シフト管理の時間が4分の1に 「Airシフト」でここまで業務が改善される
店舗の「シフト管理」は、意外と負荷の高い業務だ。リクルートジョブズの調査によると、シフト管理の作業に平均で月15時間もの時間を費やしているという結果も出ている。こうした負担を軽減するサービスが、リクルートライフスタイルが提供する、やりとりも作成もラクになるシフト管理サービス「Airシフト」だ。実際に導入した店舗の声を聞いた。
読者の皆さんで「店長」「オーナー」を経験されたことのある人、また現在その立場にいる人の多くが、「シフト管理は大変」だとお思いではないだろうか。
パートやアルバイトのスタッフから希望するシフトを収集して、それをシフト表に転記して、最後に調整する。期限までにシフトを提出していないスタッフに対しては催促をして、さらには、特定のスタッフに偏らないように調整する……。こうした作業は地味だが時間の掛かるもので、リクルートジョブズが2013年に実施した調査では、シフト管理の作業に平均で月15時間もの時間を費やしているという結果も出ている。
従来の多くは紙や表計算ソフトなどで作業をするので、転記ミスが発生して「実はこの時間に空いているスタッフが誰もいない！」という事態も起こりうるし、催促をするにしてもメッセージの送り方などで気を遣うことも多い。スタッフにとっては、つい忘れてしまうことがあるけれどリマインドが面倒、断りの返信がしづらい……など、心理的な負荷も大きい。
こうした負担を軽減するサービスが、リクルートライフスタイルの「Airシフト」だ。Airシフトは、希望シフトの収集からシフト表の作成、スタッフとの共有までをワンストップで行えるサービス。PC、タブレット、スマートフォンで利用できる。
スタッフがスマホから簡単に希望シフトを提出できる
Airシフトの大きな特徴は、550万以上ダウンロードされているスタッフ向けのシフト管理スマホアプリ「シフトボード」と連携していること。スタッフはシフトボードからシフトの提出や確認が簡単にでき、店長が紙やメール、メッセージアプリなどでシフトを収集する必要がなくなる。希望シフトの提出依頼はシフトボードに自動で通知されるので、店長が一人一人に催促する必要もなく、スタッフの提出忘れも防ぎやすい。各スタッフが提出した希望シフトは、シフト表に自動で反映されるので、店長が紙のシフト表や表計算ソフトなどに転記する手間もなくなる。
シフトの作成もスムーズだ。スタッフがシフトボードのカレンダーから希望シフトの日時を提出すると、集まった希望シフトをもとに、Airシフト上で下書きシフト案が作成される。時間帯ごとに必要な人数を設定すると、どの時間帯が過不足しているのかが一目で分かる。スタッフごとに、希望のシフトがどれだけ採用されているかの“希望叶え率”も出るので、意図しない特定のスタッフの希望が通りやすい、といったことも防げる。
作成したシフト表はスタッフに一括で共有でき、スタッフごとの確定したシフトはシフトボードアプリのカレンダーに自動で反映されるので、スタッフは自分のスマホから出勤日時を簡単に確認できる。スタッフがカレンダーアプリや手帳にシフトを登録する手間を省けるのもメリットだ。
こうしてシフト表を作成、共有できたとしても、不測の事態から急きょ、シフトに穴が空くこともあるだろう。その際、店長は他のスタッフ全員に「この時間帯に入れませんか？」と確認を取る必要があるが、Airシフトでは、シフトボードを介してスタッフ全員とチャットができる機能も備えている。急な相談があっても、スムーズに対応できるというわけだ。
Airシフトを導入後、毎月のシフト管理業務が4時間→1時間に
では、実際にAirシフトを導入することで、どれだけ業務が改善するのだろうか？ 今回、AirレジとAirシフトを導入した、スカイプロバンス ベーカリーカフェのオーナー、宮崎義仁さんにお話をうかがった。
2018年10月にオープンしたスカイプロバンス ベーカリーカフェは、京成電鉄・東京メトロ千代田線の町屋駅から徒歩10分ほどの場所に構えるパン屋で、南仏仕込みの本場バゲット（バゲット・オーバーナイト）やバター香るクロワッサンが一押し。これまで建築外装材の営業、半導体製造装置のエンジニアなどに従事してきた宮崎さんが33歳の頃、近所でおいしいベーカリ―に出会い、パン教室に通ったことが、転身のきっかけだったそうだ。
宮崎さんがまず導入したのが、モバイルPOSレジアプリの「Airレジ」だ。「開業セミナーで説明を受けて関心を持ち、データから売り上げ分析への視認性の良さ、データがクラウド上にあるため遠隔管理ができることに引かれて導入しました」と話す。宮崎さんが評価するのが、Airレジから分かる売り上げデータをパン作りに生かせること。「パンは受注して作るわけではなく、予測を立てないといけません。売り上げデータがあれば、次にどのパンをどれぐらい作ればいいのかが分かるので、生産ロスをなくせます」（宮崎さん）
同様にクラウドで管理できるシフト管理サービスを探していた折に、Airシフトの存在を知り、迷わず導入を決めたそうだ。
Airシフトを導入するまでの約2カ月間は、「表計算ソフトで数式を入力してシフトを管理していましたが、シフトの変更や追加のたびに間違いや手間が掛かって大変でした」と宮崎さんは振り返る。この方法ではシフト管理に毎月4時間掛かっていたそうだが、Airシフトを導入してから、これが1時間に減ったという。
紙に書き出す必要がなく、PCが1台あれば管理できることから、「外出先でも気軽に作れるため、いつも大変だったシフト作成の心理的負担は10分の1になりました」と、大きな効果を実感する宮崎さん。シフト作成のミスも、以前よりも3分の1ほど減ったという。
シフト管理に費やしていた時間が4時間から1時間に減って3時間の余裕が生まれた。この時間を新商品開発、コンテスト作品準備、イベント準備、PRポスター制作に充てることができ、シフト作成ミスの軽減も含め、より業務の質が向上したといえる。
一度教えればすぐに使いこなせるように
宮崎さん自身、以前はエンジニアとして勤めていた経緯もあり、AirレジやAirシフトといったITサービスには違和感なくなじめた。これはアルバイトのスタッフも同様で、「一度教えればすぐに皆使いこなしたので、非常に手離れのいいシステムだと思います」と宮崎さんは喜ぶ。使い勝手で特に評価するのが、「シフトを簡単に修正できること」と「スタッフにシフト表を一括で配布できること」だ。
アルバイトの河合胡桃さんも、シフトボードの使い勝手を高く評価。「今まではメッセージアプリで希望シフトを送って、店長が紙に転記していましたが、紙と同じ見やすさで、簡単に希望シフトを送付できるので、とても快適になりました。他のスケジュールアプリに予定を同期できるのと、シフトボードアプリで給与計算ができるのも便利ですね」と話す。
「シフト作成アシスト機能」や、100円／1人の料金も高評価
宮崎さんが特に気に入った機能が、スタッフから収集した希望シフトから、自動でシフトを作成してくれる「シフト作成アシスト機能」だ。この自動作成されたシフトを修正すると、そのパターンをAIが学習し、次回のシフト作成に生かされる。使うほどにシフト作成の精度が上がるので、店長の負荷がさらに軽減される。宮崎さんの場合、自動作成されたシフトの適合率は70〜80％ほどだという。
気になるAirシフトの料金は、スタッフ1人あたり月額100円（税抜）※。例えばスタッフ数が11人の場合、現プランでは1100円（税抜）で済む。宮崎さんは「とても安い、良心的な値段。人数ごとの値段という点にフェアさを感じます」と評価する。
AirレジやAirシフトは、同業者の中でも話題に上ることが多いが、そうした場で宮崎さんがAirのサービス全体のメリットとしてお勧めするのが、遠隔でスタッフと即座に情報を共有できることだ。「自分が体調不良で現場に立てないときも、IDとパスワードがあれば、誰もが、いつでも、どこでも利用できます。AirレジやAirシフトの情報は日々、スタッフと共有できるので、円滑な店舗運営や今後の営業の後押しをしてくれます」と宮崎さんは話す。
「ゆくゆくは、全てのスタッフが製造と販売を行えるようになり、本当のパンの良さをお客さまにご提案したい」と話す宮崎さん。販売だけでなく製造の経験も積むことで、素材や味についての理解が深まり、「本物の提案力」につながるという。このようにスタッフを育成したり、スタッフがパンを製造したりするのに時間を割けるのも、Airシフトで業務を効率化できたことが大きい。宮崎さんが目指すパン屋への進化を、Airのサービスが後押ししてくれるはずだ。
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提供：株式会社リクルートライフスタイル
アイティメディア営業企画／制作：ITmedia Mobile 編集部／掲載内容有効期限：2020年3月31日
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