目指せ「理想のオフィス」 オカムラ「OFFICE KIT」でオフィスレイアウトをシミュレーションしてみた

PR／ITmedia

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　2024年、「原則出社」を求める有名企業が国内外で増加した。出社回帰の機運が高まる中で、あらためて問われているのがオフィスの在り方だ。

　企業が10社あれば働き方も10通りあり、それぞれに適したオフィスの形がある。出社する人とリモートワークをする人のどちらが多いのか。社内外のコラボレーションが多いのか少ないのか。生産性を重視するのは個かチームか――「現状」も「在りたい姿」も各社各様、もっと言えば十人十色だからこそオフィスづくりは難しい。

　アイティメディアも、コロナ禍が収束するにつれて出社する人が増えた。より良い働き方、理想のオフィスの姿の具体像をオカムラの「OFFICE KIT」で探ってみた。

出社する人が増加　オフィスは現状維持でいいのか

　アイティメディアは、出社の有無を部門の判断に一任している。週次で出社日が決まっている部門もあればフルリモートの部門もあり、働き方は柔軟だ。

　その分、オフィスの状況は“読みにくい”。フリーアドレスで席数も全員分ないため、予約しておかないと「出社したのに席がない」日もある。複数の部門の出社が重なった日は、前日の予約では間に合わないことが多い。最近はこの傾向が加速している。

　営業部や編集部、イベント部などの部門横断的なコラボレーションも欠かせない。しかしオフィスでは「誰がどこにいるのか分かりにくい」ため、同じフロアにいても連絡や交流はもっぱらチャットツールやWeb会議ツールを使っており、対面でのコミュニケーション機会も失っている気がする。

　出社回帰の機運が高まり、オフィスを見直すべきタイミングが訪れたのでは？――編集部でそんな会話をしながら、試してみたのがOFFICE KITだ。

意外と思い浮かばない「自社にとっての理想のオフィス」

　OFFICE KITは、簡単な設問に回答するだけで自社にお薦めのオフィスタイプを診断して、レイアウトを提案してくれるオカムラのサービスだ。診断は無料で、OFFICE KITサイトで行える。

OFFICE KITトップページの「さっそく診断する」をクリック。画面に表示される設問に回答する

　設問は6つ。「席数は全員分なくても問題ないか」「生産性を向上させたいのは個人かチームか」といった、席数や業務の傾向、コミュニケーションに関する簡単な内容だ。

　「理想のオフィスのレイアウト」について的確なイメージを持つのは意外と難しい。編集部で話し合っても「開放的な雰囲気がいい」だとか「部門を越えて交流できるスペースが欲しい」だとか抽象的な意見しか出てこなかった。総務であればもう少し解像度が高い会話ができるかもしれないが、オフィスづくりのプロでもない限りそう大きく変わらないだろう。

　OFFICE KITの診断は、漠然とした希望や課題を簡潔な質問に落とし込むことで、理想の働き方やオフィスの在り方を明確にする手助けをしてくれるという印象を受けた。

　回答し終えるとお薦めのオフィスタイプが表示される。タイプに適した「働き方」（＝オフィスの使い方）に関するTIPSやアイテムはそのままサイトで確認できたが、推奨レイアウトを含む詳細資料を閲覧またはPDFでダウンロードするには、自社の簡単なプロファイル情報（人数規模など）の登録が必要だ。

オフィスタイプは「コラボレーション」「チームビルド」「ソロフォーカス」「チームフォーカス」「バランス」の5種。回答した選択肢が、それぞれの何％を占めているのかなどを4象限で確認できる。ちなみに、編集部が（勝手に）診断した結果、アイティメディアにはチームビルド型が適していると分かった

想像力を刺激するオフィスづくりの“ヒント”

　早速登録して、PDFをダウンロードした。ボリュームはたっぷり41ページ。前述したオフィスタイプ別のTIPSやアイテム、レイアウトなどを確認できた。登録した会社のプロファイル情報を基に、オフィスづくりにかかるコストやスケジュールの目安も算出してくれる。

　レイアウトには番号が付いたピンが立てられている。これは、続く「おすすめの機能」ページの解説文と連動しており「なぜ、その空間やアイテムが必要なのか」に対する理解を深めるのに役立った。

　今回の診断結果はチームビルド型で、フリーアドレスを採用しつつもチーム単位で予約できる「ベンチテーブル」や「チームの拠り所」という空間をつくることをお薦めされた。解説文によると、チームの拠り所とは「チーム単位で占有できる」「ここに来ればチームの誰かとコミュニケーションが取れる」スペースを指すようで、これには興味を持つ編集部メンバーが多かった。

OFFICE KITで確認できるレイアウト案

　ここで編集部のオフィス利用状況を簡単に説明する。部門出社日は毎月1回。できるだけ一塊で座れるように、フリーアドレス席を予約している。しかし、周囲には作業に没頭している他部門の従業員もいるため気遣いが働き、活発な意見交換をする空気にはなりにくい。一塊で予約できないこともあり、コミュニケーションの活性化という目的にとっては中途半端な状況と言わざるを得ない。

　その点、ベンチテーブルやチームの拠り所のように1カ所の予約で済み、他の従業員との作業空間を仕切れるスペースがあれば課題解決につながるのではないか――というのがメンバーの意見だ。オープンスペースなら出入りも気にならないため、他部門とのクイックミーティングにも使えるだろうし、集中したいときはフリーアドレス席や「集中ブース」に移動すればいい。

　――と、このような感じでOFFICE KITをきっかけに「理想のオフィス」について具体的な会話が徐々に発展したのは印象的だった。はやりのオフィス画像やアイテムはネットでいくらでも探せるが、自社に置き換えたとたん現実味を失うことも多い。

　OFFICE KITは、自社のオフィスタイプ（傾向）を踏まえて、自社に適した具体的な情報を参照できる。その結果「アイティメディアならこんな使い方ができる」といった想像力を刺激されると感じた。

複数のオフィスタイプから空間を“つまみ食い”

　OFFICE KITには参考資料として全オフィスタイプの情報が含まれており、それぞれのタイプを知ることも議論のきっかけとなった。自社に合うと思える空間やアイテムを、各タイプから“つまみ食い”しながら理想のオフィスを模索できるためだ。

　例を挙げると、コラボレーション型で推奨されていた、社内共創を活性化させるための「プロジェクトスペース」という空間がある。プロジェクト単位で一定期間占有することを想定したセミオープンスペースで、「部門を超えた協業が多いアイティメディアには適している」という意見が多かった。チームビルド型で紹介されていなかった空間だが、実際にオフィス改革をするなら「取り入れてほしい」と総務にリクエストしたいと思えたアイデアだ。

　あれやこれやと話し合いながらイメージを膨らませた理想のオフィスのレイアウトは、ダウンロードしたPDFの末尾に入っている工作ページ「PAPER OFFICE KIT」で実際に組み立てられる。

　印刷している場合は、パーツをはさみやカッターで切り出して平面に並べるだけのシンプルなものなので手先の器用さは要らない。PDFならスクリーンショットを取って画像編集ソフトなどを使ってもいい。パーツのグリッドは3.6メートルで構成されているので、自社のフロア面積を考慮して並べると実際の完成レイアウトに近づく。

1：せっかく印刷したので、今回ははさみで切ってPAPER OFFICE KITを使ってみた／2：まずは切ったパーツを収納するための箱を作る（余談だが、箱の組み立てにはやや器用さが求められた）／3：あとはオフィスタイプ別に用意されているパーツを切り出して……／4：並び替えるだけ

さまざまなオフィスタイプからパーツを持ち寄り、理想のオフィスのレイアウトになるように並び替えるのはなかなか楽しい作業だった

ネクストステップとしてオフィス見学も

　OFFICE KITの最後のページには、「ネクストステップ」として「ラボオフィス」とオカムラへの相談先に関する情報がまとまっていた。

　ラボオフィスは、事前登録制で見学を受け付けているオカムラの自社拠点だ。2025年4月現在にWeb予約できるラボオフィスは、首都圏の他、東北や近畿など全8カ所あり、OFFICE KITで紹介されているアイデアが詰まったオフィスと、そこで働くオカムラの従業員の様子を見ることができる。

左：自社のオフィスタイプに近いラボオフィスを問い合わせてから足を運んでもいいだろう。ラボオフィスの紹介ページはこちらからアクセスできる／右：Webで予約できるラボオフィスは全8カ所（2025年4月現在）。想像して終わるのではなく、OFFICE KITのネクストステップページを参考に実際のオフィスを見学する計画も立てられる《クリックで拡大》

　OFFICE KITを使ってみて、オフィス空間のビジョンを皆で「話し合い、想像する」重要性をあらためて感じた。今回は編集部だけの話し合いだったが、総務部や営業部など他部門のメンバーが会話に加われば、また違った「理想のオフィス」が見えてくるはずだ。

　オフィスづくりと聞くと、総務担当者が中心となって物事を進めるイメージがある。しかし従業員全員が使う場所であるという基本に立ち返って、皆が意見を出し合って形作ることが今後オフィスを「集いたくなる場所」に進化させる上で欠かせない。そのとき、OFFICE KITは役立つツールになるだろう。オフィス改革を考えているなら利用してみてはいかがだろうか。

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