部門をまたぐ意見交換がもっと捗る!? アイティメディア新オフィス会議室を“改造”してみた

2016年08月16日 18時00分 更新
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 2016年7月、アイティメディアは千代田区紀尾井町にオフィスを移転しました。以前の青山一丁目オフィスと比べて広くなり、ITmedia ニュース編集部のデスク周辺もすっかりモダンに。リフレッシュスペースも確保され、のびのびと働けるようになりました。

photo 新オフィスエントランス
photo Pepper君がお出迎え
photo リフレッシュスペースもゆったり確保
photo そこで仕事をしている人も

 一方、もう少し改善の余地がありそうなのが会議室です。大型ディスプレイやプロジェクターを使えるようになったとはいえ、PCと1対1で接続するという一般的な使い方はこれまでと変わっていません。

photo 会議室。見晴らしはなかなかよいが
photo ディスプレイに接続するには有線が基本だ

 IT専門のメディア企業なら、もっと先進的な会議ソリューションを活用してみてもいいのでは――ということで、思い当たったのが「インテル® Unite™」です。今年5月に掲載した記事では、企業向け会議改善トレーニングを手掛けているコクヨの下地寛也さんのアドバイスのもと、インテル® Unite™で会議を効率化する様子をご紹介しました。

 せっかくの新オフィス、このシステムを会議室に入れてみたい。そう考えた記者は、アイティメディアの現役情報システム担当者・イシノさんとともに、インテル® Unite™の導入にゼロからチャレンジしてみることにしました。

新オフィス会議室を“改造”してみる

 インテル® Unite™は、対応しているPC1台を一般的なモニターやプロジェクターに接続しておけば、共通のLAN内にある複数のPCやタブレットの画面をスムーズに切り替えながら共有できるシステムです。

photo インテル® Unite™を用いた会議室イメージ(出典:デル)

 これを使えば、例えばAさんがディスプレイの右側にプレゼン資料を投影し、同時にBさんが左側に関係するチェックリストを投影する――といったことが可能に。もちろん、AさんのPC画面を全画面表示にしたり、そこからシームレスにBさんの画面に切り替えたりといったこともできます。

photo インテル® Unite™による会議(出典:デル)

 親機には、デルの超小型デスクトップPC「Dell OptiPlex 7040 micro」を活用。今回はこのOptiPlex 7040 microを、アイティメディアの会議室のプロジェクターにつなぎ、複数人の会議を効率化する様子をお伝えしましょう。

普通の会議室が「ワイヤレスディスカッションルーム」に

 今回“改造”するのはこちらの会議室。机といす、そしてプロジェクターがある一般的な会議室です。もちろん、インテル® Unite™のように複数台のPC画面をワイヤレス投影できる仕組みもありません。ではさっそく、この会議室にインテル® Unite™を導入してみましょう。

photo アイティメディアの会議室

 まずはOptiPlex 7040 microをプロジェクターと接続し、インテル® Unite™の初回起動を行います。この時、他のPCと接続するための「共有キー」を入力するようメッセージが出るので、キーを決めて入力。このキーは後から変更することも可能です。ファイアウォールの警告が出てきた場合は、プライベートネットワークにチェックが入っていることを確認し、「アクセスを許可する」をクリックします。PINコードが出てきたらOptiPlex 7040 microの準備は完了です。

photo OptiPlex 7040 microをプロジェクターに接続
photo アイティメディアの情シス・イシノさん。付属のマウスとキーボードで設定を行っていく

 続いてはプロジェクターに画面を投影するPC(子機)側の設定。こちらも簡単で、先ほどOptiPlex 7040 microにインストールしたインテル® Unite™のアプリを立ち上げ、プロジェクター画面に表示されているURLをInternet ExplorerのURLに入力。アプリのダウンロードを実施します。

 ダウンロード完了後にアプリを立ち上げ、プロジェクター画面に表示されている共有キー(先ほどOptiPlex 7040 microで設定したもの)を初回のみ設定し、あとはプロジェクター画面に映されている6桁のPINコードを入力すればOKです。この間わずか30分足らず。社内サーバやネットワーク、個々のPCに複雑な設定を施すことなく、1つのプロジェクターに複数のPC画面を映し出せる「ワイヤレスディスカッションルーム」が完成しました。

部門をまたいだ会議がはかどる――画面の同時共有でできること

 それでは実際に、インテル® Unite™を用いた情報共有にチャレンジしてみましょう。今回はイシノさんを含む参加者3人が、プロジェクターに各人のPC画面を投影してみます。

photo 複数のPC画面を同時に映し出せる
photo 参加者が加わるごとに画面が増えていく

 インテル® Unite™に参加するメンバーが加わるごとに、プロジェクターに投影される画面も増えていきます。1つの画面に全員の画面を映せるほか、1人1人の画面をいっぱいに投影することももちろんできます。OptiPlex 7040 microを提供しているデルによれば、インテル® Unite™では同時に25端末まで接続して使えるそうです(一度に画面投影できるのは最大4つの端末で、4画面の表示分割が可能)。

 実際に使ってみて、特に便利だと感じたのが「部門をまたいでの情報共有」です。

 アイティメディアでも、営業部や企画部、キャンペーンマネジメント部など、複数の部門をまたぐ会議を行うことがよくあります。当然、各メンバーが用いる資料はバラバラ。まずは営業部のAさんが企画書をプロジェクターに映して、次にキャンペーンマネジメント部のBさんにケーブルを渡し、制作スケジュールをプロジェクターに映して……と、大きな時間的ムダが発生してしまっていました。

 一方インテル® Unite™なら、同時に複数人の画面をワイヤレス共有できるので、そうした手間が一切かからないのがポイントです。さらに便利なのが、他人の投影している画面を自分のデスクトップ領域に引き込み、手書きでしるしを付けられる「アノテーション」機能。これを使えば、「Bさん、今しるしを付けた資料のこの部分、修正をお願いできますか?」といった指示を簡単に出せます。

photo 黄色の線がアノテーション機能で付けたしるし。しるしが消える時間は調整できる

 デスクトップ画面全体の共有だけでなく、個別のアプリケーション画面だけを共有することもできるのもポイントです。1つのプロジェクター画面を複数人で共有する場合、1人1つのアプリ(例えばAさんは画像、BさんはExcelなど)を投影すれば、必要な情報だけをすっきり共有することが可能です。

photo 右上の参加者は「Webブラウザ」だけを共有、それ以外の2人はデスクトップ全体を共有している

 1つのPC画面に全員で集中して会議を行いたい場合は、そのPCを全画面表示にすればOK。別のPCに画面を切り替えるときも、「引継ぎ」というボタン1つでスムーズに切り替えられます。

 また、参加者同士でのファイル共有機能を搭載しているのも特長です。これを使えば、投影した資料を全員にすぐ共有したり――といったことが、メールなど他のアプリケーションを介さずシームレスに行えるのです。例えば、画面の片隅で1人がWordで議事録を取っておき、終了時にインテル® Unite™ですぐ共有するといった使い方ができそうです。

photo ドラッグ&ドロップで簡単にファイルを共有できる

単なる画面共有だけじゃない――インテル® Unite™で広がる可能性

 今回は1つの会議室の中で使ってみましたが、インテル® Unite™でできることはこれだけではありません。親機と共通のLANで接続されたPCやタブレットならば、プロジェクターを介さずにマシン同士で画面を共有することもできるのです。つまり、今までは内線電話だけでやり取りしていたコミュニケーションに、「PC画面共有」という要素をプラスしたり――といったことができます。

 今回試してみたのは1つのLAN内で使う「スタンドアロン版」ですが、管理サーバを用いた「エンタープライズ版」なら、イントラネットで接続された複数拠点をまたいで画面共有を行うことも可能です。拠点をいくつか持つ企業が資料を共有しながら全社ミーティングしたり、電話会議をしながら画面共有をしたい際などに、こうした機能は重宝することでしょう。

photo エンタープライズ版なら複数拠点で画面共有を行える(出典:デル)

 クライアント(子機)側の対応OSはWindows 7/8.1/10、Mac OS Xと、幅広い環境をサポート。社員によって使用PCが異なり、外部ディスプレイ接続端子の種類が違う場合でも、インテル® Unite™なら全く気にせずプレゼンや会議を行えます。

 試験導入に携わったアイティメディアの情シス・イシノさんも、「準備に手間がかからないし、他のシステムと干渉することもないから、追加ソリューションとして入れてみるのはありかもしれない」と話します。あなたの会社でも、インテル® Unite™を用いて会議室をワイヤレス仕様に“改造”してみませんか?

小型デスクトップPCとインテル® Unite™で会議を活性化してみませんか?

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インテル® Core™ i7 プロセッサーを搭載したデルの超小型デスクトップPC「Dell OptiPlex 7040 micro」はインテル® Unite™に対応。一般的なモニターやプロジェクタに接続しておけば、共通ネットワーク内にあるノートPCやタブレットの画面を簡単に共有することができます。もちろん、高価な専用機器などは一切不要。あなたの会社でも、OptiPlex 7040 microとインテル® Unite™の組み合わせで「はかどる会議」を試してみませんか?

Intel、インテル、Intel Unite は、アメリカ合衆国および / またはその他の国における Intel Corporation の商標です。

パワフルな端末をワークスタイル変革の源泉に

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薄く、軽く、フレキシブルに。デルは記事中にも登場した高性能法人向けノートPC「Dell Latitude 13 7000シリーズ」や、超薄型・高性能な法人向け2-in-1タブレット「Dell Latitude 12 7000シリーズ 2-in-1」などの提供を通じ、ビジネスパーソンの生産性を高める自由な働き方を支援しています。

時代とともにベストな働き方は変わっていくもの。デルは日本の自社オフィスで、効率と満足度を高めるためのさまざまなワークスタイルを実践。職種や仕事内容が異なる社員1人1人に最適な働き方を追求しています。


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提供:デル株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ニュース編集部/掲載内容有効期限:2016年9月21日

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