たまっていく書類を「捨てる基準」、教えます:仕事効率アップのカギはかたづけにあり
デスク周りのかたづけは、いるモノといらないモノに分け、いらないモノを手放すことが基本。とはいえ、いざ書類やモノを前にすると、「まだ使えるな……」と迷ってしまうことも。そんなときは「使うか、使わないか」で考えてみましょう。
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本記事は、企業実務のコンテンツ「仕事効率アップのカギは片づけにあり」から一部抜粋・編集して掲載しています。
前回に続いて、デスク周りをかたづけるための「整理の4ステップ」のうち、Step2の「分ける」を解説します。
分けるとは、要るモノと要らないモノに分けて、要らないモノは手放すことです。理屈ではわかっていても、実際にこの作業をうまくできる人はそうはいません。
そこで私がお勧めしたいのが、整理をする前に、アイテムごとに「分ける基準」をつくることです。
以前、書類が捨てられずに悩んでいた社員に、普段どう分別しているか聞いたところ、「使えるか、使えないかで判断する」という答えが返ってきました。
一見よさそうな基準ですが、これは「どれも何かで使えそう」と思えてしまうため、モノを減らせません。
つまり、「れる、られる(可能かどうか)」の基準は、大抵、判断不能に陥る(分けられない)ということなのです。
「使うか、使わないか」で決断しよう
効果的にモノを分けるには、「使うか、使わないか」を基準として使います。なぜなら、あなたの「意志」を尋ねる質問だから。整理には勇気と決断が大切です。
さらに次の基準も参考にしてください。
- 「量」で減らす……たとえば、書類が引出しの容量(スペース)の8割を超えたら減らす(8割ルール)
- 「期間」で減らす……ある調査によると、6か月使われなかった書類がその後使用される確率は10%、1年間では1%
- 「入手可能なもの」は減らす……他の社員が持っている書類、共有サーバやインターネット上にある情報の書類は捨てる、カタログなど事務所内で1つあればよいものは共有化する、など
そのほか、「これは紙で保管する必要があるかどうか?」と、書類のデジタル化を検討するのも1つの方法です。
著者プロフィール:小松 易(こまつやすし)
日本初の片付け士。「“片付け”を通じて人生を変える」をコンセプトに、経営者や企業向けのコンサルティングや研修を行っている。著書にベストセラー『たった1分で人生が変わる片づけの習慣』(中経出版)ほか。スッキリ・ラボ
マンガ著者プロフィール:青木秀一(あおきしゅういち)
マンガ・プロダクション アウチ!代表。マンガ冊子、マンガパンフレット、マンガチラシなど紙・Web問わず広告・宣伝のためのマンガ企画・制作を行なっている。マンガプロダクション アウチ!
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