メモを死蔵しないための2つのステップ【チュートリアル編】：シゴトハッカーズ（3/3 ページ）

メモを死蔵させないためには、「不安だから」という理由だけなら敢えて取っておかないという方法を紹介した対談編。今回は、メモ活用のための具体的なチュートリアルを、“優先と劣後を分ける”というキーワードで解説します。

[大橋悦夫、佐々木正悟，ITmedia]

2．適切なタグを付ける

　メール経由で登録されたメモは、そのままでは「どのように」が確定していない状態です。そこで、一日の終わりにその日に“投稿”されたメモにタグを付けていきます。タグ付けの基準については、前回のチュートリアル編を参照いただくとして、今回は「プロジェクトタグ」について触れておきます。

　プロジェクトタグとは、その名の通りGTDにおける「プロジェクト」を表すためのものです。以下は筆者のプロジェクトタグの例です。

• 080826_DS-semi
• 080831_JW-semi
• 080930_SS_book01
• 081031_D2-book01

　最初の6けたの数字は年月日を表し、そのプロジェクトの完了予定日あるいは期限です。次の大文字のアルファベット2文字はクライアント名あるいはプロジェクト名の略号、最後の小文字のアルファベット数文字はプロジェクトの内容を表す部分です。

　ポイントは、「プロジェクトタグ」には必ず期限が必要ということです。こうすることで、あるプロジェクトタグが付けられたメモは必ずその期限内に消費されることになります。メモ単体で期限が設定できなくても、そのメモが所属するプロジェクトが期限を持っていれば、おのずとその期限を踏襲するわけです。逆にいえば、所属先さえ明らかになれば、そのメモは確実に死蔵を免れるわけです。

　期限が明確に決まらないプロジェクトであっても、例えば9月中に終えたい、ということであれば、「080930_」のように仮に月末を指定しますし、今年いっぱいなら「08_」と単に年だけを指定する方法でもいいでしょう。いずれにしても、日付情報を先頭に置くことで、タグの並び順が「期限順」になりますから、それがそのままプロジェクト単位の大まかな優先順位を示すことになり、都合がいいのです。

筆者のEvernoteのタグリスト

　順番が前後しますが、新規に「プロジェクトタグ」を付けるメモは、タイトルに「★」が付いたもの、すなわちメール投稿により登録されたばかりのメモ、ということになります。適切なプロジェクトタグを付け終えたら、タイトルを変更するのですが、その際に「★」マークを除去します。こうすることで、タグを付けるべきメモを見つけ出すのが容易になります。メールでいえば、「未読」状態のメモになるわけです。

　週に一度メモを見渡して、「★」が付いているメモを整理します。そういったメモは適切な「プロジェクト」が決まらなかった、いわば“浪人”のようなものです。この種のメモは削除するか、別の「ノートブック」に移すことで、視界の外に追いやります。

　こうして、常にプロジェクトの中で“生きている”メモだけが残るようになる（＝メモが死蔵されなくなる）わけです。