正木理絵子

異なる複数のアプリケーションで作成した各資料を会議前に用意しなければならないとき、いちいち各アプリケーションで資料のファイルを開いて印刷するのは面倒だ。実は、エクスプローラーで簡単な操作をするだけで、まとめて印刷ができる。その方法は？

エクスプローラーの表示形式を［詳細］に設定すると、保存したフォルダやファイルの詳細情報をチェックできる。表示できる詳細情報は、デフォルトで表示されているもの以上に多くのものが用意されている。［詳細］表示の設定を変更して、自分好みの詳細表示にカスタマイズする方法を紹介する。

大量のメールにざっと目を通したい場合がある。通常はメールを選び、スクロールバーでメール本文をスクロール表示させるが、Outlookでは、［スペース］キーだけを使って、このメール選択とスクロール表示を次々と行うことができる。

ダイアログボックスでの作業はマウスを使って操作することが多い。しかし場合によってはマウスポインターを見失うことがある。このようなとき、自動で既定のボタン上にマウスを移動させるよう設定しておくと便利である。ダイアログボックスを開くと、常に既定のボタン上にマウスポインターが移動するようになる。

Excelでシートがたくさんあると、シートの見出しタブが横スクロールバーで隠れてしまう。このような場合、カーソルを左右に動かすなどして目的のシートを探し出さなくてはならない。だが［見出しスクロール］ボタンからシートの見出しを一覧表示すれば、ワンクリックで目的のシートを開くことができる。

受信メールが仕事（タスク）のきっかけになることが増えてきた。Outlookをメールと仕事リスト管理の両方に使っているなら、受信メールをドラッグ＆ドロップするだけで、簡単にメールの内容を仕事リストに追加できる。

誤った変換文字のまま、変換結果をうっかり確定させてしまうことがある。このような場合でも、確定文字を削除して再入力しなくても、誤変換で確定してしまった文字を変換前の状態に戻すことができる。

WordやExcelなどのアプリケーションの作業領域の上部には、ワンクリックでさまざまな処理を実行するためのボタンが並んだツールバーがある。ここに使わないボタンが場所を占有しているのは無駄だ。特にOfficeのアドオンツールをインストールすると、自動的にツールバーに登録され、デフォルトで表示されてしまう。ツールバー設定でボタンの非表示または削除を行う方法を幾つか紹介する。

大量のメールを受信していると、うっかり大切なメールを見落としてしまうことがある。重要なメールを送ってくる可能性のある差出人のメールを、目立つように表示できると便利である。Outlookの［整理］機能を利用すれば、特定の差出人からのメールを色分け表示して、瞬時に見分けられるようにできる。

Word 2003より、メールの添付ファイルとして受け取ったWordファイルを開くと、自動的に「閲覧レイアウトモード」に切り替わるようになった。閲覧レイアウトモードは、文書を読みやすくする目的で追加された表示モードだが、文書によってはかえって読みにくくなる場合がある。Word 2003のオプションを変更すれば、閲覧レイアウトモードでの自動表示を禁止することができる。

Officeの文書ファイルには、作成した人物の情報が自動的に記録されるようになっている。この情報はファイルのプロパティから誰でも確認し変更できる。第三者から受け取った文書を更新しても、元の作成者情報はそのまま残る。このような文書を別の相手に転送する場合には注意が必要だ。

Outlookでは、電子メールと連携して予定表を管理できる。しかしメールと予定表の画面を切り替えて使っていては、メールを見ながら予定を立てられず不便である。メールと予定表を別ウィンドウで開くことができれば、メールを見ながら予定が組めて便利だ。

Outlookの個人用フォルダ・ファイルの中には、個人情報などの重要なデータが保存されている。特に手軽に持ち歩くことが容易なノートパソコンの場合、紛失などに備えて、データに簡単にアクセスできない措置を取っておくことが重要だ。パスワードを設定して、第三者にデータを読み出されないようにしておくとよい。

Excelでセル幅を超えるデータを入力すると、一部のデータが隠れたり、“#”などとなってしまってデータが正しく表示されない。このような場合には、列幅の自動調整機能が便利だ。シート全体の列幅を自動調整したければ、シート全体を選択状態にして、自動調整を実行する。

Excelのシートでは、関数を使って複数セルの値の合計、平均値などを算出できる。しかし作業途中で一時的に一部のセルを加算したりする場合、関数を使うのは面倒である。ちょっとしたセルの合計や平均値ならば、ステータス・バーの一部で確認できる。

Excelブックの各シートで同じ構造の表を管理しているとき、共通の情報（例えば列タイトルや計算式など）を変更するのに、1つずつ各シートを修正するのは面倒だ。［作業グループ］を使って複数のシートを同時に修正する方法とは？

手軽なデータ移動デバイスであるUSBメモリは、それゆえ簡単に機密情報を盗まれる心配も高い。Windows XP SP2からの新機能で、USBメモリへの書き込みを禁止することが可能になったが、OSが限られるうえに、読み取りは制限されない。必要なら、読み取りも含めて、USBメモリの使用を全面的に禁止することができる。

WebページにPDFファイルのリンクが配置されていることがある。デフォルトでは、これをクリックすると内容がブラウザ・ウィンドウの内部に直接表示される。しかしブラウザではなく、独立したPDFファイルのウィンドウですぐに表示したいこともある。このためにはAdobe Readerのツールバーから環境設定の変更をする。

メール作成直後ではなく、明日の朝など、あらかじめ決められた日時にメールを送信したいことがある。このような場合は、Outlookの配信日時の指定機能を使えばよい。

Webページ上に配置されたOfficeドキュメントのリンクをクリックすると、その内容がIEウィンドウの内部に直接表示される。しかしIE上ではなく、独立したOfficeアプリケーションのウィンドウで表示したいこともある。このためにはエクスプローラのオプションを変更すればよい。

WordやExcelには、URLの文字列が入力されると、それを自動的にハイパーリンクに変換する便利な機能がある。だが実際には、自動変換による弊害も少なくない。この自動変換を止めるには、［一括オートフォーマット］の設定を変更する。

住所録の管理にExcelを使用することは多い。Outlookでは、Excelで保存された住所録のデータを連絡先に取り込むことができる。

Wordには、入力文字の間違いなどを自動的に訂正するオートコレクト機能があり、デフォルトで有効化されている。しかしWordで文書を作成していると、意図しない文字の修正が勝手に行われてしまい、途方にくれることがある。自動的な変換が「ありがた迷惑」なら、オートクレクト機能をオフにすればよい。

漢字の繰り返しを表す「々」を単独で入力したい場合がある。だが「々」に漢字の読みはない。「々」は「おなじ」「くりかえし」などで入力できる。

いまや迷惑メール・フィルタは必須だが、間違って仕事のメールが迷惑メール扱いされて困る場合がある。「差出人セーフ リスト」にアドレスを登録すれば、そのアドレスはフィルタされなくなるが、すべての人を登録するのは現実的ではない。「差出人セーフ リスト」には、ドメインを登録することができる。よくメールをやりとりする取引先などがあれば、事故防止としてドメインをセーフリストに登録しておくとよい。

Excelで2つ以上の表を同じシート上で上下に並べたいことがある。しかし列の幅はシートごとに設定されるため、上下に並べた表の列幅をそれぞれ異なるものにはできない。列幅が一番広い表に合わせて調整すると、他の表の見栄えが悪くなってしまう。このような場合は、表を図としてシートに貼り付けると、列の幅に左右されることなく、最適な列幅の表を上下に並べることができる。

Excelでは、セルの列ごとに日本語を入力したり、半角数字を入力したりすることが多い。入力データのフォーマットが決まっているなら、セルの属性として入力モード（入力規則）を指定しておけば、そのセルが入力可能になったときに、文字の入力モードを自動的に切り替えられる。

Windowsのリモートデスクトップ接続では、デフォルトの全画面表示に限らず、自在に画面サイズを変えてウィンドウ表示ができる。GUIやコマンドラインなど複数の変更手順を解説。

Excelの印刷オプションでは、ブック内の現在のシートのみを印刷する、ブック内のすべてのシートを印刷する、などを選択できる。だが、必要ないくつかのシートだけを印刷したいときもある。その方法は？

Windowsの稼働中に電源ボタンを押すと、通常はシャットダウンする。これを「休止状態」に変更すると、電源ボタンを押したとき、デスクトップなどの状態を保持したまま電力消費をゼロにできるほか、起動時間（復帰までの時間）も短縮できる。電源ボタンの割り当てを変えるには？

Excelのセル内にハイパーリンクが設定されていると、そのセルをうっかりクリックしただけでもブラウザが起動され、ページが表示されてしまう。セルを1つずつ選択してハイパーリンクを解除できるが、数が多いと非常に面倒だ。［形式を選択して貼り付け］の演算機能を利用すれば、複数セルのハイパーリンクをまとめて解除できる。

Excel 2007／2010で複数のExcelブックを開くと、いずれも単一の親ウィンドウ内の子ウィンドウとして表示されるため、自在には配置できない。各ブックを別々のウィンドウで開くには、少々のテクニックと注意が必要だ。

Excelでテンプレートシートを作り、予算申請などを各部署に依頼することがよくある。でも、各担当者がシートを編集する際、誤って変更されては困る情報もある。そこで、データ入力を依頼したいセルだけを編集可能にし、他のセルは保護する、という方法を説明する。