法改正による「精算業務の激変」を乗り越える 公共団体を悩ませる特殊な旅費計算を丸ごとシステム化

PR／ITmedia

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　バックオフィスにおいて経費・旅費精算は悩みの種だ。近年、インボイス制度や改正電子帳簿保存法への対応を契機として、多くの企業が経費精算システムの導入・リプレースに踏み切った。しかし、電子化がある程度進んだ今でも、現場には「入力項目が多くて面倒」「領収書の突合や経路確認が終わらない」といった“運用疲れ”がまん延している。

　解決には、既存の経費精算システムをアップデートして「業務自動化、省力化」に踏み出す必要がある。この早急な対応を求められているのが公共団体だ。

法改正を機に露呈した、一般的な経費精算システムの限界

　その理由は、2025年4月に改正された旅費法による出張旅費の「実費精算制度」への移行にある。施行から1年以上が経過した今も対応に苦慮する現場は多く、業務負担が増大している。定額精算制度からの移行で、出張経路や金額の妥当性を今まで以上に厳密にチェックする必要があるからだ。

　さらに負担につながっているのが旅費・謝金計算という業務要件だ。有識者会議・委員会の外部委員などを対象とする委員旅費や謝金の処理は、組織ごとに異なる規程があって一様ではない。一方で民間企業をメインターゲットとする一般的な経費精算システムの多くは、これらの特殊な処理に対応していない。そのため、職員向けのシステムとは別に、紙書類とハンコによるアナログ管理を並行させている現場が多いのが現状だ。

「パッケージ標準機能」が追加開発を不要に

　実費精算に伴う業務の増加と、委員旅費などの特殊な要件。この2つの問題を同時に解決する手段に国産の経費精算システム「Traveler'sWAN」がある。最大のメリットは、多くの団体がカスタマイズで対応するしかなかった機能を標準搭載している点だ。

　外部委員向けの旅費申請・報告、報酬（謝金）支払い業務に必要な一連の機能が、パッケージで提供されており、短期間でシステムを刷新できる。

　支給対象者を「職員」か「委員」かで簡単に切り替えられる仕様になっており、職員の申請も含めて一元的に管理できるというメリットも備える。

入力側の負担を軽減して手戻りを減らす

　実費精算は、申請者の負担増にもつながる。慣れないルート入力や領収書の登録作業は、入力ミスや差し戻しを招きやすい。Traveler'sWANは、この課題を機能でカバーする。

　記入漏れやミスをシステムが自動的にチェックする入力支援機能を備える他、オプションで交通費ICカード、コーポレートカードなどを連携して入力を自動化できる。

　今後実装予定のAI機能では、申請者が入力した情報をAIが整理して、伝票作成を支援したり、違和感を覚える申請内容にアラートを出したりするなど、入力・承認業務のさらなる効率化を実現させる見込みだ。

多様な組織の「攻めのDX」を支える基盤へ

　Traveler'sWANの導入は、単なる実費精算への対応にとどまらない。精算にまつわるストレスを解消できれば、職員が住民サービスの向上や地域の活性化といった「本来注力すべきコア業務」に力を注げる環境の実現に寄与する。

　レガシー業務からの脱却は、公共団体のみならず、全ての企業に共通するミッションだ。複雑な業務要件に対応するだけでなく、AIを使った支援強化も見込まれる次世代の経費精算システムは、運用疲れに悩む組織のバックオフィスを助けて、持続可能な成長を支える強力なデジタル基盤になるだろう。