第40回「いる? いらない? メールを削除する基準を考える」:研修で教えてくれない!
「ちょっと相談があるんですけど……」「何だ?」「年度末だし、そろそろメールの整理をしようと思うんですけど、どうしてますか?」
大手総合商社・メデア商事の新人・小林ケンタが先輩・高柳ワタルに相談にやってきた。
小林 高柳さん、ちょっと相談があるんですけど……。
高柳 何だ?
小林 年度末だし、そろそろメールの整理をしようと思うんですけど、高柳さんはどうされてますか?
高柳 オレ、メールは全部そのまま残してるんだよ(苦笑)
小林 えっ、そうなんですか?
業務で使うメールの量は膨大である。しかし基本的にはテキストデータであることから、現在の「大容量HDD時代」では、わざわざ過去のメールを削除する必要はないかもしれない。
高柳 もちろん、数年前のメールなんて読み返すことはないだろうし、そもそも情報管理の観点から言えば、メールも情報資産なわけだから不要なメールは削除した方がいいとは思うんだけど、何を消して何を残すかで悩んじゃって結局そのままなんだ……。
小林 高柳さんでもそうなんですか。
高柳 古いメールを圧縮したりしてアーカイブしとくというのも考えたんだけど、圧縮しちゃうと検索できないだろ?
小林 そうですよね。検索できないくらいだったら、削除しても同じですし。
高柳 そうそう。それで結局手付かずのまま、もう何年も放っておいてるんだ。
小林 実は僕、ちょっと考えてみたんで、それでいいかどうか高柳さんに確認してもらおうと思って。
高柳 へえ〜。それはぜひ聞かせてくれ。
小林はちょっとうれしくなって自信満々に説明を始めた。
小林 えっと、基本的には案件として完了しているメールのみを対象にして、まだ進行中の案件は全て残しておきます。
高柳 それは分かる。
小林 次に、完了している案件に関するメールのうち、添付ファイルのあるメールは削除します。
高柳 なぜ?
小林 添付ファイルで本当に必要なものであれば、既に別の場所に保管してあるはずですし、もしメール本文も残しておく必要であれば、それはテキストデータとして保存し、保管済みの添付データと一緒にメモとして保管しておけばOKだと思うんです。
高柳 なるほど、確かに。
小林 それから、ccで自分に来たメールは削除。toで自分に届いたメールだけ残す。
高柳 おお、それはいいアイデア!
小林 でしょ?
メールのtoとccの意味は分かっていても、本来の意味どおりに使われていないケースは珍しくない。しかし、小林のアイデアに限らず、toで届いたかccで届いたかによって受け取った側の処理が変わるケースは珍しくない。
改めてtoとccの使い分けに注意しよう。
宛先 | 意味付け |
---|---|
to | メールの本来の宛先 |
cc | 情報共有目的での送付先 |
削除するファイルの基準
終了している案件に関するメールのうち、添付ファイルのあるメールやccで届いたメールを削除する
著者紹介 山賀正人(やまが・まさひと)
セキュリティ関連の話題を中心に執筆中のフリーライター。翻訳(英語、韓国語)やプログラミング、システム構築などコンサルなど活動は多岐に渡る。JPCERT/CC専門委員。Webサイトはこちら。
関連記事
- 連載インデックス
- 第8回 ToDo代わりのメールの使い方を考える
メールの受信箱をToDoリストとして使い、“メールドリブン”で仕事をこなす。そんな仕事のやりかたを今回は考察してみる。実践してみると、細々としたTipsもある。 - デスクトップ上のショートカットからメールを送る
新規にメールを作成する場合、もし宛名が固定しているようであれば、デスクトップ上にショートカットを作っておくと便利だ。 - 新入社員のためのメール術〜ビジネス編
すっかりビジネスシーンに欠かせないものになった電子メール。しかしその作法はというと、まだ確定しきれていないところがあります。常識を押さえつつ、メールのマナーを考えてみましょう。 - 新入社員のためのメール術〜ビジネス編 第2回
前回のアンケートで、「複数の人にメールするとき、誰をtoにしますか?」、そして「複数の人にメールするときアドレスの順番は気にしますか?」を聞きました。意外なその結果は? - 「電子メール利用規程」のつくり方
メールは、便利な半面、簡単に大量の個人情報を流出させる危険性もはらんでいます。多くの利用者(社員)を抱える企業は、十分な対策を行っているのでしょうか。ウイルス対策などの設備投資ももちろんですが、社員に一定の取り扱いルールを示し、場合によっては罰を与える規定の整備も重要です。
Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.