PC初心者も簡単・快適！――ScanSnapと「楽2ライブラリ パーソナル V4.0」で始める電子ファイリング：第3回：楽²ライブラリ パーソナル（1/3 ページ）

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“電子化”以前の管理方法が優れている点

　ScanSnapを使って電子化された資料の管理方法はさまざま。フォルダ単位でファイルを管理してもいいし、デスクトップ検索を用いれば、必ずしもファイルを同一フォルダに保存しておく必要さえない。資料を電子化した時点で、個別のファイルに対するランダムアクセス性は高いレベルで実現できているわけだ。

　とはいうものの、設計図や伝票、プロジェクト資料など、オフィスで扱う資料の多くは、用途別にひとまとまりしておく必要があるのも事実。このような資料は、フォルダ単位で管理することによりある程度は対応できるものの、複数のページを持つPDFファイルになった途端に一覧性は低下してしまう。

　例えば、すべてのページを1つのPDFファイルにまとめてしまうと、データサイズが巨大になりすぎる場合があるし、進行中のプロジェクトや年次資料などは、全ページがそろってからひとまとめにするのではなく、順次ページを追加していくだろう。このような資料に対して、現実のオフィスでは書棚に目的別のバインダを用意し、各バインダに資料をファイリングしていく方法を取ることが多い。この“ファイリング”という方法は、随時更新されていく関連資料を管理する手段として非常に優れているのだ。

紙のほうがよかった？――現実のオフィスをPC上に再現

　紙資料を電子化して管理する場合、最初の障壁となるのは「紙で管理しているほうが分かりやすかった」という声だろう。このような不満は、今までずっとやってきたやり方を大きく変える時には必ず出てくる。しかし「やりやすい」「やりにくい」という言い方がされるものの、実際には「慣れている方法がいい」という意味であることがほとんど。例えば「会計関係の資料は青ラベル、設計資料は赤ラベルで、今年のものは一番上、1年前が真ん中、2年前が最下段」というような整理方法に慣れていたとすれば、それがその人にとってはベストソリューションであるわけだ。

　現在すでに大量のファイルを所有している場合、そのキャビネット内でのファイルの位置、ラベルの文字、色など、その関係が「しっくりくる」状態であることが多い。それがPC上で再現できれば、初めて使うソフトウェアであっても違和感なく使えることは明白だろう。

　今回紹介する楽²ライブラリは、現実のバインダが持つ利点をPC上に再現したソフトウェアだ。メイン画面は実際のキャビネットやバインダを完全に再現しており、誰でもすぐに利用できるようになっている。キャビネットやバインダの外観まで本物に似せることにどれほどの意味があるのか訝しがる人がいるかもしれない。だが、この再現性によって、慣れ親しんでいる現実での整理方法をそのまま、PC上に持ち込むことを可能にしているのだ。

　楽²ライブラリのキャビネットは3段。1段に7冊のバインダを収納できる。バインダの背表紙は色分けラベルで、タイトルは2列、管理情報には3段分の書き込みスペースがある。

　なお、楽²ライブラリでは6つの書庫にそれぞれ20のキャビネットが作成できる。トータルでは2520冊（6書庫×20キャビネット×3段×7冊）のバインダが収納可能だが、さらにデータ格納フォルダ（リンクフォルダ）を3つまで切り替えて使うことができる。それ以上についても「リンク切替え」メニューからフォルダの切り替えができないだけで、データを格納するフォルダ数には制限がない。個人用途で困ることはまずないはずだ。

提供：株式会社　PFU
制作：ITmedia ＋D 編集部／掲載内容有効期限：2007年3月5日