編集部にも“働き方改革”を――「Working Folder」＋「DocuWorks」で今すぐできる効率化！（3/3 ページ）

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部内の回覧、ライターやカメラマンとのデータ共有

　編集部のほとんどの記事は、外注のライターやカメラマンとの共同作業でできている。この連携をいかにスムーズに行うかも編集者の腕の見せどころだ。広告企画など、営業サイドとの連携が必要な記事もある。

　そんなときにもWorking Folderは大活躍する。Working Folderは新規に作成することも可能で、アクセス権やメール通知はメールアドレスごとに設定できるため、プロジェクト（企画）ごとにドロワーを作成してメンバーを設定し、効率的に情報を共有することができる。

プロジェクト用のドロワーを作成。ライターやカメラマンなど関係者にアクセス権を付与しておく

このフォルダに企画案やメーカー提供の資料をアップして共有。写真や原稿もこちらにアップしてもらう。アップするたびに全員にメール通知がいく

　例えば、広告企画記事を作成するには、企画案提案、スケジュール作成、取材や製品の試用、写真撮影、原稿執筆、校正といった流れで作業が進む。クライアントから提供される資料はさまざま。PowerPointやWord、Excelなど、バラバラだが、DocuWorks＆Working Folderなら何でもすぐにドロワーで共有可能。付箋などを使って打ち合わせの際に要望されたことなどをその資料に添えるということも簡単だ。カメラマンが撮影した写真も直接ドロワーにアップしてもらえば、ライターが写真を確認したい場合なども手間がかからない。

　また、ライターから納品された原稿は、担当編集が編集を行い、その後校正に回す。校正とは、誤字脱字や事実関係、不適切な表現が含まれていないかといったことの確認、表記の統一などをチェックする工程だ。

　編集長含め数人が回覧し、二重三重のチェックを行い、必要ならば、直しを書き入れる。通常は紙に印刷して回覧し、赤ペンで直しを入れるといった作業が必要であったが、DocuWorksならばこれもオンラインでダイレクトに可能だ。

　一通り校正を行った原稿をライターに戻して問題がないか確認してもらう「著者校」が入る場合もある。担当編集者が記事をPDFに変換して、ライターにメール送信して、注釈などを入れてもらって返信してもらう、というかなりの手間の掛かる工程だが、これもプロジェクトの共有ドロワー（または別途ライターとの共有ドロワーを作成してもいいだろう）に放り込めば、自動的にライターへのメール送信が行われるし、ライターもオンラインで確認してダイレクトに簡単に校正が入れられ、どちらにとってもメリットだ。

DocuWorks形式のデータは紙と同じような感覚で注釈が付けられる。紙での作業がベースだった編集部内での校正にはまさにピッタリ

社内外文書のテンプレ管理でルーティーンワークが効率化！

　PC USER編集部の編集者は企画や取材、記事の執筆といった業務の一方で、地味な事務作業も多い。例えば、社内への出張取材申請、PC持ち出し申請、請求書など。また、社外に対しても、取材依頼申請、製品借用依頼、原稿執筆や撮影の依頼、といった文書を作成することが多い。社内外両方に配布するための、記事の企画案やスケジュール表などの作成が必要なこともある。

　こうした申請書や依頼書などは、必要事項が決まっているのでテンプレ化することが可能。こうした社内外文書の共有ドロワーを作り、テンプレートを作成して置いておけば効率が上がる。業務の幅が広がり、何か追加でこうした文書が必要になった際も適宜テンプレートを作って追加しておけば、以降の業務が楽になる。これも編集部内の共有ドロワーに作って「お仕事バー」に登録しておくといつでもすぐにアクセスできて便利だ。簡単にドロワーにアクセスできるので、プロジェクト単位のドロワーなどを登録しておくと進行中タスクの管理にもいい。

スケジュール表、レビュー機材の製品借用依頼、取材依頼などはテンプレ化しておけば事務作業を効率化できる

　これまでもこうしたテンプレを作れば楽になるとは思っていて個人的に作成していたことはあったが、共有するプラットフォームがなかった。また、自分で作っても少し間が空くとどこに保存したのか分からなくなってしまい、結局前の依頼のメールを検索して流用するなどして行き当たりばったりですませることになっていた。

　今回、DocuWorksとWorking Folderという、テンプレートを有効に活用できるプラットフォームができたことで、スタッフもモチベーションが上がったのかテンプレの作成に意欲的に力を貸してくれたし、早速便利に活用できている。これによって日々のルーティーンワークは、大幅に効率化することができた。

テンプレを保存したフォルダを「お仕事バー」に登録しておけばいつでもすぐにアクセス可能。「お仕事バー」はエクスポート・インポートが可能で、部署でテンプレートを共有すれば作業内容の標準化になる

Working FolderとDocuWorksで今すぐ始められる「働き方改革」を

　編集部での事例を見ても分かるように、Working Folderでどこでもデータを扱える利便性と、紙と同じ直感的な使い勝手で文書を管理できるDocuWorksの組み合わせは、今すぐ始められる「働き方改革」のきっかけにぴったりだ。

　Working FolderとDocuWorksは、今なら60日無料で試せるので、自分の業務にマッチするかじっくりと検討できる。まずはインストールして試してみてはいかがだろうか。

今すぐできる働き方改革を60日間無料で試せるキャンペーン

　本記事で紹介した「Working Folder」と「DocuWorks」は、現在60日間無料のキャンペーン中。試用版の機能は実際の製品と同等なので、職場の環境に導入してどのくらい仕事が効率化できるか試してみてはいかがだろうか。

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