100台規模の電話刷新を工事費ゼロで実現 情シス不在の中小企業も安心のクラウドPBX「03plus」の魅力

コスト削減や業務効率化のためにオンプレミス型PBXからクラウドPBXへの移行を検討しながらも、情シスの不在や既存業務への影響に対する不安から移行に踏み切れない企業は多い。こうした課題を解決するサービスとして注目されているのがグラントンのクラウドPBX「03plus」だ。なぜ03plusは専任の情シスがいない企業でもスムーズに導入でき、企業の成長を支えるインフラになり得るのか。

PR／ITmedia

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　DXが叫ばれて久しいが、電話環境に関しては旧態依然としたシステムから脱却できていない企業が多い。

　電話対応のための出社や一部の社員への取り次ぎ負担の集中といった課題に加えて、オフィス移転やレイアウト変更のたびに発生する工事費用、外部業者との調整時間。オンプレミス型PBXに起因するこれらの課題改善に向けてクラウドPBXへの移行を検討しながらも、実現に踏み切れずにいる経営者や総務担当者は多い。

　その背景にあるのが「専任の情報システム部門（以下、情シス）の不在」と「既存業務への影響」に対する根強い不安だ。専門知識を持つ専任担当者がいない中で新たな電話システムを構築・運用できるのか、長年使い続けてきた電話番号やFAX番号を維持できるのか、通話品質やセキュリティに問題はないのか。このような懸念が中小企業の電話環境DXを阻む壁になっている。

　そうした悩みを解消するサービスとして支持を集めているのが、グラントンのクラウドPBX「03plus」だ。低コストで電話番号を最短即日発行できる手軽さから個人事業主や小規模企業向けだと思われがちだが、10〜100名規模の中小企業の電話運用にも適している。実際に100台規模で03plusに移行する中小企業や、厳格なガバナンスが求められる自治体での導入も多いという。

　なぜ03plusは専任の情シスがいない企業でもスムーズに導入でき、企業の成長を支えるインフラになり得るのか。企業の電話課題を解決する03plusの魅力を解説する。

企業を悩ませる電話環境の課題

　従来型の電話機とオンプレミス型のPBXを組み合わせて使用している場合、オフィスの新設や移転はもちろん、レイアウトを変更するだけでもコストが発生する。配線工事や主装置の再設置のたびに通信工事業者に見積もりを依頼して施工日程を調整して、開通まで数週間から数カ月間待たなければならないこともある。電話機の設置台数によって金額は異なるが、1回当たり数万円から数十万円の工事費用がかかる場合が多い。

　多様化する働き方とのギャップも深刻だ。外出が多い営業部門や在宅勤務を取り入れた企業では、オフィスにとどまる一部の社員に電話対応が集中する。固定電話になじみがなく、電話対応に苦手意識を持つ若手社員も増えている。年齢や立場だけを理由に電話対応を押し付けることは社員の心理的負担を高め、職場のエンゲージメント低下を招く要因になりかねない。1回の電話の取り次ぎに3分かかるとして、1日20回発生すると月に約20時間もの「見えないコスト」になる。担当者がスマートフォンで顧客に折り返し電話すると「知らない番号からの着信」として警戒されて出てもらえず、営業上の機会損失を招きやすい。

　従来型の設備でもスマートフォン連携は可能だが、構成によっては専用機器の追加やネットワーク設定、通信工事業者との調整が必要になる。専任の情シスがいない中小企業にとって、複雑な構成の構築・維持はハードルが高い。

　導入後の日常的な運用も負担になる。社員の入退社に伴う端末の追加・削除、代表電話を着信させる端末の切り替え、部署ごとの着信振り分け、営業時間の変更など、電話に関する設定変更の機会は頻繁に発生する。こうした設定は販売会社や工事会社に依頼しなければならない場合が多く、そのたびに費用や待ち時間が発生する。

工事不要で最短即日導入　03plusのここがすごい

　こうした課題を解決して電話にまつわる業務改善を実現するのが03plusだ。

　03plusは、市外局番付きの固定電話番号、電話回線、基幹となるクラウドPBX機能を一括して提供するフルクラウド型のサービスだ。スマートフォンアプリなどを利用して、どこにいても会社の固定電話番号で発着信や内線通話、保留・転送ができる。

　03plusの特徴は、導入・運用の手軽さと移行時の摩擦の少なさだ。電話回線を別途契約したり、社内にゲートウェイ機器を設置したりせずに利用できる。料金や機能はWebサイトで分かりやすく説明されており、申し込みはオンラインで完結する。見積もりは営業や商談を経由せずにWebサイトで取得でき、しつこい営業電話もかかってこない。番号移転（固定電話番号ポータビリティ）に対応しているため、03plusの提供エリア内であれば、既存の電話番号やFAX番号の継続利用も可能だ。

　電話番号を新規取得して利用を開始する場合、Web申し込みとオンライン本人確認を組み合わせることで、最短即日で開通処理が完了する。書留はがきの郵送で本人確認をする場合は、通常2〜4営業日程度で利用できるようになる。番号移転の場合は申し込みから6〜12営業日程度で移行できる。

　導入後の設定や運用変更がWeb管理画面で全て完結する点も、情シス不在の企業にとって強力なサポートになる。基本機能として電話番号ごとに着信させる端末を選べるため、営業窓口の番号は営業担当者の端末だけに着信させる、といった部署別の運用も可能だ。自社の成長に合わせて「10分かけ放題」や「IVR（自動音声応答）」、グループ内でアドレス帳を共有できる「Web電話帳」などのオプション機能を簡単に追加・変更できる点も、成長企業に選ばれる理由の一つだ。

IVR機能を使えばプッシュ番号で着信先を振り分けられる（提供：グラントン）《クリックで拡大》

　PCで電話ができるソフトフォンも利用可能だ。専用のIP電話機も提供されており、固定電話機の運用も継続できる。固定電話機を全て廃止してスマートフォンやソフトフォンに移行したり、着信を分かりやすくするために固定電話機を数台だけ残したり、電話の発信が多い部署は通話料削減のために固定電話機を継続したりと、事業形態に応じて自由に組み合わせて運用できる。

専用のIP電話機は各種設定が完了した状態で届くので、電源とインターネットの利用が可能な有線LANに接続するだけで利用できる（提供：グラントン）《クリックで拡大》

　経費削減のためにBYOD端末を業務に利用する企業も多いだろう。03plusを使えばBYOD端末からも会社の固定電話番号を利用できるため、プライベートの携帯電話番号を顧客に知られる心配がない。通話料金は会社に請求されるので、公私分計や毎月の経費精算といった面倒な管理業務を削減できる。

クラウドFAXと既存複合機のハイブリッド対応も

　クラウドPBXへのリプレースを検討する際に多くの企業が頭を悩ませるのがFAXの問題だ。クラウドFAXに対応していないサービスや既存の複合機を継続利用できないサービス、FAX番号を引き継げないサービスも多いため「電話はクラウド化できても、FAXは従来の回線を残すしかない」という分断が発生しやすい。

　03plusは、スマートフォンやPCでFAXを送受信できるクラウドFAX機能を提供している。電話番号だけでなくFAX番号も引き継げる点が特徴だ。専用の宅内機器（変換アダプター）をLANに接続することで、既存の複合機やFAX機器も継続して利用できる。

宅内機器を利用することで既存の複合機やFAX機を利用できる（提供：グラントン）《クリックで拡大》

　受信したFAXデータはクラウドに格納され、アプリで確認できる。複合機を併用する場合は、受信したデータを従来通り全て印刷したり、基本はアプリで確認して必要なデータのみ印刷したりと柔軟に運用できる。FAX番号も複合機も従来の環境のまま運用できることが決め手となって03plusを導入する企業も多いという。

セルフサーブ型でも安心の理由は

　03plusは、Webでの見積もり・申し込みから導入後の日常的な設定変更まで自社で行えるセルフサービス型、いわゆる「セルフサーブ型」のクラウドツールだ。このようなセルフサーブ型のクラウドツールを導入する際に懸念されがちなのが、問い合わせ対応の手薄さや対応の遅さだ。電話窓口がなく、メールやフォームで問い合わせても返信に数日かかるサービスも多い。

　03plusはFAQやAIチャットbot、メールによるサポートだけでなく、電話窓口も常設している。担当者が丁寧に説明してくれるので、安心して運用できる。セルフサーブ型でありながら、希望があれば使い方をレクチャーすることもある。利用者のストレスを排除して使いやすいサービスを提供する姿勢が企業の方針として貫かれている。

　セキュリティ設定に関しては、ログイン時の二段階認証やIPアドレス制限、ログイン／ログイン失敗時の通知などを管理IDごとに設定可能だ。サーバは一定数のアカウント単位で収容を分散して障害発生時の影響範囲を限定し、待機系サーバに切り替えられる構成になっている。通信基盤も冗長化されている。

　基本機能と一部のオプション機能を最大1カ月無料で試せる「0円スタートプラン」や、契約前に実環境で試せるデモ機の無償貸し出しなども実施しているので、通話音質や接続の安定性を確認してから導入できる。03plusはセルフサーブ型の手軽さとサポートの手厚さを両立させた、利用者の利便性を第一に考えているサービスと言えるだろう。

100台規模で導入する企業や自治体での実績も

　電気工事事業を展開するある企業は、スマートフォン約70台と据え置き型の専用IP電話機約40台、FAX機1台の約110台で03plusを運用している。以前はオンプレミス型PBXを設置して全社員のデスクに固定電話機を1台ずつ配置するレガシーな環境を維持していたが、端末管理にかかる工数が課題になっていた。老朽化に伴う機器の入れ替えを検討する中で、機器のリプレースにかかる多額の費用や、固定電話機に依存しない柔軟な電話対応の必要性が浮き彫りになった。

　そこで03plusを導入して、代表電話の一次受けは最小限の台数に抑えたIP電話機で対応し、取次先の担当者はスマートフォンで対応する運用に切り替えた。そうすることで場所に縛られない電話対応を実現させたという。

　IP電話機は社内LANに接続して利用できるので、物理的な配線工事や主装置の設定費用がかからないのはもちろん、オフィスのレイアウト変更にも柔軟に対応可能だ。スマートフォンと併用することで電話機の設置台数を大幅に削減できたので、電話機の管理や保守の負担も軽減した。既存の電話環境を部分的に維持しつつ、コスト削減と柔軟な働き方を両立させた好例だ。

　03plusの信頼性を裏付けるのが、高度なガバナンスが問われる自治体での豊富な採用実績だ。ある自治体は、既存のFAX番号はそのままにクラウドFAXに移行できないか検討していた。そこで番号移転に対応している03plusを導入して、複合機でのFAX送受信やアナログのFAX回線を廃止した。自治体によって異なるセキュリティ規定や契約・請求方式についても、要件に合わせて柔軟に調整できる対応力が評価されている。

03plusが切り開くビジネスの未来

　コスト削減につながるとはいえ、多くの企業にとって長年使い続けてきた電話設備の刷新は容易な決断ではない。しかし、03plus導入のメリットは単なるコスト削減にはとどまらない。

　電話の取り次ぎ作業や設定変更のための業者とのやりとりなどに追われていた社員の心理的・業務的負担を解消して、本来集中すべきコア業務にリソースを使えるようになることこそが03plusの真の価値だ。

　大掛かりな設備投資不要で導入でき、組織の成長や拠点の拡大に応じて機能や利用する端末をシームレスに追加できる03plusの拡張性は、変化の激しいビジネス環境におけるアドバンテージになる。オフィス移転やPBXの老朽化、リモートワークへの対応を機に電話とFAXを見直したい10〜100名規模の中小企業は、物理的な制約から解放された柔軟な電話環境の構築に向けて、まずは0円スタートプランやデモ機を利用して操作性や通話品質を試してみてはどうだろうか。