GTDに使えるデジタルツール〜check*pad＋R*PAD：GTD実践ツールガイド（1/2 ページ）

“うまく行く考え方”であってツールは何でもよい──というのがGTDの基本概念だが、自分なりのツールを見つけるまで、GTDの考え方に沿ったサービスを使ってみるのもいい。GTD実践に向けた、ツールの使い方ガイド。

[田口元，ITmedia]

　日々のストレスをなくし、すっきりした頭でどんどん仕事を片付けるための仕事術、GTD。そのGTDを日々実践していくためには次の3つのプロセスが必要である。

1. 気になること、思いついたことは頭のなかではなくて、どこかに書き出し、「あぁ、あれ忘れていた！」というストレスをなくすこと。
2. そのようにして書き出した項目を定期的に見直し、常に正しい優先順位を立てられるようにすること。
3. 適切なリマインダーを設定することで「見直すべきこと、やるべきことを忘れちゃだめだ……」ということ自体を忘れ、頭をすっきりさせること。

　これらのプロセスを日々の生活や仕事に組み入れることによって、GTDがうまく実践できるようになる。そのためのツールは個々人のライフスタイルに合わせて紙やペン、オンライン上のツールなどを使い分けるとよいだろう。

　今回はGTDに使えるデジタルツールの1つとして、To Doリスト管理ツール「check*pad」と、シンプルなリマインダーツール「R*PAD」を紹介する。これらのツールは筆者がGTDを実践するために設計、開発したものである。これらのツールの、どの機能をどう使えばGTDをうまく実践できるのかを以下に説明していこう。

気になること、思いついたことを書き出すツールとしてのcheck*pad

　何かアイデアを思いついたら即、どこかに書き出す習慣をつけるべきである。頭はあなたが思っている程物覚えがよくないからだ。

　check*padを使えば、ブラウザさえあればどこでもアイデアを書きとめておける。またリスト別に管理ができるので項目の分類も可能だ。

　「思いついたことをささっとメモする」機能に特化しているので、余計な入力項目がないのも特徴である。期限を設定したり優先順位を設定したりする機能は、あえて実装していない。もちろんそうした項目が必要になるケースもあるのだが、それよりも入力項目を最小限にして「入力のストレスをなるべく減らす」設計になっている。

check*padで設定する項目は必要最小限である

　一般的には期限や優先順位は頻繁に変わっていくものである。それならば全体をすっきり見渡せることを優先し、期限や優先順位を設定し直す作業ばかりしていて作業自体が進んでいない……とならないようにしている。

　ただし、こうした機能の制限がある中でも、優先順位や期限をうまく設定しているユーザーもいる。項目の最初に「05/23」といった日付や「A」「B」などの優先順位を入れることで処理しているのだ。こうしておけば、check*padの項目をアルファベット順に並び替える機能を使って、優先順位順や日付順にすぐに並べ替えることができるからだ。

項目の並び替えが可能なので項目の最初に優先順位を付けて管理している人も多い

　また「さっと思いついたことをメモする」ために、携帯にも対応している。出先でPCがないときでもリストを見直しつつ、項目を追加していくことができる。

　さらに特定のリストには、項目追加用メールアドレスを発行することもできる。このメールアドレスにメールを送れば、本文に書いた項目がそのリストに追加されていく（本文に複数行書けばそれぞれの行が1つの項目として追加される）。

　この機能をうまく使えば、満員電車で思いついたことでもメールだけでさっと項目を追加することができる。メールなので常にオンラインになっている必要もない。地下で携帯が通じないところでも、メールだけ書いておき、あとでまとめて送信することができる。

自分のリストを常に見直すツールとしてのcheck*pad

　やりたいこと、やるべきことのリストは最低でも週に1度はすべて見直す必要がある。そうしないと「全体を把握せずに、思いついたことだけをやっている状態」となり、仕事を片付けても片付けても「これでうまくいっているのだろうか……」という焦燥感だけが残る。

　そのために、自分がやりたいことのリストは簡単に見直せるように管理しておく必要がある。check*padならブラウザさえあればいつでもどこでもリストの見直しが可能だ。携帯にも対応しているので、出先でもリストをチェックできる。

　そうはいっても、こうしたリストの見直しはだんだんと億劫になってくるものである。意志の強い人ならば定期的に見ていくこともできるが、一般的には「リストを作るときは楽しかったが、それ以降見ていない……」という状態に陥ることが多い。

　そこでお勧めしたいのが、check*padの「モーニングリスト機能」である。この機能はある特定のリストを、毎朝好きな時間に好きなメールアドレスに配信する機能である。日々やることのリストや、中長期的な目標のリストを毎朝携帯に配信するように設定している人も多い。

　そしてこのモーニングリストには「リストの内容と合わせて名言を配信する」というオプションがある。古今東西の成功者の名言を毎朝読むことができる人気機能である。ただ単にリストの内容が送られてくるだけだとメールを開くのが面倒になるが、名言が楽しみでリストを見直す、という人も多い。こうした工夫によって「リストを常に見直さなくては」と意識しておくことができる仕組みになっているのだ。

モーニングリストでは成功者の名言付きで配信するオプションがある

　あまり知られていない機能としては、check*padの印刷機能がある。check*padのリストには印刷用のスタイルが設定してあるので、紙で持ち歩きたい、というときには便利だ。印刷時にはヘッダやフッタなどの項目は省いてすっきりとしたリストのみを持ち歩くことができる。

*** 一部省略されたコンテンツがあります。PC版でご覧ください。 ***