災害時の安否確認やアンケートに──1人月額200円の「Mobile Perfect」
安否確認システム、という名で販売されているサービスは多数あるが、ソフトバンク・テクノロジーの「Mobile Perfect 安否確認・アンケート」は、そのシステムを業務連絡やアンケートに活用できる。日々の業務効率化にも役立つソリューションだ。
企業は、災害や事故、感染症をはじめ、情報漏洩などのIT事故や機器障害などの被害にあっても、その活動を継続的に行っていくことが求められる。天災などにより、企業活動や生産活動を停止することがやむを得ない状況に陥ったとしても、早期に復旧して事業活動を維持しなくてはならない。
その義務は、今や大企業だけのものではなく、中小企業であっても、「なにかあったとき」に備え、しっかりとした対策を用意しておく責任が求められるようになった。この対策は、事業継続計画（BCP／Busines Continuity Plan）や事業継続管理（BCM／Business Continuity Management）といった言葉とともに語られることが多い。
BCPやBCMについては、ここで詳細に解説することはしないが、簡単に言うと、危機管理計画や緊急時対応手順（BCP）を用意し、さまざまな要因の影響度を調査・分析して対策を導入し、運用、見直しを繰り返して事業継続のために必要なマネジメント（BCM）を行うということだ。
日本では、2005年3月に経済産業省が「事業継続計画策定ガイドライン」を発表。2005年8月には内閣府中央防災会議が「事業継続ガイドライン第一版」、2005年10月に「事業継続計画の文書構成モデル例 第一版」を示したほか、2006年2月に中小企業庁も「中小企業BCP策定運用指針」を発表したことを契機に、具体的な対策を用意する企業が増えた。
今回紹介するソフトバンク・テクノロジーの「Mobile Perfect 安否確認・アンケート」というソリューションは、こうした対策の一環として導入すべきサービスだ。サーバなどの導入が不要なASP（ビジネスアプリケーションソフトをネットワークを通じて貸し出すサービス）として提供されるため、初期費用も低く抑えられるうえ、維持管理が容易という特徴がある。価格は定価で1人あたり月額200円。もちろん一括大量導入すれば単価はかなり下がる。
Mobile Perfectの特徴は、その名のとおり安否確認メールを自動で高速に配信する機能を持つことと、そのシステムを通常業務の連絡やアンケートなどにも活用できること。それぞれのメリットを以下で見ていこう。
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事業継続計画の第一歩 社員の安否を確認する
従業員の安否は、企業が事業を継続する上で欠かせない情報の1つ。災害や事故が起きた際に、企業活動に必要なスタッフが何人無事で、いつ、どこに何人集まれるかは極力早く把握しなければ、次のアクションも取れない。従来こうした安否確認は、災害担当者などが連絡網などを見ながら1人1人に電話で連絡を取るといった方法で行われていたが、最近は携帯電話のメール機能を活用するのが便利で速い。
Mobile Perfectを利用すれば、日本気象協会の緊急地震速報や津波警報などを受信すると、あらかじめ登録しておいた連絡先に自動的にメールを高速配信できる。発報する震度などは、ユーザー側で設定しておけるので、例えば「震度6以上の地震が起きたときにメールを出す」などと指定しておけばいい。またサーバの故障など、IT事故などの場合には、組織ツリーの中から対応が必要な部署だけを選び出し、関係者にだけ招集メールを送ることも可能だ。
メールを受信した従業員は、メールに記されているURLをクリックすると、専用のWebページから自分の状況を報告できる。災害時には回線が混み合って電話が通じにくくなることも多いが、最近はパケット通信と音声通話の回線を別々に管理しているキャリアも多いので、メールとWebページを活用したこのシステムなら、電話より確実に連絡が取れる可能性が高いのもメリットだ。
管理者は、メールを受け取った人がすぐに対応できるのか、移動するのが困難なのか、メールは届いているが確認がないのか、といったことが管理画面でリアルタイムに把握できる。メールアドレスに間違いがあったり、キャリアやサーバで止まってしまい、届かなかった場合はエラーが表示されるので、連絡漏れの心配もない。未回答の人にだけメールを再送する機能もある。さらに、1人当たり最大10人まで、連絡先を登録しておくことができ、安否確認の結果を家族に通知することもできる。
なお受信側の携帯電話の機種や通信事業者は一切問わないので、新たに従業員用に携帯電話を導入したりする必要はない。
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業務連絡やアンケートにも活用できる
こうした高機能なシステムを導入しても、緊急事態というのはそう頻繁にあるものではない。むしろないに越したことはないものなので、1年間1回も安否確認メールが発信されなかった、といったことも起こりうる。そう考えると、そこに資金を投じるのには抵抗を感じる経営者も多いだろう。とにかく安いものを保険がわりに導入しておけばいい、という考え方もあるかもしれない。
その点Mobile Perfectなら、安否確認の仕組みを、業務連絡やアンケートなどに有効活用できる。受信側の機種や通信事業者を選ばない高速メール配信システムを使って、業務の連絡をしたり、日次の売り上げの簡易的な集計なども行える。営業推進担当の携帯向けメール配信システムとしても十分な機能を持っているのだ。
組織ツリーをあらかじめ用意しているため、権限を持つ人が簡単に地域や部門を選択し、業務連絡メールやアンケートメールが送れる。アンケートメールはテンプレートを用意しておき、それを毎回配信する方式のほか、個別に10項目までの質問を設定して送信可能だ。
こうした便利さが好評で、指示文書をあるセグメントに送り、理解したかどうかをアンケートで確認することで、理解度を確認するためのツールとして使っているケースもある。市や県などの自治体で導入している事例や、取引先の会社も一緒に登録して情報共有をしている事例などもあるという。
緊急事態対策としての用途はもちろん、お盆や正月のような長期休暇中の連絡手段として、また日常業務を効率化するための手段としても利用できるMobile Perfect。この便利な携帯向けメール配信システムを、業務の効率化に活用してみてはいかがだろうか。
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提供：ソフトバンク・テクノロジー株式会社
アイティメディア営業企画／制作：ITmedia ＋D 編集部／掲載内容有効期限：2009年9月30日
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