編集部にも“働き方改革”を――「Working Folder」＋「DocuWorks」で今すぐできる効率化！（2/3 ページ）

» 2018年09月18日 10時00分公開

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Working Folderで編集会議のアイデアをデジタル化して即共有

　編集部の業務は、当然ながらチーム作業だ。そのチーム作業で活躍するのが、DocuWorksと連携して使えるクラウドストレージサービスの「Working Folder」。

　このWorking Folderでは、「共有ドロワー」ごとにアクセス権やメール通知などを管理できるので、とても便利だ。アクセス権やメール通知の設定は管理者ならメールアドレスや名前で検索して簡単にできる。Working Folderは、DocuWorksのUIに統合されているので、使用者はクラウドであることを全く意識せずに利用できる。

Working Folderは、富士ゼロックスが運営するクラウドストレージサービス。高いセキュリティと高い耐障害性、複数世代でのバックアップ管理と、ビジネス向けの機能が完備されていながら、ユーザーは難しいことを意識することなく手軽に利用できる

標準で「共有ドロワー」と呼ばれる共有スペースが5つ用意されている。管理者はドロワーの追加も可能で、ドロワーごとにアクセス権、メール通知などを設定できる

　例えば、「共有ドロワー3」を編集部用に「編集部のドロワー」と名前を変更し、編集部員全員にアクセス権を付与、メール通知を設定する。編集会議で出たアイデアをホワイトボードごとスマホのカメラで撮影し、「お仕事スペース」に格納。企画に関する資料などとあわせて「クリアフォルダー」にまとめておき、「編集部のドロワー」にコピーすれば、自動的にメール通知が飛び、編集部員全員で共有できる。ホワイトボードなどを撮影した写真に後からコメントを追記できるので、未整理の情報をきちんと議事録レベルにまとめられるのも利点だ。

　また、メーカーの発表会で配布された資料の共有にも使える。こうした資料は紙でしかもらえないこともあるが、そういう場合はスキャンしてもいいし、スマホのカメラで資料を撮って共有してしまってもいい。DocuWorksならば、OCRでテキスト化できるので、再利用も楽々だ。