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» 2004年04月27日 16時35分 公開

サラリーマンのためのタブレットPC使いこなしガイド 第20回:OneNoteを持って会議に出よう――会議の前準備、情報収集技で差をつける

会議の席、いざ発表という時に用意した資料が他の資料に紛れて見つからず、満足なプレゼンができなかった……という経験はないだろうか。今回はタブレットPC+OneNoteで一括整理する、会議の前準備方法と情報収集技を紹介していこう。

[神崎洋治(トライセック),ITmedia]

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タブレットPCの中にすべての情報を

 会議の前に、いろいろな資料を用意して臨むのは当たり前のこと。

 今までA氏は、用意した情報や資料をプリンタで印刷して持参していたが、A氏の会社では社内情報がほとんどデジタル化されていて、主なものはネットワークやメールでやりとりされている。関連の情報も同様で、Webサイトから収集した場合はHTMLなどのデジタルデータとなっているし、雑誌やカタログなどの資料もスキャナで読み込むだけでPDFファイルにして保存できるドキュメントスキャナなどを導入している。

 こうした環境だから、資料とデジタルデータを混在して持ち歩くより、タブレットPCで一括整理するのが効率がよくなるという要因は既に揃っていたともいえる。会議で発言したり情報を確認するのに必要なデータはいつも手元に置いておけるだろう。

情報をひとつのページに集める

 情報は手元にあっても活用できなくては意味がない。会議の最中に検索、探すのに時間がかかったりしていては、会議の流れに遅れてしまう。そのためにも出席する前に、会議で必要である資料はもちろん、議題の流れで急に必要になるかもしれない資料や情報もあらかじめ想定して収集、会議中はスムーズに参照できるようにしておくことが重要だ。

  OneNoteでは、ファイルをドラッグ&ドロップすることでページ内にリンクを作成することができ、ページ内に情報を集めておくことが可能だ。要は関連の情報をリンクにして、ページに集めておく。操作はタブレットペンやマウスでドラッグ&ドロップするだけ。では具体的にやってみよう。

 エクスプローラやマイコンピュータを使い、ファイルをノートにドラッグ&ドロップ、ページ内にリンクを作成する。これによって、あらかじめ予想していた情報については、OneNoteの“ノート”に集めておき、会議中はディスクの中を探し回ることなしに、クリック一回で迅速に情報を参照することができる。

ドラッグ&ドロップでリンク作成 エクスプローラやマイコンピュータ上で関連する情報をドラッグして、OneNoteの操作領域でドロップするとリンクが作成される
この操作を連続して作成したリンク(左)。PDFやWordファイル、Excelファイルなど、プロジェクトによって関連する情報をすべて一つのページにドロップしておく。クリックするとそれぞれ関連付けられたアプリケーションが起動してファイルを開くことができる(右)

リサーチ機能を使って下調べをする

 OneNoteは、ほかのMicrosoft Office System 2003のアプリケーション同様、インターネットに接続した環境であれば、Microsoft Onlineのリサーチ機能を利用して情報収集することができる。語句や用語を調べるための国語辞典、翻訳、類義語辞典(英語)が利用できるほか、MSNリサーチのインターネット検索などが用意される。

 情報の検索は、OneNoteの画面上で操作する。OneNoteの操作画面の右に[作業ウィンドウ]を表示し、[リサーチ]機能を選択、検索したい語句を入力する。この機能は、会議中にインターネットで関連情報をチェックするのに便利だ。

辞書検索やインターネット検索が利用できる[作業ウィンドウ]の[リサーチ]機能。[ツール]メニューの[リサーチ]をクリックして作業ウィンドウを開き、[検索する文字列]ボックスに検索したい文字を入力して「→」をクリックする(左)/一覧表示された検索結果(中)/語句に関する記事やインターネット上にある情報検索を行いたい場合は[すべてのリサーチ サイト]か個々のリサーチサイトを指定する(右)

 次回は、OneNoteの“ノートフラグ”機能を活用して、会議中でもスピーディーに議事録やメモを取っていく具体的ノウハウを紹介する予定だ。

第21回へ続く


著者紹介
神崎洋治:トライセック代表取締役。パソコンや周辺機器、インターネットに詳しいコラムニスト。シリコンバレー在住時は、取材による米ベンチャー企業の最新技術動向をレポート。ペン・コンピューティングデバイスの先駆けである「Palm Pilot」を、製品写真や開発者取材を通して日本のメディアに初めて紹介したひとり。
 マーケティングにも精通し、ライターやデザイナーとしても幅広く活躍中。主な著書は「ひと目でわかるMicrosoft Office OneNote 2003 マイクロソフト公式解説書」「学び直すDVDのしくみ」(日経BPソフトプレス)ほか。

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