名刺の整理はぐずぐずしないのだ：シゴトハッカーズ（4/4 ページ）

名刺をもらったら相手にお礼のメールを出すもの。それを習慣づけるための方法を前回お伝えしました。今回は、その後の名刺をどう整理するかに踏み込みます。

[大橋悦夫、佐々木正悟，ITmedia]

個人情報のメタ情報

　よほど特別な記憶力の持ち主でない限り、いただいたすべての名刺を覚えておくことはできないでしょう。それどころか、ごく普通の人は名刺を一度いただいた人に再びお会いしても、果たして自分がその人の名刺を持っているかどうかすら確かには思い出せないはずです。

　その際、少なくとも名前を伺ったとき、名刺か個人情報をぱっと探し出せれば、それはそれで意味があるかもしれません。それでも、あらためて名刺をいただくことも少なくありません。これではせっかくの名刺が役に立ったとはとても言えませんが、名刺というのは、意外と活用するのが難しいものです。

　また、名刺に書かれている情報のなかで、どの情報が最も必要になるかも、人によって、場合によって、大きく変わってきます。メールアドレスは何よりも重宝することが多いですが、一方ではよく知っている人の携帯電話番号がとにかく知りたい、ということも時々発生します。そんなとき、しっかり取っておいた名刺のことを思い出し、喜々として探し出してみると、名前とメールアドレスだけしか記載されていない、ということもよくあります。

　書籍や書類を送付したいと思うときには、住所がほしい。しかし、これもまた載っていないことがしばしばですし、転居してしまっている可能性も少なくはありません。

　以上のような、名刺の「使いにくさ」を完全に克服するにはかなりの労力と時間が必要です。ですから名刺の整理はごくおおざっぱなレベルにとどめるのがいいと思うわけです。大橋さんなら、メール送信と日付スタンプ押しに名刺関連作業をとどめているというわけです。

　私（佐々木）自身としては、名刺に関して最も忘れたくないことは持っているかどうかです。名刺の数が増えてくるとこれすら怪しくなってくるものですが、少なくとも「持っている」ことを知っていれば、「書籍が送れるかどうか」とか「電話連絡できるかどうか」を、必要な際に判断できるからです。

　これは個人情報に関する情報ですから、個人情報の「メタ情報」と言えるでしょう。ある意味で「友人」とか「会社の人」といった「グループ化」も、メタ情報を強化する意味で行うことなのですが、こうした分類はよく言われるとおりだんだん破たんしていきます。「会社の友達はどちらに入れるか」といった問題が、必ず発生するからです。

　私の管理方法は対談で述べたとおり、ただひたすらPCなどに名刺を取り込み、探すときにはアイウエオ順で探すやり方です。また時々は名刺全体を短時間にざっと読み返します。こうすると「持っているかどうか」に関する記憶が強化されるからです。