そしてもう1つ、人事や経理を担当する斉藤さんと平林さんは、COREFIDO MC883dnwvの導入によってセキュリティ面の不安も払拭されたと語る。
管理部の業務では、雇用契約書からNDA書類まで、閲覧権限が限られる機密書類を扱うことが多い。また、情報管理の徹底が声高に叫ばれる昨今、印刷物の置き忘れはセキュリティ上の課題といえるが、この点についてもCOREFIDO MC883dnwvの導入によって一気に改善されたようだ。
COREFIDO MC883dnwvには「暗号化認証印刷機能」が標準搭載されている。これは文書にパスワードを設定し、操作パネルでこのパスワードを入力したときだけ印刷できるようにするもの。PCからCOREFIDO MC883dnwvへデータを送る前に文書が暗号化されるため、不正アクセスなどによる情報漏えいも防止できる(※MacOSは非対応)。また、今後はICカード認証印刷への対応も予定しており、よりセキュアな印刷環境を手軽に利用できるようになる。
「管理部門で主に使用しているモノクロレーザーでは、PC上で印刷ボタンを押してから(ほかの人に見られないように)急いで取りに行ってたんです。でもOKIさんの複合機ならユーザーごとにきちんと管理されて、タッチパネルでボタンを押してから出力されるので走る必要がなくなりました(笑)」(平林さん)。
「もちろん、他部署も含めて印刷物の置き忘れがないよう徹底はしていますが、どうしても人的ミスによるリスクはつきまといますし、そういう可能性があるというだけでストレスです。COREFIDO MC883dnwvで解消されてホッとしました。今後対応されるというICカード認証印刷ができるようになると一層便利になりますね」(斎藤さん)。
今回COREFIDO MC883dnwvを体験して、最も活用しているのはスキャン機能と語る小松さん。重要な書類はほぼスキャンしてクラウド上に保存し、紙書類は原本として保存してあるものの、運用上はすべてデータの形で行っているという。
いかにもイマドキのIT企業らしい効率的なやり方といえるが、そうした社内の効率化に率先して取り組む管理部門にとって、メンテナンスコストの削減や、機器の故障によるダウンタイムの短縮を図ることができるCOREFIDO MC883dnwvは、まさにうってつけのビジネスカラーLED複合機といえそうだ。
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アイティメディア営業企画/制作:ITmedia PC USER 編集部/掲載内容有効期限:2016年2月13日