Special
» 2015年08月07日 10時00分 UPDATE

スキャナをスマートアシスタントとして使いこなす(後編):多種多様な紙の情報をスキャンしてライバルに差をつける

紙の情報をデジタルにすれば新たな活用方法が広がる。「ScanMate i1150」ならPDFにして検索したり、Wordのデータとして再利用したり、Excelで集計したりできる。またスキャンデータをクラウドサービスに蓄積して共有するなど、このコンパクトなスキャナからさまざまな可能性が広がっていく。

[PR/ITmedia]
PR

・前編はこちら → 仕事もプライベートも満足の本格派スキャナ「ScanMate i1150」

日本語だけでなく多言語にも対応したOCRで、検索できるPDFを生成する

 スキャンしたドキュメントを画像としてではなく、「文字」として識別し、検索や再利用を行うには、スキャンしたイメージのOCR処理が必要となる。

 コダック アラリスのドキュメントスキャナ「ScanMate i1150」にはスマートタッチに高度なOCR処理が内蔵されており、スキャンと同時のOCR処理が実行される。日本語はもちろん、英語、フランス語などのOCR機能も搭載されており、外国語のドキュメントもスキャンすることで検索や書き込みが容易となり使い勝手が広がる。

 スマートタッチの「設定」から「カラーPDF」を選択して、「PDF-サーチャブル」を選び、設定からOCR処理を行う言語を指定する(デフォルトは日本語)。この設定だけで、スキャンした原稿の文字部分をOCR処理して検索可能なPDFが生成される。仕事の資料はもとより、電気製品のマニュアル、料理のレシビ、雑誌の切り抜きなどをスキャンすれば、かさばることなく、いつでも簡単に検索して利用できるようになる。

ScanMate i1150 「PDF-サーチャブル」とし、OCRの言語を選択する(左)。PDF内のテキストを検索できるようになる(右)

スマートタッチをカスタマイズして、Wordのデータとしてスキャンする

 スマートタッチに割り当てるスキャン設定は、自由にカスタマイズ可能だ。ここではスキャンしたデータをMicrosoft Word形式で保存する設定をしてみよう。Wordにテキストを変換するなら白黒スキャンで十分なので既存設定「5.白黒シングルページTIFF」をカスタマイズする。

 「名前の変更」で表示するショートカットの名称、ボタンに表示されるアイコン画像を変更する(独自画像のアップロードも可能)。次に「ファイルの種類」から「WORD書類」を選択して設定を保存しよう。これでScanMate i1150本体の5番には「WORDファイル保存」が表示される。

ScanMate i1150 名称を変更する(左)。「WORD書類」を選択(中央)。ボタンの表示が変わる(右)

 では実際に書類をスキャンしてみよう。スキャンデータをWordで開くとこの図のように、テキストファイルとして表示され、多段組の原稿の状態も再現される。文字中心の原稿の再編集が必要なときや、紙の情報をWebコンテンツとして利用したいときなどに役に立つ。

 同じように、「ファイルの種類」から「Excelワークブック」を選択すると、表組のドキュメントをスキャンし、Excelで扱えるようになる。

ScanMate i1150 スキャンした元原稿(左)。スキャン後のWordに変換されたデータ(右)

Evernoteをはじめとするクラウド連携

 スキャンしたデータのクラウドへの自動アップロードにも対応している。Evernoteは標準で設定済みだ。Evernoteのログイン情報を登録して、保存先となるノートブックを指定すれば、スキャンしたPDFや画像は自動的に指定ノートブックに保存されていく。

 スマートタッチはGoogle Drive、Boxといった主要なクラウドストレージサービスのほか、Microsoft SharePoint OnlineやWebDAVもサポートしているのでビジネスユースにも対応でき、ビジネスエントリースキャナとしても利用できそうだ。

ScanMate i1150 Evernoteで指定したノートブックにスキャンしたデータは自動的にアップロードされ、すぐにさまざまなデバイスで共有できる

ギャップリリースレバーでクリアフォルダもA3もスキャン! 上位機種のノウハウが生きる用紙の種類を選ばない安定搬送性

 スキャナにとって重要なのは、やはり原稿詰まりが少ない安定した搬送性と対応できる用紙の種類だ。基本性能にこだわったScanMate i1150は、ビジネス専用スキャナのノウハウを生かした設計で、シワのある原稿、トレーシングペーパーなどさまざまな用紙に対応するだけでなく、サイズや方向が違っていても確実にスキャンしてくれる。以下のサイトには、切り抜きや伝表、書類も一度にスキャンしていく動画の説明があるので参考になるだろう。

 スキャナに入れられないレシートのような小さな原稿やA3サイズのような大きな原稿をスキャンしたいときはどうするか? 本体のギャップリリースレバーで簡単に対応できる。レシートならA4サイズの紙に並べて貼り付けて市販のクリアフォルダに入れてスキャンすれば、向きも正しく補正されたデータとなる。A3サイズの原稿は2つ折りにしてそのままスキャン。スマートタッチで表裏を統合して1つのイメージにすることができ、A3見開きそのままの画像を得ることができるのだ。

ScanMate i1150 クリアフォルダに入れてレシートをスキャン(左)。ギャップリリースレバーを引き上げて、クリアフォルダやA3折り原稿をスキャン(右)

まとめ

 ScanMate i1150があれば、スキャンしたデータをアーカイブするだけでなく、必要な情報を検索したり、オフィスソフトで再利用したり、クラウド経由でマルチデバイスで共有したりと、紙の情報をデジタル情報にしてアクティブに活用することができる。

 最初の10枚を約15秒でスキャンできる「高速モード」はスキャン時間を短縮し、多様な用紙に対応した搬送性はスキャンのストレスをぐっと低減してくれる。初めての1台として、あるいは2台目のドキュメントスキャナとしてScanMate i1150は期待を裏切らないだろう。

Copyright© 2016 ITmedia, Inc. All Rights Reserved.


提供:コダック アラリス ジャパン株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia PC USER 編集部/掲載内容有効期限:2015年8月19日