。例えば、企業はベンダー各社に、ドキュメントライブラリのフォルダに保存されている提案依頼書（RFP）への読み取りアクセスを許可する一方で、これらのベンダーが、同じライブラリの別のフォルダにあるRFPのドラフトやそのほかの関連ドキュメントには、アクセスできないようにすることができる。従来バージョンでは、サイトやライブラリ、リストのレベルでしかセキュリティを設定できず、ライブラリへの読み取りアクセス権を持つすべてのユーザーが、ライブラリ内のすべてのアイテムを読み取ることができた。