iPadでビジネスの課題を解決――「Smart at」という冴えたやり方：受付、見積、イベント支援に即戦力

ビジネスシーンでも普及が進むスマートデバイスだが、十分に活用できている企業は意外に多くないのではないだろうか？　M-SOLUTIONSが提供するiPad対応アプリ「Smart at」は、低コストで業務の課題を解決できる可能性を秘めている。

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スマートデバイスの業務活用に「Smart at」という提案

　昨今はスマートフォンやタブレットといった「スマートデバイス」を積極的に活用する企業が増えてきた。導入コストが低く、薄型軽量で携帯性に優れ、タッチパネルで直感的に素早く操作ができ、ペーパーレス化に貢献するなど、スマートデバイスの持つ特性がさまざまなビジネスシーンにおいて、業務効率の向上や課題の解決に役立っているのだ。実際、法人市場でのスマートデバイスの普及率も右肩上がりで伸長している。

　ソフトバンクグループのM-SOLUTIONSが提供するiPad対応の業務支援アプリケーション「Smart at」も、こうしたスマートデバイスのビジネス活用を後押しする製品だ。3つのシーンごとに用意したiPad用アプリが、ビジネスの課題をスマートに解決する。同アプリにより、スマートデバイスが実際の業務でどのように活用されているのかを紹介しよう。

ソフトバンクグループのM-SOLUTIONSが提供するiPad対応の業務支援アプリケーション「Smart at」。受付業務の「Smart at reception」（左）、イベント支援の「Smart at event」（中央）、見積書作成の「Smart at estimate」（右）と、3タイプのアプリが用意されている

無人の受付をスマートに演出する「Smart at reception」

　ソフトバンク・テクノロジーは、数あるソフトバンクグループ企業の中でもICTサービス事業を担う技術中核会社だ。国内で最初にiPhoneとiPadを販売した通信キャリアのグループ会社だけあって、スマートデバイスの導入も率先して進めてきた実績がある。

　同社では社員すべてにiPadを配布しているが、クラウドベースのグループウェアとしてMicrosoft Office 365を採用し、VMWareによるデスクトップ仮想化（VDI）環境も用意することで、時と場所を選ばず、スマートデバイスからクライアントPCと同じ作業がこなせる環境を整えている。同社自体がOffice 365の導入支援サービス事業を行っていることもあり、スマートデバイスやクラウドサービスの業務活用はお手の物だ。

　そんな同社がM-SOLUTIONSのSmart atを導入したのは、2014年2月の本社移転に際してのこと。本社を飯田橋から東新宿に移転するにあたり、オフィス空間のデザインも一新し、「先進と自然の調和」というコンセプトのもと、従業員がリラックスして働ける環境作りと先進性の両立を目指す中で、受付システムの見直しが課題に挙がった。

ソフトバンク・テクノロジー 管理統括 管理本部 管理部 部長の橘勝也氏

　ソフトバンク・テクノロジーの橘勝也氏（管理統括 管理本部 管理部 部長）は、「移転前のオフィスでは、受付に設置したPCのディスプレイに従業員と内線番号の名簿を表示し、来訪された方が名簿を調べて内線電話をかけていただくシステムを採用していた。受付にスタッフを配置するより低コストで済むが、見た目がガチャガチャしてやや武骨に見えなくもない。新オフィスはとにかくシンプルで洗練された雰囲気に統一したかったので、無人で来客に対応でき、しかもスマートな受付システムを求めていた」と、当時を振り返る。

　そこで、橘氏が課題解決の策として注目したのがiPadを利用した受付システムだ。既存のPC受付システムと比較して、スマートデバイスならではの省スペース、低コスト、省電力、直感的な操作、先進的なイメージといった多くのメリットを生かした受付システムに乗り換えようというわけである。そして橘氏は数社の受付システムを集めてコンペした結果、M-SOLUTIONSの「Smart at reception」を採用することに決めた。

　採用の理由だが、橘氏は「M-SOLUTIONSがソフトバンク・テクノロジーの子会社だからではない」という。Smart at receptionが、「新オフィスのニーズに合致するいくつかの特徴を備えていたこと」が決め手になった。

　Smart at reception最大の特徴は、QRコードをかざすだけで簡単に受付が可能なことだ。来訪者にあらかじめQRコード付きのメールを送付しておけば、来訪者は受付で記帳したり、名簿から該当する内線番号を探したりする手間を一切かけずに、受付に設置されたiPadの内蔵カメラにQRコードをかざすだけで、担当者へ連絡するところまでを自動化できる。

Smart at receptionを導入したソフトバンク・テクノロジーの受付。広々とした円形のエントランスは中央に白い円卓があり、その上に1台のiPad（Smart at reception搭載）と内線電話がシンプルに置かれている。清潔感あるホワイトを基調としながら、一方の壁面を木目、カーペットをグリーンにして、自然をイメージしたBGMや映像を流すなど、「先進と自然の調和」をコンセプトにしたオフィス空間だ

Smart at receptionが導入されたiPadの「総合受付」メニューから「QRをお持ちの方」をタッチ（左）。すると、iPad内蔵カメラでQRコードを読み取る画面が起動するので、iPhoneなどでQRコードをかざすと、直ちに訪問先の相手が表示される（右）。QRコードの読み取りはほんの一瞬で待たされることはない

「Passbook」にも対応し、来訪者が近づくと自動的にQRコードを通知してくれるため、受付で慌ててQRコード付きのメールを検索しなくても済む（iOS 6以上で対応）

　さらに、来訪者にとって便利なのが「Passbook」の通知機能に対応していること。PassbookはiOS 6から追加された機能で、さまざまなクーポンやチケットを一元管理できるアプリだ。Smart at receptionはこのPassbookの通知機能に対応しているため、来訪者が受付の近くまで来ると、iPhoneやiPadの画面に自動で通知が現れ、受付に必要なQRコードを表示できる。この仕組みにより、来訪者はQRコード付きのメールを受付前で検索する手間すらいらないのだ。

　Smart at receptionは管理者側にとってもメリットが大きい。橘氏は「専用システムにしてしまうと、コストやメンテナンスの面で課題があるが、Smart at receptionはiPadと汎用性の高いアプリの組み合わせなので運用しやすく、料金も社員1人あたり100円以下（社員数200名以上の場合）で済む。QRコードの発行は専用URLから簡単に行える。また、総務部門で電話を取次ぐ手間がいらないのはもちろん、受付のPCで名簿をすべて公開していた旧システムに比べて、セールスなど業務に無関係な内線電話を抑制し、セキュリティも高めることができる」と、その優位性を語る。

　実際、Smart at receptionの導入後、社内外からの反応は良好だ。来訪者からは「先進的なシステムなので、自社にも入れたい」との声も挙がった。今後は東京本社の受付でSmart at reception搭載のiPadを2台に増やし、さらに来訪者を待たせないスムーズな受付業務の実現を図りつつ、大阪と福岡の支社にも同システムを導入する予定だ。

イベント支援、見積作成にも「Smart at」

　なお、同社はオフィス移転後の社内アンケートについてもM-SOLUTIONSのiPad対応イベント支援アプリ「Smart at event」で実施したところ、従来のPCや紙で行っていたアンケートに比べて、反応も回答率もよい結果が得られたという。

　橘氏は「iPadやiPhoneで移動中にも簡単にタッチ操作でアンケートに回答できるため、夜にアンケート公開しても直ちに数十件の回答があった。管理者メニューで設問の作成、回答率の確認、未回答者への催促メール、回答の集計といった作業も手軽に行える」と説明する。なお、Smart at eventではQRコードによる受付機能も利用可能だ。

Smart at eventの管理画面イメージ（左）。カレンダー形式のイベント管理、Web／CSV対応の参加者管理、テンプレートによる一括メール送信など、イベント管理を効率よく行える機能を備える。アンケートの作成は、スマートフォンでのイメージプレビューも可能（右）。アンケートの回収状況確認やCSV出力機能も持つ

　このほか、Smart atにはiPad対応の見積支援アプリ「Smart at estimate」も用意されている。こちらは営業先でiPadに商品カタログを表示させながら、タッチ操作ですぐに見積書を作成でき、蓄積したデータの集計や分析も行えるというもの。見積を取るための移動時間を削減し、営業部門の効率を高めるためのシステムだ。

Smart at estimateの利用イメージ。対面販売で商品カタログを表示し、顧客の要望に応じて商品を選択（左）、その場ですぐ見積書を作成してメールで送付できる（右）

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　このようにM-SOLUTIONSのSmart atは、iPadと3タイプのアプリを組み合わせることにより、幅広いビジネスシーンで業務効率の大幅な向上が期待できるシステムだ。

　「スマートデバイスを業務で活用したいが、効果的な方法が分からない」「コストをかけずにスマートデバイスでビジネスのスピードアップを図りたい」「スマートデバイスを導入したものの、十分に利用されていない状況を改善したい」など、スマートデバイスの業務活用に課題を抱えているならば、Smart atを検討してみてはいかがだろうか。

「第1回 営業支援EXPO」で「Smart at」を体験しよう！

第1回 営業支援EXPOの概要
開催期間	2014年7月9日（水）〜11日（金）
開催時間	10時〜18時（最終日は17時まで）
会場	東京ビッグサイト　西1・2ホール
主催	リードエグジビション ジャパン（株）
Webサイト	http://www.ss-expo.jp/

　2014年7月9日に東京ビッグサイトで開催されるイベント「第1回 営業支援EXPO」では、M-SOLUTIONSがブースを出展し、今回紹介した「Smart at」のアプリ（Smart at reception、Smart at event、Smart at estimate）を実際に体験したうえで導入相談が可能だ。

　QRコードによるスピーディな受付対応やタッチ操作の手軽な見積書作成といったSmart atの実力をお試しいただきたい。

　同イベントは、営業代行、テレアポ代行、営業支援システムなど営業を支援するサービス・製品を一堂に会した商談専門展。入場には招待券と名刺2枚が必要だ。招待券はM-SOLUTIONSのサイトから無償で請求できる。請求はこちら（http://smartat.jp/reception-expo/）。