Google Docsで快適遠隔会議なのだ：シゴトハッカーズ（2/2 ページ）

実際に会わずに“会って話す”に近いことをするには、どんなツールを活用するといいのでしょう。SkypeやWikiなども使ってきた2人が、現在たどり着いた解とは？

[大橋悦夫、佐々木正悟，ITmedia]

「注意を集める」のに適したツール

　現実の会議室などにおいて、ホワイトボードの前に立っている人が、いろいろ書いていれば、そこへ黙っていても視線が集まります。少なくとも、その場で何に注意を向けるべきかは、自然と分かることです。

　しかし、オンラインでのミーティングでは、この「注意を向けてもらう」ということ自体が、実はけっこう難しいのです。現実に同じ場所に身を置いているわけではないため、今何に注意するべきかが、自明ではないのです。

　Skypeでの通話に加えてチャット、という形態が無駄なようで無駄でないのは、ここに理由があります。Skypeだけで話をしつつ、テキストエディタなどにそれぞれが議事録を取っていればいいようですが、そうするとお互い話をしているだけで、目ではインターネットブラウザなどを追っているなどして、注意が著しく分散してしまうのです。

　人は耳から入ってくる刺激よりも、目から入ってくる刺激の方へ、一般的には注意を向けるものだからです。

　ですからSkypeとともに、オンラインチャットを併用することで、注意をある程度チャットに集中させます。仮にインターネットなどで情報収集していても、相手がチャットに何かを書き込めば、ウィンドウが開いたり、音声が鳴ったりしますから、そちらへ注意が向かいます（逆に、仕事中オンラインチャットをすると集中できなくなるわけです）。

　ただし、チャットだけで議事録を取っていると、大量の情報を扱いたい場合や、前で話題にしたことに戻りたい場合などに、どんどん下へ「会話」が流れていって不便です。そのときには、Google Docsのスプレッドシートを、共有のホワイトボード代わりとするといいでしょう。

　Google Docsのスプレッドシートのいいところはなんと言ってもその「リアルタイム性」にあります。利用者のカーソル位置までがリアルタイムに反映されるので、相手は今どこを見ていて、何をしようとしているかが目に見えて分かるわけです。

　この、画面の向こう側では何が行われているかを認識することは、空間を共有していないオンライン・ミーティングにおいて、とりわけ大事なことです。それを言葉で説明し合うのは実に煩わしいですし、それが全然分からないと、何に注意していればいいかが全く見えなくなります。

　話ができて、文書のやりとりができて、何に注意を向けていればいいかが分かる。一応それだけのものがそろえば、同じ場所に身を置いていなくてもミーティングは成立するものです。

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