「ScanSnap S510」でここまで進化――ワンランク上の情報活用術：第2回：シーン別活用術（2/2 ページ）

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家計管理や趣味にも活躍――ScanSnap S510活用術 ホームユース編

　ScanSnapは家庭でも活躍する。A4サイズに満たないフットプリントは日本の住宅事情にマッチしており、机の上に乗せておいてもじゃまにならない。使用していないときにはオートシートフィーダ、スタッカとも本体のカバーとなるため、省スペース性は非常に高く、見た目もすっきりしている。

　筆者は5年前からScanSnapを愛用しているので、家庭での利用方法を紹介しよう。王道的な利用シーンは雑誌のスキャン。職業柄、PCやIT関係の雑誌には多く目を通すのだが、それらの記事は2カ月もすると陳腐化してしまうことが多い。しかし、たった2カ月で陳腐化した情報も、データベースとして蓄積されると非常に有用な情報へと変わる。このような「寝かせておく」紙媒体の情報は電子化が一番だ。

　また、電話やNHK、銀行、公共サービスなどの各種申込書、送付したはがきや書類、FAXの控えにも使っている。これらはすべて送付前にScanSnapでスキャンしている。サービスについて何か問い合わせをするときに、自分自身どのコースに申し込んだかを忘れていたり、そもそも問合せ先がどこか分からないということを防げるため、非常にスムーズに事が運ぶ。自宅でScanSnapを使うまでは、なくても特に困らなかったのだが、あるとはるかに便利だということに気付かされた。自分自身の潜在的なニーズだったようだ。

　公共料金などの検針票の控えも取っておくと便利だ。「ずいぶん電気代が高いような気がするけど、去年の今頃もこれくらいだっただろうか」というような場合に役に立つ。「いつか必要になるかも」と、いろんなものが捨てられずに困っている人は、とりあえずスキャンしてから捨てればよいのだ。なお、こういった検針票の紙サイズに対してもScanSnapの自動サイズ検出機能が重宝する。例えば東京ガスや水道局の検針表は縦長の不定形だが、これらもきちんと検出してくれる。

　ちょっとした商品の取り扱い説明書なども電子化しておくと便利だ。高価なものであれば保証書と一緒に物理的に保存するが、ブリスターパックで売られているインナーイヤフォンやSDカード、バルクのHDDなどは、そこまでする必要もないし、説明書自体も小さいので保存してもなくしてしまうことがほとんど。そんな場合でも、電子化することによって物理的な大小の差をなくすことができる。元が小さい説明書であっても、生成されたファイルが見つけにくくなるわけではない。もちろん、場所を取らないのもメリットの1つだ。

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　さて、ここまでさまざまな利用シーンを紹介してきたが、重要なのは電子化しておけば検索もできるし、場所も取らないということ。そしてもう1つ、逆説的な言い方になるが、電子化したからといって原本を処分しなくてもかまわないということだ。例えば筆者は年賀状なども電子化してはいるが、正直、捨てるのには抵抗があるため、年賀状自体はキャビネットの奥にしまいこんでいる。かさばらなくなったわけでもなんでもないが、見たいときにキャビネットをひっかき回さなくてもいい、というだけでも利便性は大きく向上するのだ。

　書類の使い方には3段階ある。第1段階は内容の閲覧、第2段階は複製、第3段階は原本の提出だ。このうち第2段階までは電子化することが可能であり、高度な検索性を付加することによって、第3段階であっても該当する複数の情報をすばやく横断的に探すことができるわけだ。

　資料の山を前にして何を見つければいいのか曖昧なまま探しものをするのはひどく骨が折れるが、あらかじめ書類のイメージが分かっていればそんな不安もない。また、原本提出の前段階として確認用にコピーを取るだけなら、バインダーに収められ、段ボールに入れられている書類を開封する必要すらない。ScanSnapで手軽に実現できるこういった環境に1度でも慣れてしまうと、2度と手放せなくなるはずだ。

　さて、次回はScanSnap S510を使ったドキュメント管理術の本命ともいえる「楽²ライブラリ パーソナル V4.0」について紹介しよう。

提供：株式会社　PFU
制作：ITmedia ＋D 編集部／掲載内容有効期限：2007年3月5日