AI時代に求められる「信頼できるデータ基盤」としての文書管理システム：AIをリスクにしないために必要なこと

「取りあえずクラウド共有」はAI時代にはリスクとなる。AIがドラフトや古い文書を学習することで、誤情報が生じるリスクに企業はどう対応すべきか。文書管理のコツを解説する。

PR／ITmedia

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※本記事では、生成AIおよびAIエージェントのことを「AI」と記載しています。

　AIは文書やナレッジをインプットにして新たな情報や要約文書を作成する。AI活用が企業競争力を左右する時代に、AIの力を最大限生かすためには、インプットとなるデータ・文書などの整備・管理が不可欠である。一方で、AIの活用が進むほど、企業が向き合うべきリスクも高まる。そのリスクには大きく2つの側面がある。

　一つは、「AIが生成する文書が正しいとは限らない」という点だ。AIを利用することで、短時間で文書を作り出せるようになったが、その内容が事実に基づいているかどうかは保証されない。もっともらしい誤情報を生成するハルシネーション現象は、総務省の『令和6年版 情報通信白書』でもリスクとして指摘されている。

　もう一つは、「AIを十分に活用できない」ことだ。AIは、適切な情報が与えられることで初めて力を発揮する。現場の知見やノウハウが反映されたデータが不足していたり整理されていなかったりすると、期待した効果を得られない可能性がある。

日立コンサルティングの青山ゆき氏（イノベーション＆ストラテジードメイン テクノロジー＆トランスフォーメーションディビジョン ディビジョン長 シニアディレクター）

　日立コンサルティングの青山ゆき氏は、「AIが作り出すものに対するリスクと、AIを正しく使っていくための課題を正しく理解することが肝要です」と指摘する。

　青山氏は、全ての文書に同じ水準の「確からしさ」が求められるわけではないと述べる。ビジネス企画のアイデア出しの段階であれば、AIが生成したものに不確かな内容が多少含まれていても大きな問題にはならない。しかし、契約書のように企業活動の証跡となるような文書は一つたりとも誤りは許されない。

　「正しくなければいけないもの、正しくなくてもよいもの――。きっちりイメージ（意識）を持って情報を管理しなければなりません」と青山氏は語る。AIの普及によって、AIの情報源となる文書の正しさをどう管理するかが、これまで以上に重要な経営課題になるという。

ストレージと文書管理システムの適切な使い分け

　企業内の情報、特に中核となるビジネス文書を活用したいとしたとき、多様な方法が考えられる。従来の文書管理システムは、契約書などの文書を管理したい場合に用いられる。単にファイルを保管し、手軽に共有したいというのであれば、クラウドストレージを用いるケースも多い。しかし、どんな文書であっても、柔軟性の高いクラウドストレージで管理すれば十分ではないかという考えもある。両者の役割をどのように分ければよいのか。

　「日々の業務において、短期間で更新、廃棄される文書であれば、手軽なクラウドストレージを使いこなすのがよいでしょう。しかし、厳密な正確性が求められる文書には、文書管理システムの活用が望ましいのです」。内容を検討している段階であれば、クラウドストレージを使ってチームで作業するのがよいという。「しかし、署名段階にある契約書は、更新履歴を含めて文書管理システムで管理し、機密性や完全性を維持する必要があります」

　紙書類の時代から文書管理に取り組んできた企業であれば文書の電子化後も従来の管理手法を踏襲し、文書管理システムを利用するケースは多い。ところが、適切な文書管理に慣れていない企業の場合、クラウドストレージに全てのファイルを保管するだけで、重要書類のバージョン管理さえずさんになりがちだ。現場の運用でカバーする部分が大きくなり、誤った書類を使って企業活動や取引に支障をきたす恐れがある。

文書管理システムはAI活用を支えるデータ基盤

　文書管理システムの重要なポイントは、文書を体系立てて「管理」している点にある。その文書がどの業務で用いられているか、正式版かドラフト版か、初版か改訂版か、といった情報が付与されており、業務で扱いやすい状態が維持されている。完全性（改ざんされていないこと）や秘匿性（情報漏えいしていないこと）が確保されていることも大切だ。

　適切に管理され、文書が正しく整理されている状態は、AIの活用においても大きな意味がある。契約書やマニュアルなどの内容を、AIを利用して見直すとする。ここで正式版かどうかわからない文書をAIに参照させてしまうと、分析の精度が低下するリスクがある。文書管理システムで完全性が確保された文書であれば、AIは精度の高い回答を導きやすくなる。

　青山氏は文書管理の新しい視点として、「コンテキスト（文脈）」が求められるようになると予測する。現在の文書管理システムは、静的なメタ情報によって文書を管理している。その文書がどのような経緯で、どの業務のために、どのように利用されたのかなどのコンテキスト情報を残せたら、AIの回答精度は高まるというわけだ。

　「必要な文書がなかなか見つからないというのは、文書管理システムにおいても重要な課題の一つです。文書が発生した経緯まで残せるようになれば、AIも人も、より的確に目的の文書にたどり着けるはずです」

積極的な文書管理が経営を強化する

　文書管理システムは効率的で有用なシステムであるが、売り上げ増には寄与しないコストと見なされがちだ。しかし、青山氏は、AI時代の到来によって、その位置付けが変わりつつあると指摘する。

　「文書管理システムはもともと、なくてもすぐ困るものではありませんでした。しかし、AI活用では、インプット情報の状態が非常に重要です。文書をAIが扱いやすい情報として整えることで、AIの価値を高めることができます。これまで人が管理していたノウハウが情報資産となり、これによって経営を強化するという使い方の転換期にあると感じています」

　かつての文書管理システムは、「もしものときのための備え」という守りの意味合いが強かった。それが、AIを積極的に利用するための土台、攻めの文書管理システムへと変わりつつある。青山氏は、どのような経営メリットを提供できるかという観点で文書管理システムとAI活用を提案したいと述べる。

　文書管理システムは、内部統制やコンプライアンス対応、文書検索性の向上といった業務効率化を目的に語られることが多かった。しかし、AI時代においてはビジネス強化の礎になる可能性が浮上している。

　「これまでも内部統制や業務効率化のために文書管理に取り組んできた企業は多いでしょう。内部統制や法対応が目的の場合、文書管理システムの効果が見えにくく、『コスト』とみなされがちでした。しかし、AI時代には、新たな価値を生み出して、売り上げを伸ばすために導入するものだと捉えていただきたい」と青山氏は強調する。

　本稿で取り上げた文書管理の課題解決に取り組むためのツールの一つが、日立ソリューションズの文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」だ。「文書管理のノウハウが詰まっており、文書管理の負担を低減するための工夫も多い」と青山氏は話す。日立ソリューションズは、文書管理業務を支援するAI連携機能を開発中で、作業負担やミスの軽減が期待できるという。

　日立コンサルティングは、AI活用によって業務生産性の向上・新たな事業機会を創出する「AIトランスフォーメーション」を支援するコンサルティングサービスを提供している。活文 Contents Lifecycle Managerの導入にあたっては、日立コンサルティングと日立ソリューションズで連携を強化。日立グループ一体となって、AIのビジネス利用を含めたコンサルティング、システムの選定や構築、運用まで一貫して支援する体制を築いている。

　「すでに活文 Contents Lifecycle Managerを利用している企業はもちろん、新しく導入したい、従来のシステムを刷新してAIの活用に取り組みたいと考えているお客さまもサポートできます」

　AI時代に、文書管理システムは情報資産を生かすための重要な基盤となりつつある。まずは自社で扱う大量の文書を整理して適切に管理する仕組みを整えるところから、「ビジネス価値を生み出すAI利用」の第一歩を踏み出していただきたい。