フリーランスが「仕事効率化」のために実践していること5選 使用アプリやガジェットも紹介
ライターやコンテンツディレクターとして複数のメディアで活動しているフリーランスの筆者が、仕事の効率化のために実際に行っていることや、使っているアイテム、アプリを紹介します。
「仕事の効率化」ができれば、残業を減らしてゆっくり休んだり、やりたいことに挑戦できたりと良いことづくし。しかし、具体的にどうすれば良いか悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、ライターやコンテンツディレクターとして複数のメディアで活動しているフリーランスの筆者が、仕事の効率化のために実際に行っていることや、使っているアイテム、アプリを紹介します。気になったものがあれば、ぜひ取り入れてみてください！
おかだあきほ
フリーランスライター兼アウトドアショップスタッフ。富士登山をきっかけにアウトドアにはまり、登山やキャンプ、トレイルランニングなど幅広いアクティビティを一年中楽しんでいます。勤務するアウトドアショップのお客さまから寄せられるお悩みや自身の山体験を生かし、リアルで深い内容を発信！ リモートワーカーのため、仕事や日常を快適かつ生産的に行うためのガジェット選びも得意です。
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タスク管理アプリを活用する
仕事の効率化をするためには、やるべきことや優先順位の整理、作業スケジュールを立てることが重要です。そこで筆者が使っているのが「TickTick（ティックティック）」と「Notion（ノーション）」というアプリです。
TickTickは、やるべきこと（ToDoリスト）を整理するアプリで、無料プランもあります。ToDo管理アプリは、スマートフォンにも標準搭載されている場合が多いですが、TickTcikは色分けしてToDoを管理したり、カレンダー表示により直感的にタスクの量や種類を見たりすることが可能（※カレンダー表示は有料版のみ）。筆者は、プライベートはピンク、仕事は青、というように色分けして、あらゆるタスクを管理しています。また、Google カレンダーなどのカレンダーアプリのデータを取り込んで一元管理できるのも気に入っているポイント。TickTickを開けば、その日の予定やToDoが一目で分かります。
Notionは、文書やタスク、データベースなどあらゆる情報をまとめておけるアプリで、最近人気が高まっています。筆者は、Notionで担当する記事の数や進捗を管理。抱えている仕事量や進み具合が一目でわかるので、ワークライフバランスを整えたり、未着手の作業を始めたりといったアクションがしやすいのが魅力です。営業職の人なら、商談や案件獲得の状況を顧客ごとに管理しても良いですね。ふと思いついた企画案などもNotionに書きためており、次の仕事にスムーズに生かしています。
イヤフォンで音を遮断して集中
「なんだか集中できない……」というときは、ノイズキャンセリング機能付きのイヤフォンを装着して作業するようにしています。外から聞こえる風や車の音、部屋にある家電の音などが遮断され、目の前のことだけに集中できるようになります。家族がいる室内で在宅ワークをしている人にもぜひ試してほしい方法です。
イヤフォンを装着するだけでは集中できない場合には、YouTubeや音楽再生アプリで聴くことができるインストゥルメンタル曲（歌詞のない音楽）やホワイトノイズ（さまざまな周波数の音をミックスしたサウンド）を小さく流しながら作業するのがおすすめ。気づいたら作業に熱中していますよ！
外部ディスプレイで2画面操作
自宅では、2つの画面を同時に使う「デュアルディスプレイ」で作業しています。同時並行で作業がしやすく、ウィンドウを切り替える動作も必要ないのでスムーズに作業ができておすすめです。
筆者は、Dell製の23.8インチディスプレイとMacBookをHDMIケーブルでつなぎ、Dellのディスプレイをメイン、MacBookの画面をサブとして使用中。Dellのディスプレイは画面を分割し、Wordなどの文書アプリや、メモアプリとブラウザを同時に立ち上げておけば、調べ物をしながら文字を入力する、といった作業も快適です。MacBookの画面には、Web会議の画面やチャットアプリを表示しています。
パソコンスタンドを使ってタイピングを素早く＆疲れにくく
筆者は仕事のほとんどをパソコンで行うため、タイピングがしやすく、疲れにくい姿勢で作業できるよう、パソコンスタンドを使用しています。パソコンスタンドを使ってノートパソコンを斜めに立ち上げれば、腕から手のひらにかけて真っ直ぐにタイピングが可能。平らに置くのに比べて手首を持ち上げずにタイピングできるので、長い時間文字を打っていても疲れません。また、パソコンの画面が高くなることで目線が上がり、姿勢が良くなるメリットも。猫背防止になり、肩や首が楽になります。
筆者は、家で使う用と外出用の2種類のパソコンスタンドを愛用中。家用には、キーボードに腕をしっかり置いてもスタンドが下がらない、重く安定感がある頑丈なものを使っています。カフェやコワーキングスペースなどで作業する際には、軽量で持ち運びしやすく、サッと使える折りたたみ式を使用。パソコンスタンドがある場合とない場合で、体への負担がグッと変わり、集中しやすくなるのでぜひ試してみてください。
クラウドサービスでどこでもファイルを開けるようにする
筆者は書類や画像などほとんどのデータを、Google ドライブやiCloud、Microsoft OneDriveなどのクラウドサービスに入れています。インターネットにつながっていれば、スマホやタブレットなどからデータにアクセスができ、移動中などの隙間時間に書類を確認したり、画像を編集したりと、ちょっとした作業が可能になるのがメリット。残業時間の削減につながります。パソコンがすぐに開けない状況で仕事相手から「このデータを送ってくれる？」と言われた際にも相手を待たせずに対応できます。
ただし、電波がつながりにくい場所ではデータにアクセスできない場合があったり、データをためすぎて規定の容量がいっぱいになると有料版に切り替える必要があったりと、クラウドサービスならではのデメリットもあるので注意が必要です。
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