予算不足でプロジェクトを頓挫させないための心得：マネジャーの教科書（4/4 ページ）

ITプロジェクトマネジャーが職務の遂行上で遭遇するトラブルは数多く存在するが、その中でも最も普遍的な問題である「予算の不足」についての解決策を考察したい。

[Wayne-Turk，Open Tech Press]

スタート地点に立ち返る

　ここで、自分が予算配分を決定する立場にあったらと想像してみよう。そうした責任を負わされた人間にとっては、構築するのが当初予算であれ次年度予算であれ、その現実性が非常に重要な意味を持つはずだ。このような観点に立脚して考えると、予算計画は次のような3種類を組んでおくことが好ましいといえる。その1番目は、プロジェクトで使用するすべての要件を賄えるだけの“ドリームバジェット”であり、余裕があるなら欲しいレベルの要件や不測の事態に備えた予備費までを一切合切含めたものとしておく。

　2番目の予算は、プロジェクトの遂行に不可欠という基準で組んだものであり、つまりは最も実現性の高い要求である。通常こうしたものは先のドリームバジェットよりも少額になるはずだが、プロジェクトを進める上で必須ないしはそれに近い出費を賄えるようにしておかなくてはならない。ただしその中には、不測の事態に備えたある程度の予備費も含めておく必要がある。

　最後にくる3番目の予算は、プロジェクトを存続させて最小限の成果を上げられるギリギリ最低の金額である。そうした想定はPMとしては願い下げのはずだが、最悪の事態にも備えておかなくてはいけない。

まとめ

　マネジャーと名の付く職務はいずれ劣らず大変なものだが、その中でもITプロジェクトのマネジャーは最も負担の大きい部類に属すだろう。果たすべき仕事の量は膨大であるにもかかわらず、十分な時間や予算が与えられることはまずもってないからだ。そしてプロフェッショナルなPMであるならば、予算問題にも冷静に対処しなければならない。予算の不足は誰しもが経験する事態であるが、そこでパニックに陥ったり性急な決断を下すのは禁物である。そうした場合こそ本稿で提示した対策を実施する時なのだが、そこで自己完結してはいけない。

　自分が率いるチームのメンバーにしろ、あるいは外部の人材にしろ、役立つものが得られるのであれば提案やサポートを求めるべきである。また、自分より経験が豊富な人間や、同様のトラブルに遭遇した人間と意見を交換するのも有益である。あるいは関連書籍やリサーチで情報を収集するのもいいだろう。問題解決をテーマとした既刊書や記事の中には予算関係を扱ったものも豊富に存在しているはずだ。いずれにせよ自分が管理するプロジェクトで発生した予算不足のソリューションを見つけるには、自分で設定できる質問に自分で出した答えを基に、自分に許される自由度、自分自身およびチームとしての創造力、自分が遭遇した問題の深刻度、そして自分のPMとしての管理能力を総合して検討しなければならないのである。

Wayne Turkはフリーランスのプロジェクト管理コンサルタントであり、Suss Consulting社と提携している。退役空軍中佐として現在は防衛関係の業務に携わっており、米国防総省を含む政府機関および営利/非営利組織の求めに応じて、情報技術プロジェクトや政策展開および戦略立案プロジェクトのサポートを務めてきた経験を持つ。