仕事の優先順位付けなら、Googleカレンダーなのだ：シゴトハッカーズ（2/2 ページ）

仕事がたくさん重なってしまう。どうも1日にこなさなくてはいけない仕事が多いようだ……。達人たちは、こうした問題にどう対処しているのでしょうか。

[大橋悦夫、佐々木正悟，ITmedia]

スケジューラー活用術（佐々木正悟）

　アナログ、デジタルを問わず、スケジューラーと呼ばれるツールに期待することはいろいろあると思います。ざっと挙げてみると、

• 1日の時間管理
• プロジェクトの進ちょく管理
• ルーティンタスクを半自動的に管理したい
• ダブルブッキングを防ぐこと
• やり忘れを防ぐこと
• 仕事の流れを把握すること

　などがあります。もちろんさらに追加していくこともできるでしょう。

　以上のすべてにおいて、簡単に操作できて、ほぼ満足できるツールとして、筆者はGoogleカレンダーを使っています。ここにプロジェクトと自分の予定のすべてを集中することで、どの日のどの時間には何をしたらいいかということが、確実に把握できるようにしてあります。

　Googleカレンダーには、次のような特徴があるので、ここにタスクを集中する習慣さえ付けば、上記のほとんどの問題は解消されます。

• 1日の予定を15分単位で管理できる
• 日をまたぐタスクを管理できる
• 毎週水曜、毎月10日、隔週、3週おきなど、繰り返し設定のカスタマイズが非常に豊富
• いろいろな予定の種類を色別で分けられ、表示のオンオフもワンクリックでできる
• 動作が軽快
• アラームのカスタマイズも豊富。携帯にメールを好みのタイミングで受け取ることができる

　このいずれも重要な項目です。しかし何より不可欠だと思うのは、「繰り返し設定のカスタマイズが豊富にできること」です。というのも、確実に進めていきたいルーティンワークを進める上で、これが設定できないと進まなくなる危険をはらんでいるからです。

　毎日間違いなく作業を行うタスクであれば、必ずしもスケジューラーに書き込まずとも忘れません。また、特定の日に人と会う約束などは、頭が覚えておこうとしますから、紙に書くだけでも忘れない、という人もいるでしょう。

　でも、「水曜日と木曜日と土曜日だけに進めておくべきタスク」などは、その日だけに思い出させてくれるツールがあった方が、はるかに便利です。毎日やるわけではない作業は、「余裕がある日」だけでも進めておこうなどと思っていても、進めておくのを忘れるのです。そうして締め切り間際になって、関係者から催促などされ、青くなることになりかねません。

　週3回ほどは手がけておきたいタスクとはいえ、どの曜日とどの曜日に比較的余裕があるかは、自分の手帳と相談しなければ、なかなか決められないでしょう。そのためにも、ルーティン作業で徐々に進めていくプロジェクトは、自分の予定がすべて書き込まれていて、一望できて、どこでもチェックできるツールで管理すべきなのです。

　私はこの条件を満たすツールとしては、無料のものではGoogleカレンダーが最も優れていると思っています。紙の手帳でも可能かもしれませんが、紙の手帳はルーティン作業を書き込んでいくのに向きません。入力に手間がかかりますし、変更を反映させるのも困難だからです。

　Webカレンダーに懐疑的な人もいらっしゃると思いますが、ぜひ一度、Googleカレンダーに思い出せるすべてのタスクと、ルーティン作業を、繰り返したい計画通りに書き込んでみてください。時間はかかりません。そうして、タスクリストにすべてのタスクが上がっているのではなく、スケジューラーにすべてのタスクがあることの便利さを実感してみてください。

　→具体的なGoogleカレンダーの使い方【チュートリアル】はこちら